Scanner Documenti (AI)
Scansiona fatture, ordini, DDT e altri documenti con la fotocamera o importa un PDF: l'intelligenza artificiale legge il documento, compila tutti i campi in automatico e crea il record Odoo in pochi secondi — senza digitazione manuale.
Panoramica
Lo Scanner Documenti AI di SiltaFlow trasforma documenti fisici o digitali in bozze Odoo revisionabili. Puoi acquisire documenti cartacei con la fotocamera, importare PDF o immagini e usare OCR, testo nativo e AI Vision per estrarre intestazione, righe, importi e dati utili alla registrazione.
Il risultato è un modulo già compilato che puoi rivedere e correggere prima di inviarlo a Odoo. Il partner deve essere selezionato manualmente e il matching prodotti parte dalla revisione, così l'utente conferma sempre le associazioni importanti prima della creazione.
Le funzioni AI richiedono un provider esterno configurato dall’utente. Gli eventuali costi sono addebitati dal provider; SiltaFlow non vende crediti AI.
Funzionalità principali
- Scansione con fotocamera — Cattura documenti cartacei con correzione automatica della prospettiva e raddrizzamento; fino a 10 pagine per documento.
- Importazione PDF e immagini — Importa PDF, JPEG, PNG e WebP direttamente dalla galleria o dallo storage del dispositivo.
- Estrazione AI automatica — L'intelligenza artificiale legge il documento e compila tutti i campi: intestazione, dati fornitore/cliente, righe con prodotti e importi.
- Matching prodotti guidato — Dalla revisione puoi avviare il matching su Odoo; i candidati vengono valutati e mostrati con un indicatore di affidabilità.
- 11 tipi di documento — Fatture, note credito, ordini, DDT, ricevimenti, note spese e pagamenti, ognuno con il proprio flusso dedicato in Odoo.
- Revisione completa prima dell'invio — Tutti i campi estratti sono modificabili; puoi aggiungere o eliminare righe prima di creare il record.
- Archiviazione automatica su Odoo — Il documento può essere caricato in Odoo Documents o allegato con fallback; l'upload è separato dalla creazione del record e mostra un avviso se fallisce.
- Cronologia con export Excel — Tutti i documenti elaborati vengono salvati in una cronologia locale con miniature, stati colorati e possibilità di esportare i dati in Excel.
Come Acquisire un Documento
Puoi portare un documento nello scanner in tre modi diversi. Scegli quello più comodo in base al tipo di documento che hai a disposizione.
Fotocamera — documenti cartacei
Tocca il pulsante Scansiona per aprire la fotocamera. Posiziona il documento su una superficie piana: il bordo verde che appare sullo schermo indica che il sistema ha rilevato automaticamente i margini del foglio. Scatta la foto e, se necessario, aggiungi altre pagine toccando il pulsante apposito.
La fotocamera corregge automaticamente la prospettiva (es. foto scattate di lato) e raddrizza il testo. Dopo la cattura puoi eliminare singole pagine, aggiungerne di nuove o ricominciare da capo toccando "Rifai tutto". Ogni documento può avere fino a 10 pagine.
Per ottenere i migliori risultati, scatta in un ambiente ben illuminato su una superficie di colore uniforme. Evita i riflessi della luce sul foglio. La fotocamera gestisce prospettiva e rotazione, ma non compensa un'illuminazione scarsa.
PDF — documenti digitali
Tocca il pulsante Importa PDF e seleziona il file dal tuo dispositivo. Per i PDF con testo selezionabile (quelli inviati via email, ad esempio), il testo viene estratto direttamente senza bisogno di scansione. Per i PDF che sono immagini scansionate, il sistema applica automaticamente il riconoscimento ottico dei caratteri prima di procedere con l'estrazione AI.
Nei PDF misti SiltaFlow usa una modalità ibrida: mantiene il testo nativo dove disponibile e applica OCR alle pagine scansionate. Se il testo è assente o poco affidabile, prepara il fallback AI Vision usando le immagini disponibili.
Immagini — JPEG, PNG, WebP
Puoi anche importare foto già scattate. Tocca Importa Immagine e seleziona il file dalla galleria o dallo storage. Sono supportati i formati JPEG, PNG e WebP.
Per i documenti cartacei, preferisci sempre la scansione con fotocamera rispetto alla foto importata dalla galleria. La fotocamera dello scanner è ottimizzata per documenti e produce risultati migliori, specialmente su tabelle e layout complessi.
Estrazione AI dei Dati
Dopo aver acquisito il documento, tocca il pulsante Estrai con AI. L'app passa al modello il tipo documento scelto, il testo OCR o nativo e, quando serve, le immagini per l'analisi Vision.
I dati estratti sono organizzati in tre sezioni principali:
- Intestazione del documento — numero documento, data, data di scadenza, riferimento e valuta.
- Dati del partner — ragione sociale, partita IVA, indirizzo completo, città, CAP e paese.
- Righe del documento — per ogni riga: codice prodotto, descrizione, quantità, prezzo unitario, sconto, aliquota IVA e subtotale. Sono supportati anche gli sconti a cascata (es. 30+10+5%).
Dopo l'estrazione, il sistema controlla automaticamente che i totali calcolati sommando le righe corrispondano ai totali riportati nel documento. Se c'è una differenza significativa, viene mostrato un avviso arancione che ti invita a verificare le righe prima di procedere. L'avviso non blocca l'invio: è solo un promemoria per un controllo rapido.
Tutti i campi estratti sono modificabili prima dell'invio a Odoo. Puoi correggere valori, aggiungere righe mancanti con il pulsante + e rimuovere quelle non necessarie.
Ricerca partner
Il campo partner (fornitore o cliente) richiede sempre una conferma manuale. Tocca il campo per avviare la ricerca: digita il nome o la partita IVA e seleziona il partner corretto dall'elenco dei contatti Odoo. Questo passaggio è obbligatorio e non può essere saltato, per evitare abbinamenti errati tra documenti e anagrafiche.
Tipi di Documento Supportati
Lo scanner supporta 11 tipi di documento: fatture fornitore/cliente, note credito fornitore/cliente, ordini di acquisto/vendita, DDT, ricevimenti merce, note spese, incassi cliente e pagamenti fornitore. Il tipo non viene deciso dall'AI: lo selezioni prima della scansione o importazione.
Contabilità
| Tipo documento | Quando usarlo |
|---|---|
| Fattura Fornitore | Fatture ricevute dai fornitori da registrare in Odoo |
| Fattura Cliente | Fatture emesse verso i clienti |
| Le funzioni AI richiedono un provider esterno configurato dall’utente. Gli eventuali costi sono addebitati dal provider; SiltaFlow non vende crediti AI. | Le funzioni AI richiedono un provider esterno configurato dall’utente. Gli eventuali costi sono addebitati dal provider; SiltaFlow non vende crediti AI. |
| Le funzioni AI richiedono un provider esterno configurato dall’utente. Gli eventuali costi sono addebitati dal provider; SiltaFlow non vende crediti AI. | Le funzioni AI richiedono un provider esterno configurato dall’utente. Gli eventuali costi sono addebitati dal provider; SiltaFlow non vende crediti AI. |
| Nota Spese | Scontrini e ricevute di trasferta per rimborsi spese |
| Incasso Cliente | Pagamenti ricevuti dai clienti |
| Pagamento Fornitore | Pagamenti effettuati verso i fornitori |
Acquisti e Vendite
| Tipo documento | Quando usarlo |
|---|---|
| Ordine di Acquisto | Ordini ricevuti dai fornitori o da digitalizzare come ordini di acquisto in Odoo |
| Ordine di Vendita | Ordini ricevuti dai clienti via email o fax da inserire in Odoo |
Magazzino
| Tipo documento | Quando usarlo |
|---|---|
| DDT | Documenti di trasporto accompagnatori la merce in uscita |
| Ricevimento Merce | DDT del fornitore accompagnatori la merce in entrata, per creare un ricevimento stock in Odoo |
Abbinamento Prodotti al Catalogo
Il matching prodotti non parte da solo: nella revisione premi Avvia Matching. SiltaFlow cerca candidati in Odoo usando codice prodotto, barcode, riferimenti fornitore quando il partner è selezionato, parole chiave della descrizione e prezzo.
Un LLM valuta i candidati e assegna un'affidabilità: alta da 80 in su, bassa tra 50 e 79, nessun match sotto soglia. Puoi confermare il candidato, selezionare manualmente un prodotto o marcare la riga come Non a catalogo.
Come funziona la ricerca
La ricerca avviene in due fasi. Prima vengono cercati i prodotti Odoo per codice interno, codice a barre e riferimento fornitore. Poi, tra i prodotti trovati, l'intelligenza artificiale valuta quale corrisponde meglio alla descrizione estratta dal documento e lo preseleziona.
Indicatori di affidabilità
Ogni riga del documento mostra un indicatore colorato:
| Indicatore | Significato | Cosa fare |
|---|---|---|
| Verde — match trovato | Il prodotto è stato abbinato con alta certezza | Puoi confermare direttamente con un tocco |
| Arancione — match incerto | Un prodotto è stato trovato ma la corrispondenza non è sicura | Verifica che sia il prodotto giusto prima di confermare |
| Rosso — nessun match | Nessun prodotto trovato nel catalogo | Seleziona manualmente il prodotto oppure scegli "Non a catalogo" |
Per massimizzare l'abbinamento automatico, assicurati che i prodotti in Odoo abbiano compilati il codice interno, il codice a barre e il riferimento fornitore. Più informazioni strutturate sono disponibili, più righe vengono abbinate senza intervento manuale.
Prodotto non a catalogo
Se un prodotto non è presente nel catalogo Odoo, puoi selezionare l'opzione "Non a catalogo" per quella riga. Ti verrà chiesto di indicare il conto contabile da usare per la registrazione. In questo modo puoi comunque creare il documento Odoo completo senza dover prima inserire il prodotto mancante nel catalogo.
Revisione e Invio a Odoo
Prima di inviare il documento a Odoo, hai a disposizione un modulo completo con tutti i dati estratti. Puoi modificare qualsiasi campo toccandolo, aggiungere righe con il pulsante + o eliminarle premendo a lungo sulla riga.
Quando sei soddisfatto dei dati, tocca il pulsante Crea (il nome varia in base al tipo di documento: Crea Fattura, Crea Ordine, ecc.). Il record viene creato su Odoo e, se hai configurato l'archiviazione automatica, il documento viene caricato su Odoo Documents e collegato al record appena creato. Al termine viene scalato 1 credito.
Le funzioni AI richiedono un provider esterno configurato dall’utente. Gli eventuali costi sono addebitati dal provider; SiltaFlow non vende crediti AI.
Profili e Campi Aggiuntivi
I profili sono configurazioni opzionali legate a un tipo documento. Possono aggiungere istruzioni AI, parole chiave e campi Odoo extra da estrarre, soprattutto nei flussi in cui SiltaFlow recupera la mappatura campi dal server.
Dalla schermata principale dello scanner, tocca Configurazione Campi, seleziona il tipo di documento e configura il profilo. L'app distingue campi documento e campi riga, mostra i campi scrivibili supportati e permette parole chiave anche multilingua. Per i campi many2one puoi scaricare valori da Odoo e correggere l'abbinamento prima dell'invio.
Se non sei sicuro di quali parole chiave usare, tocca il pulsante Genera keyword AI: l'intelligenza artificiale suggerisce automaticamente le varianti più comuni per quel campo nella lingua del documento.
Configura i profili prima di iniziare a usare lo scanner in produzione. Anche poche parole chiave ben scelte per i campi più importanti riducono significativamente il numero di campi da compilare manualmente dopo l'estrazione.
Archiviazione Automatica su Odoo
Dopo la creazione del record, SiltaFlow può caricare automaticamente il documento scansionato (immagine o PDF) nella cartella Odoo Documents che preferisci, collegandolo al record creato. In questo modo hai sempre a portata di mano l'originale cartaceo, direttamente dal record Odoo.
Puoi configurare questa funzione separatamente per ogni tipo di documento, scegliendo la cartella di destinazione e il nome da assegnare al file. Il nome può essere generato automaticamente usando dei segnaposto come {tipo}, {numero} e {data}: ad esempio il pattern {tipo}_{numero}_{data} produce automaticamente nomi come fattura_2024-001_20240315.
L'archiviazione automatica su Odoo Documents richiede Odoo versione 17 o successiva con il modulo Documenti attivo. Se Documents non è disponibile, SiltaFlow usa un fallback come allegato utente; non va considerato un collegamento automatico garantito al record creato.
L'auto-upload è configurabile per tipo documento. Per il nome file puoi usare segnaposto come {document_type}, {document_number}, {document_date}, {partner_name}, {reference} e {timestamp}.
Cronologia Documenti
Tutti i documenti elaborati vengono salvati nella cronologia locale dell'app. Puoi accedere alla cronologia per vedere lo stato di ogni documento, riprendere quelli non ancora inviati e consultare i dati estratti in precedenza.
Ogni documento nella cronologia ha uno stato colorato:
| Stato | Significato | Azione disponibile |
|---|---|---|
| In attesa | Documento acquisito, estrazione non ancora avviata | Avvia estrazione |
| Estratto | Campi estratti, documento non ancora inviato a Odoo | Riprendi e invia |
| Creato | Record Odoo creato con successo | Apri in Odoo o esporta in Excel |
| Errore | Errore durante la creazione del record | Riprendi e riprova |
Export Excel
Dalla cronologia puoi selezionare più documenti e esportarli in Excel. Sono disponibili due modalità:
- Intestazione + Righe — Un foglio con i dati di riepilogo di ogni documento e un secondo foglio con tutte le righe, collegate all'intestazione. Utile per una revisione completa prima della contabilizzazione.
- Solo Righe — Solo le righe dei documenti selezionati. Utile per analisi di dati o importazioni in altri sistemi.
Puoi anche filtrare la cronologia per stato prima di esportare: ad esempio, seleziona solo i documenti in stato "Estratto" per esportare i dati e farli revisionare in ufficio prima di inviarli a Odoo.
Casi d'Uso
Registrare fatture fornitore in mobilità
Un responsabile acquisti riceve fatture cartacee dai fornitori durante una fiera. Invece di accumularle e digitarle al rientro in ufficio, scatta una foto di ogni fattura con SiltaFlow. L'AI estrae tutti i dati e abbina i prodotti al catalogo Odoo. Con una revisione rapida di pochi secondi per documento, le fatture vengono create direttamente in Odoo in stato bozza, pronte per la validazione contabile.
Registrare ricevimenti da DDT
Il magazziniere riceve un pallet con DDT cartaceo dal corriere. Scansiona il documento: l'AI identifica i prodotti e le quantità, e crea un ricevimento stock in Odoo già precompilato con tutte le righe. Il DDT viene archiviato automaticamente su Odoo Documents nella cartella configurata, con nome standardizzato.
Gestire note spese in trasferta
Un agente in trasferta fotografa ogni sera le ricevute accumulate durante la giornata. Il tipo "Nota Spese" estrae importo, fornitore, data e categoria di spesa. Le note vengono create con il documento allegato, pronte per l'approvazione del responsabile.
Inserire ordini clienti ricevuti via email
L'ufficio commerciale riceve ordini PDF da clienti via email. Invece di ricopiare manualmente le righe in Odoo, importa il PDF come "Ordine di Vendita". L'AI estrae cliente, prodotti, quantità e prezzi. I prodotti vengono abbinati al catalogo tramite il riferimento fornitore. L'ordine viene creato in pochi secondi, con i soli campi non abbinati evidenziati per una revisione rapida.
Requisiti e Limiti
Per utilizzare lo Scanner Documenti AI di SiltaFlow sono necessari:
- Connessione a internet attiva (necessaria per l'estrazione AI e per creare i record su Odoo)
- Un account Odoo con le credenziali di accesso (indirizzo server, database, utente e password)
- Le funzioni AI richiedono un provider esterno configurato dall’utente. Gli eventuali costi sono addebitati dal provider; SiltaFlow non vende crediti AI.
- Dispositivo Android versione 10 o successiva
- Fotocamera del dispositivo (per la scansione di documenti cartacei)
Alcune limitazioni da tenere presenti:
- Ogni sessione di scansione con fotocamera può gestire al massimo 10 pagine. Per documenti più lunghi, dividi in più scansioni.
- Per un'estrazione accurata è necessaria una buona qualità dell'immagine. Documenti molto sgualciti, con testo sbiadito o scritti a mano possono richiedere più correzioni manuali.
- La selezione del partner (fornitore o cliente) richiede sempre conferma manuale. Non è possibile creare un documento con un partner non verificato.
- L'auto-upload è separato dalla creazione: se il record Odoo viene creato ma l'upload fallisce, il credito resta consumato e l'app mostra un avviso.
- La sola acquisizione immagini con fotocamera funziona offline, ma l'estrazione AI e la creazione dei record richiedono connessione a internet.
Suggerimenti
Per i documenti cartacei usa sempre la fotocamera dello scanner integrata, non la fotocamera standard del dispositivo. La fotocamera dello scanner corregge automaticamente prospettiva, rotazione e illuminazione non uniforme, producendo immagini ottimizzate per l'estrazione AI.
Verifica sempre il partner suggerito prima di confermare. Nomi aziendali simili o gruppi con più entità giuridiche possono generare ambiguità: un secondo di attenzione previene errori di registrazione.
Prima di una sessione di digitalizzazione massiva, fai una piccola prova con 2-3 documenti e usa l'export Excel per verificare la qualità dell'estrazione. Se necessario, aggiungi parole chiave ai profili prima di procedere con il resto.
Le funzioni AI richiedono un provider esterno configurato dall’utente. Gli eventuali costi sono addebitati dal provider; SiltaFlow non vende crediti AI.
Se vedi l'avviso di discrepanza sui totali, controlla prima le righe con sconti: gli sconti a cascata (es. 30+10+5%) e gli arrotondamenti sono la causa più comune di piccole differenze tra il totale calcolato e quello riportato nel documento.