Escáner de documentos (IA)
Escanee facturas, pedidos, albaranes y otros documentos con la cámara o importe un PDF: la inteligencia artificial lee el documento, completa todos los campos automáticamente y crea el registro Odoo en segundos, sin escribir manualmente.
Descripción general
SiltaFlow AI Document Scanner turns physical or digital documents into reviewable Odoo drafts. Capture paper documents with the camera, import PDFs or images, and use OCR, native text and AI Vision to extract headers, lines, amounts and posting data.
The result is a pre-filled form you can review and correct before sending it to Odoo. The partner must be selected manually and product matching starts from review, so the user always confirms important links before creation.
Las funciones de IA requieren un proveedor externo configurado por el usuario. Ese proveedor factura su uso; SiltaFlow no vende créditos de IA.
Características principales
- Escaneo de cámara — Capture documentos en papel con corrección automática de perspectiva y alineación; hasta 10 páginas por documento.
- Importación de PDF e imágenes — Importe PDF, JPEG, PNG y WebP directamente desde la galería o el almacenamiento del dispositivo.
- Extracción automática de IA — La inteligencia artificial lee el documento y completa todos los campos: encabezado, datos de proveedor/cliente, líneas con productos y cantidades.
- Guided product matching — Start matching from review; candidates are evaluated and shown with a confidence indicator.
- 11 tipos de documentos — Facturas, notas de crédito, pedidos, albaranes, recibos, informes de gastos y pagos, cada uno con su propio flujo dedicado en Odoo.
- Revisión completa antes de enviar — Todos los campos extraídos son editables; puede agregar o eliminar filas antes de crear el registro.
- Automatic archiving in Odoo — The document can be uploaded to Odoo Documents or attached with fallback; upload is separate from record creation and shows a warning if it fails.
- Historial con exportación a Excel — Todos los documentos procesados se guardan en un historial local con miniaturas, estados coloreados y la capacidad de exportar datos a Excel.
Cómo escanear un documento
Puede introducir un documento en el escáner de tres formas diferentes. Elige el que más te convenga según el tipo de documento que tengas disponible.
Cámara: documentos en papel
Toque el botón Escanear para abrir la cámara. Coloca el documento sobre una superficie plana: el borde verde que aparece en pantalla indica que el sistema ha detectado automáticamente los márgenes del papel. Tome la foto y, si es necesario, agregue otras páginas tocando el botón correspondiente.
La cámara corrige automáticamente la perspectiva (por ejemplo, fotografías tomadas desde un lado) y endereza el texto. Después de capturar, puedes eliminar páginas individuales, agregar otras nuevas o comenzar de nuevo tocando "Rehacer todo". Cada documento puede tener hasta 10 páginas.
Para obtener mejores resultados, fotografíe en un entorno bien iluminado sobre una superficie de color uniforme. Evite los reflejos de luz en el papel. La cámara maneja la perspectiva y la rotación, pero no compensa la mala iluminación.
PDF: documentos digitales
Toque el botón Importar PDF y seleccione el archivo de su dispositivo. Para los PDF con texto seleccionable (los enviados por correo electrónico, por ejemplo), el texto se extrae directamente sin necesidad de escanear. Para los archivos PDF que son imágenes escaneadas, el sistema aplica automáticamente el reconocimiento óptico de caracteres antes de continuar con la extracción de IA.
For mixed PDFs, SiltaFlow uses a hybrid mode: it keeps native text where available and applies OCR to scanned pages. If text is missing or unreliable, it prepares the AI Vision fallback using available images.
Imágenes: JPEG, PNG, WebP
También puedes importar fotos ya tomadas. Toque Importar imagen y seleccione el archivo de su galería o almacenamiento. Se admiten los formatos JPEG, PNG y WebP.
Para documentos en papel, prefiera siempre el escaneo de la cámara a las fotografías importadas de la galería. La cámara del escáner está optimizada para documentos y produce mejores resultados, especialmente en tablas y diseños complejos.
Extracción de datos de IA
After acquiring the document, tap Extract with AI. The app sends the chosen document type, OCR or native text and, when needed, images for Vision analysis.
Los datos extraídos se organizan en tres secciones principales:
- Encabezado del documento — número de documento, fecha, fecha de vencimiento, referencia y moneda.
- Detalles del socio: nombre de la empresa, número de IVA, dirección completa, ciudad, código postal y país.
- Líneas del documento — para cada línea: código de producto, descripción, cantidad, precio unitario, descuento, tasa de IVA y subtotal. También se admiten descuentos en cascada (por ejemplo, 30+10+5%).
Después de la extracción, el sistema verifica automáticamente que los totales calculados sumando las filas correspondan a los totales reportados en el documento. Si hay una diferencia significativa, se muestra una advertencia naranja pidiéndole que revise las líneas antes de continuar. La advertencia no bloquea el envío; es solo un recordatorio para una verificación rápida.
Todos los campos extraídos son editables antes de enviarlos a Odoo. Puede corregir valores, agregar filas faltantes con el botón + y eliminar las innecesarias.
Búsqueda de socios
El campo socio (proveedor o cliente) siempre requiere confirmación manual. Toque el campo para iniciar la búsqueda: ingrese su nombre o número de IVA y seleccione el socio correcto de la lista de contactos Odoo. Este paso es obligatorio y no se puede omitir para evitar una coincidencia incorrecta entre documentos y registros.
Tipos de documentos admitidos
The scanner supports 11 document types: vendor/customer bills, vendor/customer credit notes, purchase/sales orders, delivery notes, goods receipts, expenses, customer receipts and vendor payments. AI does not decide the type: you select it before scanning or importing.
contabilidad
| Tipo de documento | Cuando usarlo |
|---|---|
| Factura de proveedor | Facturas recibidas de proveedores a registrar en Odoo |
| Factura del cliente | Facturas emitidas a clientes. |
| Las funciones de IA requieren un proveedor externo configurado por el usuario. Ese proveedor factura su uso; SiltaFlow no vende créditos de IA. | Las funciones de IA requieren un proveedor externo configurado por el usuario. Ese proveedor factura su uso; SiltaFlow no vende créditos de IA. |
| Las funciones de IA requieren un proveedor externo configurado por el usuario. Ese proveedor factura su uso; SiltaFlow no vende créditos de IA. | Las funciones de IA requieren un proveedor externo configurado por el usuario. Ese proveedor factura su uso; SiltaFlow no vende créditos de IA. |
| Nota Gastos | Recibos y recibos de viaje para reembolso de gastos |
| Recogida de clientes | Pagos recibidos de clientes |
| Pago al proveedor | Pagos realizados a proveedores. |
Compras y Ventas
| Tipo de documento | Cuando usarlo |
|---|---|
| Orden de compra | Pedidos recibidos de proveedores o para digitalizar como órdenes de compra en Odoo |
| Orden de venta | Los pedidos recibidos de clientes vía correo electrónico o fax se ingresarán en Odoo |
Almacén
| Tipo de documento | Cuando usarlo |
|---|---|
| DDT | Documentos de transporte que acompañan a las mercancías de salida. |
| Recepción de mercancías | DDT del proveedor que acompaña la mercancía entrante, para crear un recibo de stock en Odoo |
Productos coincidentes con el catálogo
Product matching does not start by itself: in review, tap Start Matching. SiltaFlow searches Odoo candidates using product code, barcode, supplier references when the partner is selected, description keywords and price.
An LLM evaluates candidates and assigns confidence: high from 80 up, low from 50 to 79, no match below threshold. You can confirm the candidate, select a product manually or mark the line as Not in catalog.
Cómo funciona la búsqueda
La búsqueda se produce en dos fases. Primero se buscan los productos Odoo por código interno, código de barras y referencia de proveedor. Luego, entre los productos encontrados, la inteligencia artificial evalúa cuál se adapta mejor a la descripción extraída del documento y lo preselecciona.
Indicadores de confiabilidad
Cada línea del documento muestra un indicador de color:
| Indicador | Significado | que hacer |
|---|---|---|
| Verde: coincidencia encontrada | El producto fue emparejado con alta certeza. | Puedes confirmar directamente con un toque. |
| Naranja: coincidencia incierta | Se ha encontrado un producto pero no es seguro que coincida | Comprueba que es el producto correcto antes de confirmar. |
| Rojo: no hay coincidencia | No se encontraron productos en el catálogo. | Seleccione el producto manualmente o elija "No en el catálogo" |
Para maximizar la coincidencia automática, asegúrese de que los productos en Odoo tengan el código interno, el código de barras y la referencia del proveedor completos. Mientras más información estructurada haya, más filas se compararán sin intervención manual.
Producto no en el catálogo
Si un producto no está en el catálogo Odoo, puede seleccionar la opción "No en catálogo" para esa fila. Se le pedirá que indique la cuenta contable que utilizará para el registro. De esta manera aún puede crear el documento Odoo completo sin tener que insertar primero el producto que falta en el catálogo.
Revisar y enviar a Odoo
Antes de enviar el documento a Odoo, dispone de un formulario completo con todos los datos extraídos. Puede editar cualquier campo tocándolo, agregar filas con el botón + o eliminarlas presionando prolongadamente la fila.
Cuando esté satisfecho con los datos, toque el botón Crear (el nombre varía según el tipo de documento: Crear factura, Crear pedido, etc.). El registro se crea en Odoo y, si configuró el archivado automático, el documento se carga en Odoo Documentos y se vincula al registro recién creado. Al final se descuenta 1 crédito.
Las funciones de IA requieren un proveedor externo configurado por el usuario. Ese proveedor factura su uso; SiltaFlow no vende créditos de IA.
Perfiles y campos adicionales
Profiles are optional configurations tied to a document type. They can add AI instructions, keywords and extra Odoo fields to extract, especially in flows where SiltaFlow retrieves field mapping from the server.
From the scanner home, tap Field Configuration, select the document type and configure the profile. The app distinguishes document and line fields, shows supported writable fields and allows multilingual keywords. For many2one fields you can download values from Odoo and correct the match before sending.
Si no está seguro de qué palabras clave utilizar, toque el botón Generar palabras clave de IA: la IA sugiere automáticamente las variaciones más comunes para ese campo en el idioma del documento.
Configure perfiles antes de comenzar a utilizar el escáner en producción. Incluso unas pocas palabras clave bien elegidas para los campos más importantes reducen significativamente la cantidad de campos que deben completarse manualmente después de la extracción.
Archivo automático en Odoo
Una vez creado el registro, SiltaFlow puede cargar automáticamente el documento escaneado (imagen o PDF) a la carpeta Odoo Documentos de su elección, vinculándolo al registro creado. De esta manera siempre tendrá a mano el original en papel, directamente del registro Odoo.
Puedes configurar esta función por separado para cada tipo de documento, eligiendo la carpeta de destino y el nombre a asignar al archivo. El nombre se puede generar automáticamente utilizando marcadores de posición como {tipo}, {numero} y {data}: por ejemplo, el patrón {tipo}_{numero}_{data} produce automáticamente nombres como factura_2024-001_20240315.
Automatic archiving to Odoo Documents requires Odoo 17 or later with Documents active. If Documents is unavailable, SiltaFlow uses a fallback as user attachment; it should not be considered a guaranteed automatic link to the created record.
Auto-upload is configurable by document type. File names can use placeholders such as {document_type}, {document_number}, {document_date}, {partner_name}, {reference} and {timestamp}.
Historial del documento
Todos los documentos procesados se guardan en el historial local de la aplicación. Podrás acceder al historial para ver el estado de cada documento, retomar aquellos aún no enviados y consultar datos extraídos anteriormente.
Cada documento del historial tiene un estado coloreado:
| Estado | Significado | Acción disponible |
|---|---|---|
| esperando | Documento escaneado, extracción aún no iniciada | Iniciar extracción |
| Extracto | Campos extraídos, documento aún no enviado a Odoo | Reanudar y enviar |
| Creado | Registro Odoo creado exitosamente | Abrir en Odoo o exportar a Excel |
| error | Error al crear registro | Reanudar y volver a intentarlo |
Exportación de Excel
Desde el historial puedes seleccionar varios documentos y exportarlos a Excel. Hay dos modos disponibles:
- Encabezado + Filas — Una hoja con los datos resumidos de cada documento y una segunda hoja con todas las filas, vinculada al encabezado. Útil para una revisión completa antes de la contabilidad.
- Solo líneas — Solo las líneas de los documentos seleccionados. Útil para análisis de datos o importaciones a otros sistemas.
También puede filtrar el historial por estado antes de exportar: por ejemplo, seleccione solo documentos en estado "Revisado" para exportar los datos y revisarlos en la oficina antes de enviarlos a Odoo.
Casos de uso
Registre las facturas de los proveedores sobre la marcha
Un gerente de compras recibe facturas en papel de los proveedores durante una feria comercial. En lugar de acumularlas y escribirlas cuando regreses a la oficina, toma una foto de cada factura con SiltaFlow. La IA extrae todos los datos y relaciona los productos con el catálogo Odoo. Con una revisión rápida de solo unos segundos por documento, las facturas se crean directamente en Odoo en estado de borrador, listas para la validación contable.
Registrar los ingresos por DDT
El trabajador del almacén recibe del mensajero un palé con un albarán de entrega en papel. Escanee el documento: la IA identifica los productos y las cantidades, y crea un recibo de stock en Odoo ya rellenado previamente con todas las líneas. El DDT se archiva automáticamente en Odoo Documentos en la carpeta configurada, con un nombre estandarizado.
Gestionar informes de gastos de viaje
Todas las noches, un agente de viajes fotografía los recibos acumulados durante el día. El tipo "Informe de gastos" extrae el importe, proveedor, fecha y categoría de gasto. Las notas se crean con el documento adjunto, listas para la aprobación del gerente.
Ingrese los pedidos de clientes recibidos por correo electrónico
El departamento de ventas recibe pedidos en PDF de los clientes por correo electrónico. En lugar de copiar manualmente las líneas en Odoo, importe el PDF como una "Orden de venta". La IA extrae clientes, productos, cantidades y precios. Los productos se relacionan con el catálogo mediante la referencia del proveedor. El pedido se crea en segundos y solo se resaltan los campos no coincidentes para una revisión rápida.
Requisitos y limitaciones
Para utilizar el escáner de documentos AI SiltaFlow necesita:
- Conexión a Internet activa (requerida para la extracción de IA y para crear registros en Odoo)
- Una cuenta Odoo con credenciales de inicio de sesión (dirección del servidor, base de datos, usuario y contraseña)
- Las funciones de IA requieren un proveedor externo configurado por el usuario. Ese proveedor factura su uso; SiltaFlow no vende créditos de IA.
- Dispositivo Android versión 10 o posterior
- Cámara del dispositivo (para escanear documentos en papel)
Algunas limitaciones a tener en cuenta:
- Cada sesión de escaneo de cámara puede manejar un máximo de 10 páginas. Para documentos más largos, divídalos en varios escaneos.
- Se requiere una buena calidad de imagen para una extracción precisa. El texto muy arrugado, descolorido o los documentos escritos a mano pueden requerir múltiples correcciones manuales.
- La selección del socio (proveedor o cliente) siempre requiere confirmación manual. No puede crear un documento con un socio no verificado.
- Auto-upload is separate from creation: if the Odoo record is created but upload fails, the credit remains consumed and the app shows a warning.
- La captura de imágenes de la cámara por sí sola funciona sin conexión, pero la extracción de IA y la creación de registros requieren una conexión a Internet.
Consejos
Para documentos en papel, utilice siempre la cámara del escáner incorporada, no la cámara estándar del dispositivo. La cámara del escáner corrige automáticamente la perspectiva, la rotación y la iluminación desigual, produciendo imágenes optimizadas para la extracción de IA.
Consulta siempre el socio sugerido antes de confirmar. Nombres de empresas similares o grupos con múltiples entidades jurídicas pueden generar ambigüedad: un segundo de atención evita errores de registro.
Antes de una sesión de digitalización masiva, haz una pequeña prueba con 2-3 documentos y utiliza la exportación a Excel para comprobar la calidad de la extracción. Si es necesario, añade palabras clave a los perfiles antes de continuar con el resto.
Las funciones de IA requieren un proveedor externo configurado por el usuario. Ese proveedor factura su uso; SiltaFlow no vende créditos de IA.
Si ve la advertencia de discrepancia en los totales, verifique primero las líneas con descuentos: los descuentos en cascada (por ejemplo, 30+10+5%) y el redondeo son la causa más común de pequeñas diferencias entre el total calculado y el reportado en el documento.