Dokumentenscanner (KI)

Scannen Sie Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine und andere Dokumente mit der Kamera oder importieren Sie ein PDF: Künstliche Intelligenz liest das Dokument, füllt alle Felder automatisch aus und erstellt in Sekundenschnelle den Odoo-Datensatz – ohne manuelles Eintippen.

Übersicht

Der AI Document Scanner von SiltaFlow wandelt physische oder digitale Dokumente in überprüfbare Entwürfe um Odoo. Sie können Papierdokumente mit der Kamera scannen, PDFs oder Bilder importieren und mithilfe von OCR, nativem Text und AI Vision Kopfzeilen, Zeilen, Beträge und für die Registrierung nützliche Daten extrahieren.

Das Ergebnis ist ein vorausgefülltes Formular, das Sie überprüfen und korrigieren können, bevor Sie es an Odoo senden. Der Partner muss manuell ausgewählt werden und der Produktabgleich beginnt mit der Bewertung, sodass der Benutzer vor der Erstellung immer wichtige Verknüpfungen bestätigt.

Hauptmerkmale

• Kamerascan – Erfassen Sie Papierdokumente mit automatischer Perspektivkorrektur und Schräglagenkorrektur; bis zu 10 Seiten pro Dokument.
• PDF- und Bildimport – Importieren Sie PDF, JPEG, PNG und WebP direkt aus der Galerie oder dem Gerätespeicher.
• Automatische KI-Extraktion – Künstliche Intelligenz liest das Dokument und füllt alle Felder aus: Kopfzeile, Lieferanten-/Kundendaten, Zeilen mit Produkten und Mengen.
• Geführter Produktabgleich – Von der Überprüfung aus können Sie mit dem Abgleich auf Odoo beginnen; Kandidaten werden bewertet und mit einem Zuverlässigkeitsindikator ausgewiesen.
• 11 Dokumenttypen – Rechnungen, Gutschriften, Bestellungen, Lieferscheine, Quittungen, Spesenabrechnungen und Zahlungen, jeweils mit eigenem Ablauf in Odoo.
• Vollständige Überprüfung vor dem Senden – Alle extrahierten Felder können bearbeitet werden; Sie können Zeilen hinzufügen oder löschen, bevor Sie den Datensatz erstellen.
• Automatische Archivierung auf Odoo – Dokument kann auf Odoo Dokumente hochgeladen oder mit Fallback angehängt werden; Der Upload erfolgt getrennt von der Datensatzerstellung und zeigt eine Warnung an, wenn er fehlschlägt.
• Verlauf mit Excel-Export – Alle verarbeiteten Dokumente werden in einem lokalen Verlauf mit Miniaturansichten, farbigen Status und der Möglichkeit, Daten nach Excel zu exportieren, gespeichert.

So scannen Sie ein Dokument

Sie können ein Dokument auf drei verschiedene Arten in den Scanner einlegen. Wählen Sie basierend auf der Art des Dokuments, das Ihnen zur Verfügung steht, die bequemste Variante aus.

Kamera – Papierdokumente

Tippen Sie auf die Schaltfläche „Scannen“, um die Kamera zu öffnen. Legen Sie das Dokument auf eine ebene Fläche: Der grüne Rand, der auf dem Bildschirm erscheint, zeigt an, dass das System die Ränder des Papiers automatisch erkannt hat. Nehmen Sie das Foto auf und fügen Sie bei Bedarf weitere Seiten hinzu, indem Sie auf die entsprechende Schaltfläche tippen.

Die Kamera korrigiert automatisch die Perspektive (z. B. bei seitlich aufgenommenen Fotos) und richtet den Text gerade aus. Nach der Aufnahme können Sie einzelne Seiten löschen, neue hinzufügen oder von vorne beginnen, indem Sie auf „Alle wiederherstellen“ tippen. Jedes Dokument kann bis zu 10 Seiten umfassen.

PDF – digitale Dokumente

Tippen Sie auf die Schaltfläche „PDF importieren“ und wählen Sie die Datei von Ihrem Gerät aus. Bei PDFs mit auswählbarem Text (z. B. solche, die per E-Mail gesendet werden) wird der Text direkt extrahiert, ohne dass ein Scannen erforderlich ist. Bei PDFs, bei denen es sich um gescannte Bilder handelt, wendet das System automatisch die optische Zeichenerkennung an, bevor es mit der KI-Extraktion fortfährt.

In gemischten PDFs verwendet SiltaFlow einen Hybridmodus: Behält nativen Text bei, sofern verfügbar, und wendet OCR auf gescannte Seiten an. Wenn der Text fehlt oder unzuverlässig ist, bereiten Sie den AI Vision-Fallback mithilfe der verfügbaren Bilder vor.

Bilder – JPEG, PNG, WebP

Sie können auch bereits aufgenommene Fotos importieren. Tippen Sie auf Bild importieren und wählen Sie die Datei aus Ihrer Galerie oder Ihrem Speicher aus. Unterstützt werden die Formate JPEG, PNG und WebP.

KI-Datenextraktion

Tippen Sie nach dem Scannen des Dokuments auf die Schaltfläche „Mit AI extrahieren“. Die App übergibt den gewählten Dokumenttyp, den OCR- oder nativen Text und bei Bedarf die Bilder zur Vision-Analyse an das Modell.

Die extrahierten Daten sind in drei Hauptabschnitte unterteilt:

• Dokumentkopf – Dokumentnummer, Datum, Ablaufdatum, Referenz und Währung.
• Partnerdetails – Firmenname, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, vollständige Adresse, Stadt, Postleitzahl und Land.
• Dokumentzeilen – für jede Zeile: Produktcode, Beschreibung, Menge, Stückpreis, Rabatt, Mehrwertsteuersatz und Zwischensumme. Es werden auch kaskadierende Rabatte unterstützt (z. B. 30+10+5 %).

Nach der Extraktion prüft das System automatisch, ob die durch Addition der Zeilen berechneten Summen mit den im Dokument gemeldeten Summen übereinstimmen. Wenn es einen signifikanten Unterschied gibt, wird eine orangefarbene Warnung angezeigt, die Sie auffordert, die Linien zu überprüfen, bevor Sie fortfahren. Die Warnung blockiert nicht das Senden – sie dient lediglich als Erinnerung für eine schnelle Überprüfung.

Partnersuche

Das Partnerfeld (Lieferant oder Kunde) erfordert immer eine manuelle Bestätigung. Tippen Sie auf das Feld, um die Suche zu starten: Geben Sie Ihren Namen oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ein und wählen Sie den richtigen Partner aus der Kontaktliste Odoo aus. Dieser Schritt ist obligatorisch und kann nicht übersprungen werden, um falsche Zuordnungen zwischen Dokumenten und Datensätzen zu vermeiden.

Unterstützte Dokumenttypen

Der Scanner unterstützt 11 Dokumenttypen: Lieferanten-/Kundenrechnungen, Lieferanten-/Kundengutschriften, Kauf-/Kundenaufträge, Lieferscheine, Wareneingänge, Spesenabrechnungen, Kundenbelege und Lieferantenzahlungen. Der Typ wird nicht von der KI bestimmt: Sie wählen ihn vor dem Scannen oder Importieren aus.

Buchhaltung

Käufe und Verkäufe

Lager

Passende Produkte zum Katalog

Der Produktabgleich startet nicht von alleine: Klicken Sie in der Bewertung auf „Abgleich starten“. SiltaFlow sucht nach Kandidaten in Odoo anhand von Produktcode, Barcode, Lieferantenreferenzen bei Partnerauswahl, Beschreibungsschlüsselwörtern und Preis.

Ein LLM bewertet Kandidaten und weist ihnen eine Zuverlässigkeit zu: hoch ab 80 und höher, niedrig zwischen 50 und 79, keine Übereinstimmungen unterhalb des Schwellenwerts. Sie können den Kandidaten bestätigen, manuell ein Produkt auswählen oder die Zeile als „Nicht im Katalog“ markieren.

So funktioniert die Suche

Die Suche erfolgt in zwei Phasen. Zunächst werden die Produkte Odoo nach internem Code, Barcode und Lieferantenreferenz durchsucht. Anschließend wertet die künstliche Intelligenz unter den gefundenen Produkten aus, welches am besten zur aus dem Dokument extrahierten Beschreibung passt, und wählt es vor.

Zuverlässigkeitsindikatoren

Jede Zeile des Dokuments zeigt einen farbigen Indikator:

Produkt nicht im Katalog

Wenn ein Produkt nicht im Katalog Odoo enthalten ist, können Sie für diese Zeile die Option „Nicht im Katalog“ auswählen. Sie werden aufgefordert, das für die Registrierung zu verwendende Buchhaltungskonto anzugeben. Auf diese Weise können Sie dennoch das vollständige Odoo-Dokument erstellen, ohne das fehlende Produkt zunächst in den Katalog einfügen zu müssen.

Überprüfen und an Odoo senden

Bevor Sie das Dokument an Odoo senden, verfügen Sie über ein vollständiges Formular mit allen extrahierten Daten. Sie können jedes Feld bearbeiten, indem Sie darauf tippen, Zeilen mit der Schaltfläche „+“ hinzufügen oder sie löschen, indem Sie lange auf die Zeile drücken.

Wenn Sie mit den Daten zufrieden sind, tippen Sie auf die Schaltfläche „Erstellen“ (der Name variiert je nach Dokumenttyp: Rechnung erstellen, Bestellung erstellen usw.). Der Datensatz wird auf Odoo erstellt, und wenn Sie die automatische Archivierung konfiguriert haben, wird das Dokument auf Odoo Dokumente hochgeladen und mit dem neu erstellten Datensatz verknüpft. Am Ende wird 1 Credit abgezogen.

Profile und Zusatzfelder

Profile sind optionale Konfigurationen, die an einen Dokumenttyp gebunden sind. Sie können zusätzliche KI-Anweisungen, Schlüsselwörter und Odoo-Felder zum Extrahieren hinzufügen, insbesondere in Flows, bei denen SiltaFlow die Feldzuordnung vom Server abruft.

Tippen Sie im Hauptbildschirm des Scanners auf Feldkonfiguration, wählen Sie den Dokumenttyp aus und konfigurieren Sie das Profil. Die App unterscheidet Dokumentfelder und Zeilenfelder, zeigt unterstützte beschreibbare Felder an und ermöglicht auch mehrsprachige Schlüsselwörter. Für Many2One-Felder können Sie Werte von Odoo herunterladen und die Übereinstimmung vor dem Senden korrigieren.

Wenn Sie nicht sicher sind, welche Schlüsselwörter Sie verwenden sollen, tippen Sie auf die Schaltfläche „KI-Schlüsselwörter generieren“: AI schlägt automatisch die gängigsten Variationen für dieses Feld in der Dokumentsprache vor.

Automatische Ablage auf Odoo

Nachdem der Datensatz erstellt wurde, kann SiltaFlow das gescannte Dokument (Bild oder PDF) automatisch in den Dokumentenordner Odoo Ihrer Wahl hochladen und es mit dem erstellten Datensatz verknüpfen. So haben Sie immer das Papieroriginal direkt aus der Akte Odoo zur Hand.

Sie können diese Funktion für jeden Dokumenttyp separat konfigurieren und dabei den Zielordner und den Namen auswählen, der der Datei zugewiesen werden soll. Der Name kann automatisch mithilfe von Platzhaltern wie {tipo}, {numero} und {data} generiert werden: Beispielsweise erzeugt das Muster {tipo}_{numero}_{data} automatisch Namen wie „Rechnung_2024-001_20240315“.

Der automatische Upload ist je nach Dokumenttyp konfigurierbar. Für den Dateinamen können Sie Platzhalter wie {document_type}, {document_number}, {document_date}, {partner_name}, {reference} und {timestamp} verwenden.

Dokumentverlauf

Alle verarbeiteten Dokumente werden im lokalen Verlauf der App gespeichert. Sie können auf den Verlauf zugreifen, um den Status jedes Dokuments anzuzeigen, die noch nicht gesendeten Dokumente fortzusetzen und zuvor extrahierte Daten einzusehen.

Jedes Dokument in der Historie hat einen farbigen Status:

Excel-Export

Aus dem Verlauf können Sie mehrere Dokumente auswählen und nach Excel exportieren. Es stehen zwei Modi zur Verfügung:

• Kopfzeile + Zeilen – Ein Blatt mit den zusammenfassenden Daten jedes Dokuments und ein zweites Blatt mit allen Zeilen, verknüpft mit der Kopfzeile. Nützlich für eine vollständige Überprüfung vor der Buchhaltung.
• Nur Zeilen – Nur die Zeilen der ausgewählten Dokumente. Nützlich für die Datenanalyse oder den Import in andere Systeme.

Sie können den Verlauf vor dem Export auch nach Status filtern: Wählen Sie beispielsweise nur Dokumente im Status „Ausgecheckt“ aus, um die Daten zu exportieren und sie im Büro überprüfen zu lassen, bevor Sie sie an Odoo senden.

Anwendungsfälle

Erfassen Sie Lieferantenrechnungen unterwegs

Ein Einkaufsleiter erhält während einer Messe Papierrechnungen von Lieferanten. Anstatt sie anzuhäufen und abzutippen, wenn Sie zurück im Büro sind, machen Sie ein Foto von jeder Rechnung mit SiltaFlow. Die KI extrahiert alle Daten und gleicht die Produkte dem Katalog Odoo zu. Mit einer schnellen Überprüfung von nur wenigen Sekunden pro Dokument werden Rechnungen direkt in Odoo im Entwurfsstatus erstellt und sind für die buchhalterische Validierung bereit.

Notieren Sie die Quittungen von DDT

Der Lagerarbeiter erhält vom Kurier eine Palette mit Lieferschein in Papierform. Scannen Sie das Dokument: Die KI identifiziert die Produkte und Mengen und erstellt einen Wareneingang in Odoo, der bereits mit allen Zeilen vorbelegt ist. Das DDT wird automatisch unter Odoo Dokumente im konfigurierten Ordner mit einem standardisierten Namen archiviert.

Reisekostenabrechnungen verwalten

Jeden Abend fotografiert ein Reisebüro die im Laufe des Tages angesammelten Belege. Der Typ „Spesenabrechnung“ extrahiert den Betrag, den Lieferanten, das Datum und die Spesenkategorie. Mit dem angehängten Dokument werden Notizen erstellt, die zur Genehmigung durch den Manager bereitstehen.

Geben Sie Kundenbestellungen ein, die per E-Mail eingehen

Der Vertrieb erhält PDF-Bestellungen von Kunden per E-Mail. Anstatt die Zeilen manuell nach Odoo zu kopieren, importieren Sie die PDF-Datei als „Kundenauftrag“. KI extrahiert Kunden, Produkte, Mengen und Preise. Über die Lieferantenreferenz werden die Produkte dem Katalog zugeordnet. Die Bestellung wird in Sekundenschnelle erstellt, wobei nur nicht übereinstimmende Felder zur schnellen Überprüfung hervorgehoben werden.

Anforderungen und Einschränkungen

Um den SiltaFlow AI Document Scanner zu verwenden, benötigen Sie:

• Aktive Internetverbindung (erforderlich für die KI-Extraktion und zum Erstellen von Datensätzen auf Odoo)
• Ein Konto Odoo mit Anmeldeinformationen (Serveradresse, Datenbank, Benutzer und Passwort)
• KI-Funktionen erfordern einen selbst konfigurierten externen Anbieter. Nutzungskosten werden von diesem Anbieter abgerechnet; SiltaFlow verkauft keine KI-Credits.
• Android-Geräteversion 10 oder höher
• Gerätekamera (zum Scannen von Papierdokumenten)

Einige Einschränkungen, die Sie beachten sollten:

• Jede Kamera-Scan-Sitzung kann maximal 10 Seiten verarbeiten. Teilen Sie längere Dokumente in mehrere Scans auf.
• Für eine genaue Extraktion ist eine gute Bildqualität erforderlich. Stark zerknitterter, verblasster Text oder handgeschriebene Dokumente erfordern möglicherweise mehrere manuelle Korrekturen.
• Die Auswahl des Partners (Lieferant oder Kunde) erfordert immer eine manuelle Bestätigung. Sie können kein Dokument mit einem nicht verifizierten Partner erstellen.
• Der automatische Upload erfolgt unabhängig von der Erstellung: Wenn der Datensatz Odoo erstellt wird, der Upload jedoch fehlschlägt, bleibt das Guthaben verbraucht und die App zeigt eine Warnung an.
• Die Kamerabilderfassung allein funktioniert offline, für die KI-Extraktion und die Aufzeichnungserstellung ist jedoch eine Internetverbindung erforderlich.

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