Documents Odoo
Accédez aux archives documentaires de votre entreprise directement depuis votre smartphone. Parcourez les dossiers, téléchargez des fichiers depuis n'importe quelle source, ouvrez-les avec les applications de l'appareil et partagez-les en un seul clic, sans ouvrir votre navigateur.
Aperçu
La section Documents de SiltaFlow vous permet de travailler avec des fichiers stockés dans Odoo directement depuis votre appareil Android. Vous pouvez parcourir toute la structure des dossiers, télécharger des documents depuis un stockage local ou des services cloud comme Google Drive, ouvrir des fichiers avec des applications déjà installées sur l'appareil, les partager par e-mail ou WhatsApp et générer des liens de partage publics en un seul clic.
Pour accéder aux documents, depuis l'écran principal SiltaFlow, appuyez sur l'élément "Documents" dans le menu. Vous devez disposer d'une connexion active au serveur Odoo (voir le guide Connexion et Authentification).
En haut de l'écran Documents, vous verrez toujours une étiquette indiquant si vous travaillez en mode <strong>Documents</strong> (Odoo avec le module Documents actif — fonctionnalité complète) ou en mode <strong>Pièces jointes</strong> (anciennes versions Odoo — fonctionnalité réduite). Il n'y a rien à configurer : la détection se fait automatiquement.
Parcourir les dossiers
Lorsque vous ouvrez la section Documents, vous verrez les dossiers dans l'archive Odoo de votre entreprise. La structure reflète exactement celle configurée dans le backend : vous pouvez entrer dans un dossier en appuyant dessus et revenir au niveau supérieur en utilisant la flèche Retour en haut de la liste.
A l'intérieur de chaque dossier, vous trouverez la liste des documents. Le nom et le type de fichier sont visibles pour chacun. Les actions disponibles sur chaque document sont affichées directement dans la ligne, sans avoir besoin de menus cachés :
- Ouvrir — Téléchargez le fichier et ouvrez-le avec l'application appropriée déjà installée sur votre appareil (lecteur PDF, Excel, galerie de photos, etc.)
- Partager — Envoyez le fichier en pièce jointe par e-mail, WhatsApp, Telegram ou toute autre application installée
- Lien — Générez un lien public vers le document et copiez-le dans le presse-papiers en un seul clic (disponible uniquement avec Odoo v17 ou supérieur avec le module Documents actif)
- Supprimer — Supprime le document de l'archive Odoo
La suppression des documents et dossiers est définitive. Il n'y a pas de corbeille - le fichier est supprimé directement de Odoo. Vérifiez toujours le nom du document avant de confirmer.
Exemple de structure de dossiers
Voici à quoi pourrait ressembler l'archive lors de la navigation. L'entrée en surbrillance indique le dossier ouvert à ce moment :
/ (radice)
Contratti/
Clienti/
2025/ ← cartella aperta
Contratto_RossiSrl_2025.pdf
Contratto_BianchiSpa_2025.docx
Allegato_Tecnico_v2.pdf
Fornitori/
Schede Tecniche/
Spedizioni e DDT/
Fatture/
Ispezioni QC/
La navigation est plus pratique lorsque les dossiers portent des noms courts et clairs. Il est recommandé de ne pas dépasser 3 à 4 niveaux de profondeur pour que les archives restent facilement navigables à partir d'un petit écran.
Gestion des dossiers
Avec Odoo v17 ou supérieur (et le module Documents actif), vous pouvez créer et supprimer des dossiers directement depuis l'application, sans ouvrir Odoo depuis le navigateur.
- Créer un dossier — Appuyez sur le bouton + sur l'écran du dossier, entrez le nom et confirmez. Le nouveau dossier est créé à l'emplacement d'archive actuel.
- Supprimer le dossier — Appuyez et maintenez le dossier ou utilisez le bouton Supprimer. L'opération supprime le dossier de l'archive Odoo.
La création et la suppression de dossiers sont uniquement disponibles en mode Documents (Odoo v17 ou supérieur avec le module Documents installé). Avec les versions précédentes de Odoo, la structure des dossiers n'est pas gérable par l'application.
Télécharger des documents
Vous pouvez télécharger tout type de fichier dans l'archive Odoo directement depuis votre smartphone. SiltaFlow prend en charge toutes les sources disponibles sur l'appareil : stockage interne, carte SD, Google Drive, OneDrive et toute autre application de gestion de fichiers installée.
Comment télécharger un fichier
- Accédez au dossier de destination dans la section Documents.
- Appuyez sur le bouton <strong>+ Charger</strong>. Le sélecteur de fichiers Android s'ouvre.
- Choisissez la source (stockage local, Google Drive, etc.) et sélectionnez le fichier à télécharger.
- SiltaFlow télécharge le fichier vers Odoo en deux étapes : il transfère d'abord le contenu du fichier, puis il crée le document dans l'archive dans le dossier que vous avez sélectionné. Une fois terminé, le document apparaît dans la liste.
Pour les fichiers volumineux, il est préférable de les télécharger depuis un réseau Wi-Fi. Ne fermez pas l'application pendant son chargement - attendez la confirmation de l'achèvement avant de naviguer ailleurs.
Types de fichiers pris en charge
Tous les types de fichiers sont acceptés pour le téléchargement. En téléchargement, SiltaFlow ouvre le fichier avec l'application appropriée déjà installée sur l'appareil. Les formats les plus courants sont gérés automatiquement :
| Formater | Application typique qui l'ouvre |
|---|---|
| Lecteur PDF (Adobe, Google PDF Viewer, etc.) | |
| XLSX / ODS / Fogli Odoo | Microsoft Excel, Google Sheets, WPS Office |
| DOCX / ODT | Microsoft Word, Google Docs, WPS Writer |
| PNG / JPG / WebP | Galerie de photos, Google Photos |
| MP4 / MP3 | Lecteur multimédia, YouTube Music, VLC |
| Tout autre format | L'application compatible installée sur l'appareil, ou enregistrement automatique dans le dossier Téléchargements |
Si aucune application installée sur votre appareil ne peut ouvrir un certain type de fichier, SiltaFlow enregistre automatiquement le fichier dans le dossier Téléchargements de votre appareil avec une notification. Vous pourrez ensuite l'ouvrir plus tard après avoir installé l'application appropriée.
Ouverture et partage de documents
En appuyant sur le bouton <strong>Ouvrir</strong> à côté d'un document, SiltaFlow le télécharge depuis le stockage Odoo et le transmet à l'application de l'appareil qui peut l'ouvrir. Si plusieurs applications compatibles sont installées, Android affiche un menu pour choisir celle que vous préférez.
En appuyant plutôt sur le bouton <strong>Partager</strong>, le panneau de partage Android s'ouvre. De là, vous pouvez envoyer le document en pièce jointe via n'importe quelle application de communication installée : email, WhatsApp, Telegram, Signal, etc. Le fichier est partagé directement — aucun lien public n'est généré.
Utilisez <strong>Partager</strong> pour envoyer un fichier à des destinataires spécifiques en toute sécurité. Utilisez <strong>Link</strong> pour créer une adresse Web accessible à toute personne qui la reçoit - utile pour les DDT, les instructions ou les catalogues à partager avec les clients et les fournisseurs.
Liens publics
Avec Odoo v17 ou supérieur (et le module Documents actif), vous pouvez générer un lien public vers un document directement depuis l'application. Le lien est créé par Odoo et automatiquement copié dans le presse-papiers de votre appareil - vous pouvez le coller dans une discussion, un e-mail ou un SMS sans aucune étape supplémentaire.
Comment générer un lien public
- Accédez au document dans l'archive.
- Appuyez sur l'icône <strong>Lien</strong> dans la ligne du document.
- SiltaFlow génère le lien et le copie dans le presse-papiers. Un message de confirmation apparaît.
- Collez le lien dans votre application de communication préférée.
La durée du lien dépend des paramètres de Odoo et non de l'application. Pour configurer l'expiration ou rendre un lien permanent, accédez aux paramètres de partage dans le backend Odoo.
Renommer et déplacer des documents
Vous pouvez renommer un document directement depuis l'application, à la fois avec Odoo v17 ou supérieur et avec les versions précédentes. Recherchez l'option Renommer dans le menu du document, saisissez le nouveau nom et confirmez.
Le déplacement d'un document d'un dossier à un autre est disponible avec Odoo v17 ou supérieur (avec le module Documents actif). Sélectionnez l'option "Déplacer" dans le menu du document, choisissez le dossier de destination et validez.
| Fonctionnement | Odoo v17+ avec documents | Odoo v14-v16 |
|---|---|---|
| Navigation dans les dossiers | Complet, avec sous-dossiers | Liste plate (pas de dossiers) |
| Téléchargement de fichiers | Disponible | Disponible |
| Ouverture et partage | Disponible | Disponible |
| Lien public | Disponible | Non disponible |
| Créer/supprimer des dossiers | Disponible | Non disponible |
| Renommer le document | Disponible | Disponible |
| Déplacer le document | Disponible | Non disponible |
| Supprimer le document | Disponible | Disponible |
Exemples d'utilisation
Voici quelques situations typiques dans lesquelles la section Documents de SiltaFlow est utile dans l'entreprise :
Consulter une fiche technique en stock
Un magasinier doit vérifier les instructions de montage d’un produit avant d’effectuer une opération. Ouvre SiltaFlow, navigue jusqu'au dossier « Fiches techniques », tape sur le PDF correspondant et le lit directement sur l'écran. Le retour à la liste des dossiers nécessite une simple pression sur la flèche Retour.
Télécharger des photos d'une inspection qualité
Un responsable qualité a pris des photos de certains défauts lors d’une inspection. Ouvre le dossier « Inspections QC / 2025-04 », appuyez sur le bouton Télécharger, sélectionne les photos de la galerie et les télécharge directement dans l'archive Odoo appropriée.
Envoyer un DDT au transporteur
Le commis à l'expédition doit envoyer le DDT au transporteur avant la collecte. Recherchez le PDF dans le dossier « Expédition », appuyez sur l'icône Lien : le lien de partage est généré et copié dans le presse-papiers. D'un simple clic, il le colle dans WhatsApp et l'envoie au contact du transporteur.
Réorganiser les archives en déplacement
Un acheteur itinérant doit régler les contrats avec les fournisseurs. Avec SiltaFlow, créez un nouveau dossier « Contrats 2025 », déplacez les documents pertinents du dossier « Vers archiver » et renommez les fichiers avec la nomenclature de l'entreprise, le tout sans ouvrir votre navigateur.
Conseils
Organisez les dossiers dans Odoo avant d'utiliser l'application. Une structure logique et pas trop profonde rend la navigation beaucoup plus rapide sur un petit écran.
Installez les applications nécessaires sur votre appareil pour les formats que vous utilisez dans votre entreprise (par exemple une application CAO pour les fichiers DWG, un visualiseur DXF). SiltaFlow transmet le fichier à la bonne application : si l'application n'est pas installée, le fichier est enregistré dans le dossier Téléchargements.
Pour télécharger des fichiers volumineux, préférez une connexion Wi-Fi. Attendez toujours la confirmation de l'achèvement avant de fermer l'application ou de changer d'écran.
Pour les documents confidentiels, préférez le bouton <strong>Partager</strong> au lieu de <strong>Lien</strong>. Le partage envoie le fichier directement à un destinataire sans créer d'URL accessible au public.
Exigences
Pour utiliser la section Documents de SiltaFlow, vous avez besoin de :
- Connexion Internet active pendant l'utilisation (pas de mode hors ligne)
- Un compte Odoo avec les identifiants de connexion (adresse du serveur, base de données, utilisateur et mot de passe)
- Appareil Android avec la version 7 ou ultérieure
- Pour les fonctionnalités avancées (dossiers, liens publics, navigation) : Odoo v17 ou supérieur avec le module Documents installé et actif
- Autorisation d'accès au stockage de l'appareil (requise lors de la première utilisation de la fonction de téléchargement)