Scanner de documents (IA)

Numérisez des factures, des commandes, des bons de livraison et d'autres documents avec l'appareil photo ou importez un PDF : l'intelligence artificielle lit le document, remplit automatiquement tous les champs et crée l'enregistrement Odoo en quelques secondes, sans saisie manuelle.

Aperçu

SiltaFlow AI Document Scanner turns physical or digital documents into reviewable Odoo drafts. Capture paper documents with the camera, import PDFs or images, and use OCR, native text and AI Vision to extract headers, lines, amounts and posting data.

The result is a pre-filled form you can review and correct before sending it to Odoo. The partner must be selected manually and product matching starts from review, so the user always confirms important links before creation.

Principales caractéristiques

• Numérisation de l'appareil photo — Capturez des documents papier avec correction automatique de la perspective et redressement ; jusqu'à 10 pages par document.
• Importation de PDF et d'images — Importez des PDF, JPEG, PNG et WebP directement depuis la galerie ou le stockage de l'appareil.
• Extraction automatique par IA — L'intelligence artificielle lit le document et remplit tous les champs : en-tête, données fournisseur/client, lignes avec produits et montants.
• Guided product matching — Start matching from review; candidates are evaluated and shown with a confidence indicator.
• 11 types de documents — Factures, notes de crédit, commandes, bons de livraison, reçus, notes de frais et paiements, chacun avec son propre flux dédié dans Odoo.
• Révision complète avant envoi — Tous les champs extraits sont modifiables ; vous pouvez ajouter ou supprimer des lignes avant de créer l'enregistrement.
• Automatic archiving in Odoo — The document can be uploaded to Odoo Documents or attached with fallback; upload is separate from record creation and shows a warning if it fails.
• Historique avec exportation Excel — Tous les documents traités sont enregistrés dans un historique local avec des vignettes, des statuts colorés et la possibilité d'exporter des données vers Excel.

Comment numériser un document

Vous pouvez introduire un document dans le scanner de trois manières différentes. Choisissez celui qui vous convient le mieux en fonction du type de document dont vous disposez.

Appareil photo — documents papier

Appuyez sur le bouton Scan pour ouvrir l'appareil photo. Placez le document sur une surface plane : la bordure verte qui apparaît à l'écran indique que le système a détecté automatiquement les marges du papier. Prenez la photo et, si nécessaire, ajoutez d'autres pages en appuyant sur le bouton approprié.

L'appareil photo corrige automatiquement la perspective (par exemple les photos prises de côté) et redresse le texte. Après la capture, vous pouvez supprimer des pages individuelles, en ajouter de nouvelles ou recommencer en appuyant sur « Tout refaire ». Chaque document peut contenir jusqu'à 10 pages.

PDF – documents numériques

Appuyez sur le bouton Importer un PDF et sélectionnez le fichier sur votre appareil. Pour les PDF avec texte sélectionnable (ceux envoyés par e-mail, par exemple), le texte est extrait directement sans avoir besoin de numérisation. Pour les PDF qui sont des images numérisées, le système applique automatiquement la reconnaissance optique des caractères avant de procéder à l'extraction par l'IA.

For mixed PDFs, SiltaFlow uses a hybrid mode: it keeps native text where available and applies OCR to scanned pages. If text is missing or unreliable, it prepares the AI Vision fallback using available images.

Images — JPEG, PNG, WebP

Vous pouvez également importer des photos déjà prises. Appuyez sur Importer une image et sélectionnez le fichier dans votre galerie ou votre stockage. Les formats JPEG, PNG et WebP sont pris en charge.

Extraction de données IA

After acquiring the document, tap Extract with AI. The app sends the chosen document type, OCR or native text and, when needed, images for Vision analysis.

Les données extraites sont organisées en trois sections principales :

• En-tête du document — numéro du document, date, date d'expiration, référence et devise.
• Détails du partenaire : nom de l'entreprise, numéro de TVA, adresse complète, ville, code postal et pays.
• Lignes du document — pour chaque ligne : code produit, description, quantité, prix unitaire, remise, taux de TVA et sous-total. Des remises en cascade sont également prises en charge (par exemple 30+10+5 %).

Après extraction, le système vérifie automatiquement que les totaux calculés en additionnant les lignes correspondent aux totaux reportés dans la pièce. S'il y a une différence significative, un avertissement orange s'affiche vous demandant de vérifier les lignes avant de continuer. L'avertissement ne bloque pas l'envoi, c'est juste un rappel pour une vérification rapide.

Recherche de partenaires

Le champ partenaire (fournisseur ou client) nécessite toujours une confirmation manuelle. Appuyez sur le champ pour lancer la recherche : saisissez votre nom ou votre numéro de TVA et sélectionnez le bon partenaire dans la liste de contacts Odoo. Cette étape est obligatoire et ne peut être ignorée, pour éviter une correspondance incorrecte entre les documents et les enregistrements.

Types de documents pris en charge

The scanner supports 11 document types: vendor/customer bills, vendor/customer credit notes, purchase/sales orders, delivery notes, goods receipts, expenses, customer receipts and vendor payments. AI does not decide the type: you select it before scanning or importing.

Comptabilité

Achats et ventes

Entrepôt

Faire correspondre les produits au catalogue

Product matching does not start by itself: in review, tap Start Matching. SiltaFlow searches Odoo candidates using product code, barcode, supplier references when the partner is selected, description keywords and price.

An LLM evaluates candidates and assigns confidence: high from 80 up, low from 50 to 79, no match below threshold. You can confirm the candidate, select a product manually or mark the line as Not in catalog.

Comment fonctionne la recherche

La recherche se déroule en deux phases. Tout d'abord, les produits Odoo sont recherchés par code interne, code-barres et référence fournisseur. Puis, parmi les produits trouvés, l’intelligence artificielle évalue celui qui correspond le mieux à la description extraite du document et le présélectionne.

Indicateurs de fiabilité

Chaque ligne du document présente un indicateur coloré :

Produit pas dans le catalogue

Si un produit n'est pas dans le catalogue Odoo, vous pouvez sélectionner l'option "Pas dans le catalogue" pour cette ligne. Il vous sera demandé d'indiquer le compte comptable à utiliser pour l'inscription. De cette façon, vous pouvez toujours créer le document Odoo complet sans avoir à insérer au préalable le produit manquant dans le catalogue.

Vérifier et envoyer à Odoo

Avant d'envoyer le document à Odoo, vous disposez d'un formulaire complet avec toutes les données extraites. Vous pouvez modifier n'importe quel champ en appuyant dessus, ajouter des lignes avec le bouton + ou les supprimer en appuyant longuement sur la ligne.

Lorsque vous êtes satisfait des données, appuyez sur le bouton Créer (le nom varie selon le type de document : Créer une facture, Créer une commande, etc.). L'enregistrement est créé sur Odoo, et si vous avez configuré l'archivage automatique, le document est téléchargé dans Odoo Documents et lié à l'enregistrement nouvellement créé. A la fin, 1 crédit est déduit.

Profils et champs supplémentaires

Profiles are optional configurations tied to a document type. They can add AI instructions, keywords and extra Odoo fields to extract, especially in flows where SiltaFlow retrieves field mapping from the server.

From the scanner home, tap Field Configuration, select the document type and configure the profile. The app distinguishes document and line fields, shows supported writable fields and allows multilingual keywords. For many2one fields you can download values from Odoo and correct the match before sending.

Si vous ne savez pas quels mots-clés utiliser, appuyez sur le bouton Générer des mots-clés AI : AI suggère automatiquement les variantes les plus courantes pour ce champ dans la langue du document.

Classement automatique sur Odoo

Une fois l'enregistrement créé, SiltaFlow peut télécharger automatiquement le document numérisé (image ou PDF) dans le dossier Documents Odoo de votre choix, en le liant à l'enregistrement créé. De cette façon, vous avez toujours l'original papier à portée de main, directement du dossier Odoo.

Vous pouvez configurer cette fonction séparément pour chaque type de document, en choisissant le dossier de destination et le nom à attribuer au fichier. Le nom peut être généré automatiquement à l'aide d'espaces réservés tels que {tipo}, {numero} et {data} : par exemple le modèle {tipo}_{numero}_{data} produit automatiquement des noms tels que facture_2024-001_20240315.

Auto-upload is configurable by document type. File names can use placeholders such as {document_type}, {document_number}, {document_date}, {partner_name}, {reference} and {timestamp}.

Historique des documents

Tous les documents traités sont enregistrés dans l'historique local de l'application. Vous pouvez accéder à l'historique pour voir l'état de chaque document, reprendre ceux non encore envoyés et consulter les données précédemment extraites.

Chaque document de l'historique a un statut coloré :

Exportation Excel

À partir de l'historique, vous pouvez sélectionner plusieurs documents et les exporter vers Excel. Deux modes sont disponibles :

• En-tête + Lignes — Une feuille avec les données récapitulatives de chaque document et une deuxième feuille avec toutes les lignes, liées à l'en-tête. Utile pour une revue complète avant comptabilité.
• Lignes uniquement — Uniquement les lignes des documents sélectionnés. Utile pour l’analyse de données ou les importations dans d’autres systèmes.

Vous pouvez également filtrer l'historique par statut avant de l'exporter : par exemple, sélectionner uniquement les documents au statut « Extrait » pour exporter les données et les faire vérifier au bureau avant de les envoyer à Odoo.

Cas d'utilisation

Enregistrez les factures des fournisseurs en déplacement

Un responsable des achats reçoit les factures papier des fournisseurs lors d'un salon professionnel. Au lieu de les accumuler et de les taper à votre retour au bureau, prenez une photo de chaque facture avec SiltaFlow. L'IA extrait toutes les données et associe les produits au catalogue Odoo. Avec une révision rapide de quelques secondes seulement par document, les factures sont créées directement dans Odoo à l'état brouillon, prêtes à être validées comptablement.

Enregistrer les recettes du DDT

L'employé de l'entrepôt reçoit du coursier une palette avec un bon de livraison papier. Scannez le document : l'IA identifie les produits et les quantités, et crée une entrée de stock en Odoo déjà pré-remplie avec toutes les lignes. Le DDT est automatiquement archivé sur Odoo Documents dans le dossier configuré, avec un nom standardisé.

Gérer les notes de frais de déplacement

Chaque soir, un agent ambulant photographie les recettes accumulées dans la journée. Le type « Note de frais » extrait le montant, le fournisseur, la date et la catégorie de dépense. Les notes sont créées avec le document joint, prêtes à être approuvées par le responsable.

Saisir les commandes clients reçues par e-mail

Le service commercial reçoit les commandes PDF des clients par e-mail. Au lieu de copier manuellement les lignes dans Odoo, importez le PDF en tant que « Commande client ». L'IA extrait les clients, les produits, les quantités et les prix. Les produits sont adaptés au catalogue via la référence fournisseur. La commande est créée en quelques secondes, avec uniquement les champs sans correspondance mis en évidence pour un examen rapide.

Exigences et limites

Pour utiliser le scanner de documents AI SiltaFlow, vous avez besoin de :

• Connexion Internet active (requise pour l'extraction de l'IA et pour créer des enregistrements sur Odoo)
• Un compte Odoo avec les identifiants de connexion (adresse du serveur, base de données, utilisateur et mot de passe)
• Les fonctions IA nécessitent un fournisseur externe configuré par l’utilisateur. Ses frais sont facturés par ce fournisseur ; SiltaFlow ne vend pas de crédits IA.
• Appareil Android version 10 ou ultérieure
• Appareil photo de l'appareil (pour numériser des documents papier)

Quelques limitations à garder à l’esprit :

• Chaque session de numérisation par caméra peut traiter un maximum de 10 pages. Pour les documents plus longs, divisez-les en plusieurs numérisations.
• Une bonne qualité d’image est requise pour une extraction précise. Le texte fortement froissé, décoloré ou les documents manuscrits peuvent nécessiter plusieurs corrections manuelles.
• La sélection du partenaire (fournisseur ou client) nécessite toujours une confirmation manuelle. Vous ne pouvez pas créer un document avec un partenaire non vérifié.
• Auto-upload is separate from creation: if the Odoo record is created but upload fails, the credit remains consumed and the app shows a warning.
• La capture d'images de la caméra fonctionne à elle seule hors ligne, mais l'extraction par l'IA et la création d'enregistrements nécessitent une connexion Internet.

Conseils