Dokumente Odoo

Greifen Sie direkt von Ihrem Smartphone aus auf das Dokumentenarchiv Ihres Unternehmens zu. Navigieren Sie durch Ordner, laden Sie Dateien aus beliebigen Quellen hoch, öffnen Sie sie mit Geräte-Apps und geben Sie sie mit einem Fingertipp frei – ohne Ihren Browser zu öffnen.

Übersicht

Im Abschnitt „Dokumente“ von SiltaFlow können Sie direkt von Ihrem Android-Gerät aus mit in Odoo gespeicherten Dateien arbeiten. Sie können durch die gesamte Ordnerstruktur navigieren, Dokumente aus lokalen Speichern oder Cloud-Diensten wie Google Drive hochladen, Dateien mit bereits auf dem Gerät installierten Apps öffnen, sie per E-Mail oder WhatsApp teilen und mit einem einzigen Tastendruck öffentliche Freigabelinks erstellen.

Um auf Dokumente zuzugreifen, tippen Sie im Hauptbildschirm von SiltaFlow auf den Eintrag „Dokumente“. Sie müssen über eine aktive Verbindung zum Server Odoo verfügen (siehe Verbindungs- und Authentifizierungsanleitung).

Navigieren Sie durch Ordner

Wenn Sie den Abschnitt „Dokumente“ öffnen, sehen Sie die Ordner im Archiv Odoo Ihres Unternehmens. Die Struktur entspricht genau der im Backend konfigurierten: Sie können einen Ordner durch Antippen betreten und über den Zurück-Pfeil oben in der Liste zur höheren Ebene zurückkehren.

In jedem Ordner finden Sie die Liste der Dokumente. Der Name und der Dateityp sind für jede Datei sichtbar. Die für jedes Dokument verfügbaren Aktionen werden direkt in der Zeile angezeigt, ohne dass versteckte Menüs erforderlich sind:

• Öffnen – Laden Sie die Datei herunter und öffnen Sie sie mit der entsprechenden App, die bereits auf Ihrem Gerät installiert ist (PDF-Reader, Excel, Fotogalerie usw.)
• Teilen – Senden Sie die Datei als Anhang per E-Mail, WhatsApp, Telegram oder einer anderen installierten App
• Link – Erzeugen Sie einen öffentlichen Link zum Dokument und kopieren Sie ihn mit einem Fingertipp in die Zwischenablage (nur verfügbar mit Odoo v17 oder höher, wenn das Modul „Dokumente“ aktiv ist)
• Löschen – Entfernt das Dokument aus dem Archiv Odoo

Beispiel einer Ordnerstruktur

So könnte das Archiv beim Durchsuchen aussehen. Der hervorgehobene Eintrag zeigt den gerade geöffneten Ordner an:

/ (radice)
  Contratti/
    Clienti/
      2025/          ← cartella aperta
        Contratto_RossiSrl_2025.pdf
        Contratto_BianchiSpa_2025.docx
        Allegato_Tecnico_v2.pdf
    Fornitori/
  Schede Tecniche/
  Spedizioni e DDT/
  Fatture/
  Ispezioni QC/

Ordnerverwaltung

Mit Odoo v17 oder höher (und dem aktiven Dokumentenmodul) können Sie Ordner direkt aus der App erstellen und löschen, ohne Odoo im Browser öffnen zu müssen.

• Ordner erstellen – Tippen Sie auf die Schaltfläche „+“ auf dem Ordnerbildschirm, geben Sie den Namen ein und bestätigen Sie. Der neue Ordner wird am aktuellen Archivspeicherort erstellt.
• Ordner löschen – Halten Sie den Ordner gedrückt oder verwenden Sie die Löschtaste. Der Vorgang entfernt den Ordner aus dem Archiv Odoo.

Dokumente hochladen

Sie können jede Art von Datei direkt von Ihrem Smartphone in das Odoo-Archiv hochladen. SiltaFlow unterstützt alle auf dem Gerät verfügbaren Quellen: interner Speicher, SD-Karte, Google Drive, OneDrive und alle anderen installierten Dateiverwaltungs-Apps.

So laden Sie eine Datei hoch

1. Navigieren Sie im Abschnitt „Dokumente“ zum Zielordner.
2. Tippen Sie auf die Schaltfläche <strong>+Laden</strong>. Die Android-Dateiauswahl wird geöffnet.
3. Wählen Sie die Quelle (lokaler Speicher, Google Drive usw.) und wählen Sie die hochzuladende Datei aus.
4. SiltaFlow lädt die Datei in zwei Schritten nach Odoo hoch: Zuerst wird der Inhalt der Datei übertragen, dann wird das Dokument im Archiv im von Ihnen ausgewählten Ordner erstellt. Wenn Sie fertig sind, wird das Dokument in der Liste angezeigt.

Unterstützte Dateitypen

Alle Dateitypen werden zum Hochladen akzeptiert. Beim Herunterladen öffnet SiltaFlow die Datei mit der entsprechenden App, die bereits auf dem Gerät installiert ist. Die gängigsten Formate werden automatisch verarbeitet:

Dokumente öffnen und teilen

Durch Tippen auf die Schaltfläche <strong>Öffnen</strong> neben einem Dokument lädt SiltaFlow das Dokument aus dem Speicher Odoo herunter und übergibt es an die Geräte-App, die es öffnen kann. Wenn mehrere kompatible Apps installiert sind, zeigt Android ein Menü zur Auswahl der bevorzugten an.

Wenn Sie stattdessen auf die Schaltfläche <strong>Teilen</strong> tippen, wird das Android-Freigabefeld geöffnet. Von hier aus können Sie das Dokument als Anhang über jede installierte Kommunikations-App versenden: E-Mail, WhatsApp, Telegram, Signal usw. Die Datei wird direkt geteilt – es wird kein öffentlicher Link generiert.

Öffentliche Links

Mit Odoo v17 oder höher (und dem aktiven Dokumentenmodul) können Sie direkt aus der App einen öffentlichen Link zu einem Dokument generieren. Der Link wird von Odoo erstellt und automatisch in die Zwischenablage Ihres Geräts kopiert – Sie können ihn ohne weitere Schritte in einen Chat, eine E-Mail oder eine SMS einfügen.

So generieren Sie einen öffentlichen Link

1. Navigieren Sie zum Dokument im Archiv.
2. Tippen Sie in der Dokumentzeile auf das Symbol <strong>Link</strong>.
3. SiltaFlow generiert den Link und kopiert ihn in die Zwischenablage. Es erscheint eine Bestätigungsmeldung.
4. Fügen Sie den Link in Ihre bevorzugte Kommunikations-App ein.

Dokumente umbenennen und verschieben

Sie können ein Dokument direkt aus der App umbenennen, sowohl mit Odoo v17 oder höher als auch mit früheren Versionen. Suchen Sie im Dokumentmenü nach der Option „Umbenennen“, geben Sie den neuen Namen ein und bestätigen Sie.

Das Verschieben eines Dokuments von einem Ordner in einen anderen ist ab Odoo v17 möglich (bei aktivem Dokumentenmodul). Wählen Sie im Dokumentmenü die Option „Verschieben“, wählen Sie den Zielordner und bestätigen Sie.

Anwendungsbeispiele

Hier sind einige typische Situationen, in denen der Abschnitt „Dokumente“ von SiltaFlow im Unternehmen nützlich ist:

Konsultieren Sie ein technisches Datenblatt auf Lager

Ein Lagerarbeiter muss die Montageanleitung eines Produkts prüfen, bevor er einen Arbeitsvorgang durchführt. Öffnet SiltaFlow, navigiert zum Ordner „Technische Datenblätter“, tippt auf das entsprechende PDF und liest es direkt auf dem Bildschirm. Um zur Ordnerliste zurückzukehren, müssen Sie einmal auf den Zurück-Pfeil tippen.

Laden Sie Fotos einer Qualitätsprüfung hoch

Ein Qualitätsmanager machte bei einer Inspektion Fotos von einigen Mängeln. Öffnet den Ordner „QC Inspections / 2025-04“, tippt auf die Schaltfläche „Hochladen“, wählt Fotos aus der Galerie aus und lädt sie direkt in das richtige Odoo-Archiv hoch.

Senden Sie ein DDT an den Spediteur

Der Speditionsmitarbeiter muss vor der Abholung das DDT an den Spediteur senden. Suchen Sie das PDF im Ordner „Versand“, tippen Sie auf das Link-Symbol – der Freigabelink wird generiert und in die Zwischenablage kopiert. Mit einem Fingertipp fügt er es in WhatsApp ein und sendet es an den Kontakt des Transporteurs.

Reorganisieren Sie das Archiv unterwegs

Ein reisender Einkäufer muss Lieferantenverträge regeln. Erstellen Sie mit SiltaFlow einen neuen Ordner „Verträge 2025“, verschieben Sie relevante Dokumente aus dem Ordner „Ins Archiv“ und benennen Sie Dateien mit Firmennomenklatur um – alles ohne Ihren Browser zu öffnen.

Tipps

Anforderungen

Um den Abschnitt „Dokumente“ von SiltaFlow verwenden zu können, benötigen Sie:

• Aktive Internetverbindung während der Nutzung (kein Offline-Modus)
• Ein Konto Odoo mit Anmeldeinformationen (Serveradresse, Datenbank, Benutzer und Passwort)
• Android-Gerät mit Version 7 oder höher
• Für erweiterte Funktionen (Ordner, öffentliche Links, Navigation): Odoo v17 oder höher mit installiertem und aktivem Dokumentenmodul
• Zugriffsberechtigung für den Gerätespeicher (erforderlich, wenn Sie die Upload-Funktion zum ersten Mal verwenden)