Anomalie-Manager

Melden und verwalten Sie Produktabweichungen direkt von Ihrem Android-Gerät aus. Erstellen Sie Berichte mit Fotos, generieren Sie ein formelles PDF zum Senden an den Lieferanten und verfolgen Sie alles im Qualitätsmodul von Odoo – ohne die App zu verlassen.

Übersicht

Der Anomaly Manager ist das SiltaFlow-Modul zur Dokumentation von Nichtkonformitäten: beschädigte Produkte, falsche Mengen, Chargenfehler, abgelaufene Produkte. Es deckt den gesamten Zyklus von der Berichterstattung vor Ort bis zur Verwaltung im Qualitätssystem des Unternehmens ab.

Um auf den Anomaly Manager zuzugreifen, tippen Sie auf das entsprechende Element im Hauptbildschirm von SiltaFlow. Das Modul funktioniert in zwei Modi: eigenständig (lokale PDF-Berichte, keine zusätzlichen Module auf Odoo erforderlich) oder integriert mit dem Qualitätsmodul von Odoo (in der Pipeline verfolgte Warnungen, Live-Zähler, Bearbeitung direkt aus der App).

Das Modul funktioniert auch ohne Verbindung zu Odoo: Sie können Berichte erstellen, Fotos hinzufügen und das PDF vollständig offline generieren. Die Verbindung ist nur erforderlich, um im Katalog nach Lieferanten und Produkten zu suchen und Benachrichtigungen auf dem Server zu synchronisieren.

Dashboards

Der erste Bildschirm des Anomaly Managers ist ein Dashboard mit Echtzeitzählern und schnellem Zugriff auf alle Bereiche des Moduls. Die Zähler ändern sich je nach aktivem Modus.

Im Standalone-Modus (ohne das Qualitätsmodul von Odoo) zeigen die Zähler an, wie viele lokale Berichte sich im Entwurf befinden, wie viele abgeschlossen wurden und wie viele auf Odoo hochgeladen wurden. Im integrierten Modus spiegeln die Zähler jedoch die Live-Daten wider, die direkt von Odoo stammen: wie viele Warnungen offen sind, wie viele abgeschlossen sind und die Gesamtzahl.

Über das Dashboard haben Sie Zugriff auf vier Hauptbereiche:

Berichtseditor – Zum Erstellen eines neuen Nichteinhaltungsberichts
Verlauf – Das Archiv aller gespeicherten Berichte mit Filtern nach Status (nur sichtbar, wenn die Integration mit dem Qualitätsmodul nicht aktiv ist)
Qualitätswarnung – Die Liste der Warnungen Odoo mit erweiterten Filtern (nur sichtbar, wenn das Qualitätsmodul auf Odoo aktiv ist)
Einstellungen – Konfigurieren der Integration mit Odoo, Standardwerten und Synchronisierungsoptionen

Wenn das Qualitätsmodul von Odoo aktiv ist, werden die Zähler bei jedem Öffnen des Dashboards automatisch aktualisiert und spiegeln immer den tatsächlichen Zustand Ihres Systems wider, ohne dass eine manuelle Aktualisierung erforderlich ist.

Erstellen Sie einen Bericht

Mit dem Editor können Sie einen strukturierten Bericht über Nichteinhaltung erstellen. Jeder Bericht besteht aus einer Kopfzeile mit Lieferantendaten und einer unbegrenzten Anzahl von Zeilen, die sich jeweils auf ein nicht konformes Produkt beziehen.

Kopfzeile des Berichts

Geben Sie im oberen Teil des Editors die allgemeinen Daten des Berichts ein:

Lieferant – Geben Sie die ersten Buchstaben des Namens ein: Die App zeigt die in Odoo vorhandenen Lieferanten an. Wählen Sie das Richtige aus. Der Name wird im generierten PDF angezeigt.
Rechnungsreferenz oder DDT – Geben Sie die Nummer des Referenzdokuments (Rechnung, Lieferschein, Bestellung) ein. Es ist im PDF hervorgehoben.
Datum – Wird automatisch mit dem aktuellen Datum gefüllt. Sie können es bei Bedarf bearbeiten.
Status – Zeigt den Fortschritt des Berichts an: Entwurf (wird kompiliert), Abgeschlossen (bereit für PDF und Synchronisierung) oder Hochgeladen (bereits an Odoo gesendet).

Anomalielinien

Tippen Sie auf Zeile hinzufügen, um ein nicht konformes Produkt hinzuzufügen. Für jede Zeile können Sie Folgendes ausfüllen:

Produkt – Suche nach Name oder Code im Katalog Odoo. Wenn das Produkt nicht im Katalog enthalten ist, geben Sie die Beschreibung frei ein.
Nicht konforme Menge – Die Anzahl der Stücke, Einheiten oder Pakete, die von der Nichtkonformität betroffen sind.
Chargennummer – Die Charge des Produkts, sofern nachverfolgt.
Ablaufdatum – Nützlich für die Meldung von Produkten, die abgelaufen sind oder bald ablaufen.
Beschreibung des Fehlers – Beschreiben Sie kurz das aufgetretene Problem (z. B. „kaputte Verpackung“, „oxidiertes Produkt“, „unleserliches Etikett“).
Fotos – Fügen Sie bis zu 3 Fotos pro Zeile hinzu, die mit der Kamera aufgenommen oder aus der Gerätegalerie ausgewählt wurden.

Sie können so viele Zeilen hinzufügen, wie Sie benötigen, eine für jedes nicht konforme Produkt. Zeilen können jederzeit bearbeitet und entfernt werden, solange sich der Bericht im Status „Entwurf“ oder „Abgeschlossen“ befindet.

Fügen Sie Fotos hinzu

Tippen Sie in einer Zeile auf das Kamerasymbol, um Bilder hinzuzufügen. Sie können wählen, ob Sie mit der Kamera Ihres Geräts ein neues Foto aufnehmen oder ein bereits in der Galerie gespeichertes Foto auswählen möchten. Die Größe der Fotos wird automatisch angepasst und Miniaturansichten werden direkt in der Berichtszeile angezeigt.

Um ein Foto zu entfernen, tippen Sie auf die Miniaturansicht und bestätigen Sie den Löschvorgang. Jede Zeile unterstützt maximal 3 Fotos.

Machen Sie für eine wirksame Dokumentation mindestens ein Foto, das das Produkt im Kontext zeigt (z. B. die Palette oder das Regal) und ein Detailfoto des Defekts. Durch die Einbindung des Chargen- oder Verfallsdatumsetiketts in das Foto wird der Bericht noch klarer.

Berichtszustände

Ein Bericht kann einen dieser Zustände haben:

Staat	Bedeutung	Aktionen verfügbar
Entwurf	Bericht in Bearbeitung, noch nicht abgeschlossen	Bearbeiten, löschen
Abgeschlossen	Abgeschlossener Bericht, bereit für PDF und Synchronisierung	PDF generieren, mit Odoo synchronisieren, zum Bearbeiten erneut öffnen
Geladen	Bericht gesendet am Odoo, schreibgeschützt	In Odoo öffnen, PDF anzeigen, Verlauf

Ein Bericht im Status „Geladen“ kann nicht über die App bearbeitet werden. Alle nachfolgenden Korrekturen müssen direkt am Alert in Odoo über den Abschnitt „Quality Alert“ vorgenommen werden.

Generieren Sie das PDF

Wenn ein Bericht den Status „Abgeschlossen“ aufweist, können Sie das formelle PDF-Dokument generieren. Das PDF wird vollständig auf dem Gerät erstellt, ohne Internetverbindung, und enthält alle Berichtsdaten in einem professionellen Format, das direkt an den Lieferanten gesendet oder archiviert werden kann.

Inhalt des PDFs

Kopfzeile mit dem Titel „Nichtkonformitätsbericht“, fortlaufender Nummer und Datum
Name und Daten des im Bericht ausgewählten Lieferanten
Rechnungs- oder DDT-Referenz hervorgehoben
Tabelle mit allen Anomaliezeilen: Produkt, Menge, Charge, Ablaufdatum, Fehlerbeschreibung
Fotos jeder Zeile, direkt in das Dokument eingebettet
Fußzeile des Dokuments

Teilen und öffnen Sie das PDF

Nach der Generierung können Sie das PDF mit dem Standard-Viewer Ihres Geräts öffnen oder es direkt über eine beliebige installierte App teilen: E-Mail, WhatsApp, Google Drive, Telegram usw. Die Datei wird im Speicher der App unter einem Namen gespeichert, der den Anbieter, die Referenz und das Datum enthält.

Abgeschlossene Berichte bleiben über den Verlauf zugänglich: Tippen Sie auf die PDF-Schaltfläche neben einem Bericht, um ihn jederzeit zu öffnen oder erneut zu teilen.

Qualitätswarnung Odoo

Wenn das Qualitätsmodul auf Ihrer Odoo-Instanz installiert ist, erkennt SiltaFlow es automatisch und schaltet den Abschnitt „Qualitätswarnungen“ frei: eine vollständige mobile Ansicht der in Odoo vorhandenen Qualitätswarnungen mit erweiterten Filtern und der Möglichkeit, direkt mit den Datensätzen zu interagieren.

Der Abschnitt „Quality Alert“ und die Synchronisierung auf Odoo erfordern, dass das Qualitätsmodul auf der verbundenen Odoo-Instanz (Version 14 oder höher) installiert und aktiv ist. Wenn das Modul nicht installiert ist, ist der Abschnitt nicht verfügbar und die Berichte bleiben im lokalen PDF-Format.

Filter verfügbar

Sie können die Liste der Warnungen auf drei Arten filtern, die kombiniert werden können:

Nach Team – Zeigt nur Warnungen an, die einem bestimmten Qualitätsteam zugewiesen sind. Nützlich in Umgebungen mit mehreren Abteilungen oder Teams.
Nach Phase – Nach Pipeline-Phase filtern (z. B. Neu, In Analyse, Korrekturmaßnahme, Gelöst, Geschlossen).
Nach Priorität – Zeigt nur Warnungen mit einer bestimmten Priorität an: Normal, Niedrig, Hoch, Sehr hoch. Jede Ebene hat eine eigene Farbe zur sofortigen Erkennung.

Was jede Warnung in der Liste anzeigt

Eindeutiger Code der Warnung (z. B. QA/2024/00042)
Titel und kurze Beschreibung des Problems
Aktuelle Phase der Pipeline
Buntes Abzeichen mit Priorität
Beteiligtes Produkt
Zugehöriger Lieferant oder Kunde
Erstellungs- oder Ablaufdatum

Verwalten Sie eine Warnung im Detail

Tippen Sie auf eine Benachrichtigung, um die vollständigen Details zu öffnen. Von hier aus können Sie direkt auf Odoo reagieren, ohne den Browser zu öffnen:

Priorität ändern – Tippen Sie auf das Prioritätsabzeichen und wählen Sie die neue Ebene aus. Die Änderung wird sofort in Odoo gespeichert.
Zur Pipeline verschieben – Tippen Sie auf die aktuelle Phase und wählen Sie die neue Phase aus. Die Warnung durchläuft sofort die Pipeline Odoo.
Korrekturmaßnahme – Bearbeiten Sie das Textfeld direkt mit den ergriffenen Maßnahmen. Der Inhalt wird auf Odoo gespeichert.
Eine Notiz hinzufügen – Schreiben Sie ein Update oder einen Kommentar. Die Notiz wird im Kommunikationsverlauf der Warnung am Odoo veröffentlicht und ist für alle autorisierten Benutzer sichtbar.
Anhänge – Sehen Sie sich die an die Warnung angehängten Dateien an, laden Sie sie auf Ihr Gerät herunter oder teilen Sie sie über installierte Apps.

Synchronisieren mit Odoo

Wenn ein Bericht den Status „Abgeschlossen“ hat, können Sie ihn mit einem einzigen Tastendruck an Odoo senden. Die Synchronisierung erfolgt in drei aufeinanderfolgenden Schritten mit jeweils einer Fortschrittsanzeige.

Vorbei	Was passiert
1 – Erstellen Sie die Warnung	Auf Odoo wird eine neue Qualitätswarnung mit allen Berichtsdaten erstellt: Standardlieferant, Produkt, Grund, Team und Priorität.
2 – Fotos hochladen	Die Fotos aller Reihen werden als Anhänge der Ausschreibung auf Odoo geladen (nur wenn die Option in den Einstellungen aktiv ist).
3 – Laden Sie das PDF hoch	Das PDF des Berichts wird als Hauptdokument an die Warnung angehängt (nur wenn die Option aktiv ist). Am Ende erscheint der Link „Öffnen in Odoo“.

Wenn die Verbindung während der Synchronisierung unterbrochen wird, können Sie dort fortfahren, wo sie unterbrochen wurde, ohne den bereits auf Odoo erstellten Datensatz zu duplizieren.

Tippen Sie nach der Synchronisierung immer auf „Öffnen in Odoo“, um zu überprüfen, ob die Warnung mit allen angehängten Fotos und PDFs erfolgreich erstellt wurde. Es ist einfacher, Probleme sofort zu beheben.

Chronologie

Der Verlauf sammelt alle in der App erstellten Berichte, geordnet vom neuesten zum ältesten. Von hier aus können Sie nach Status filtern, Entwürfe erneut öffnen, PDFs anzeigen und Ihr Archiv verwalten.

Der Verlauf ist im Dashboard nur sichtbar, wenn die Integration mit dem Qualitätsmodul von Odoo nicht aktiv ist. Bei aktiver Integration erfolgt die Alarmverwaltung direkt aus dem Bereich Quality Alert heraus.

Jeder Eintrag im Verlauf zeigt den Namen des Anbieters, die Dokumentreferenz, das Datum und den Namen der PDF-Datei (sofern bereits generiert). Die verfügbaren Aktionen hängen vom Status des Berichts ab:

Berichte im Entwurfs- oder abgeschlossenen Zustand können im Editor erneut geöffnet werden, um die Zusammenstellung fortzusetzen oder zu ändern
Hochgeladene Berichte sind schreibgeschützt: Sie können das PDF öffnen und den Link zur Warnung Odoo anzeigen.
Um einen Bericht zu löschen, verwenden Sie die Schaltfläche „Löschen und Bestätigen“ im Dialog. Durch das Löschen werden der Bericht und die PDF-Datei vom Gerät entfernt, es hat jedoch keine Auswirkungen auf bereits auf Odoo erstellte Warnungen.

Einstellungen

In den Anomaly Manager-Einstellungen können Sie die Integration mit Odoo und den bei der Synchronisierung verwendeten Standardwerten konfigurieren.

Integration mit dem Qualitätsmodul

Aktivieren Sie den Schalter „Qualitätsintegration Odoo“, um die Alarmsynchronisierung und den Abschnitt „Qualitätswarnungen“ im Dashboard zu aktivieren. Die App prüft automatisch, ob das Modul auf der konfigurierten Odoo-Instanz vorhanden ist.

Standardwerte für die Synchronisierung

Standardqualitätsteam – Das Team, dem über die App erstellte Warnungen zugewiesen werden. Wählen Sie es aus der Liste der Teams in Odoo aus.
Standardgrund – Der standardmäßig verwendete Grund für das Öffnen der Warnung (z. B. „Verstöße des Lieferanten“).
Standardpriorität – Die Priorität, die automatisch neuen synchronisierten Warnungen zugewiesen wird.

Befestigungsmöglichkeiten

Fotos synchronisieren – Wenn diese Option aktiviert ist, werden an Berichtszeilen angehängte Fotos als Warnungsanhänge nach Odoo hochgeladen. Standardmäßig aktiviert.
PDF synchronisieren – Wenn aktiviert, wird das PDF des Berichts als Hauptdokument an die Warnung angehängt. Standardmäßig aktiviert.
Ordner Odoo Dokumente – Der Ordner zum Speichern von PDFs in Odoo Dokumente. Tippen Sie auf „Durchsuchen“, um durch die Ordnerstruktur zu navigieren.

Schritt-für-Schritt-Beispiele

Melden Sie eine Nichteinhaltung bei Erhalt der Ware

Tippen Sie im Dashboard auf Berichtseditor. Geben Sie im Feld „Lieferant“ die ersten Buchstaben des Namens ein und wählen Sie den Lieferanten aus der Liste aus. Geben Sie die Rechnungs- oder DDT-Nummer in das Feld „Referenz“ ein.
Tippen Sie auf Zeile hinzufügen. Suchen Sie im Katalog nach dem nicht konformen Produkt und geben Sie die Menge, die Charge und das Verfallsdatum ein, falls verfügbar. Beschreiben Sie kurz den festgestellten Mangel.
Tippen Sie auf das Kamerasymbol in der Zeile und machen Sie bis zu 3 Fotos des beschädigten Produkts. Fügen Sie unbedingt ein Foto der Verpackung und ein Detailfoto des Defekts bei.
Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3 für jedes nicht konforme Produkt. Wenn Sie alle Zeilen eingegeben haben, tippen Sie auf Speichern und abschließen.
Tippen Sie auf PDF generieren, um das formelle Dokument zu erstellen. Sie können es direkt aus der App per E-Mail an den Lieferanten weitergeben.
Tippen Sie auf Synchronisieren mit Odoo, um die Qualitätswarnung zu erstellen. Warten Sie, bis die drei Schritte abgeschlossen sind, und tippen Sie auf „In Odoo öffnen“, um das Ergebnis zu überprüfen.

Verwalten Sie Qualitätswarnungen unterwegs

Tippen Sie im Dashboard auf Qualitätswarnung. Die App lädt die Liste der in Odoo vorhandenen Warnungen mit den aktualisierten Zählern.
Wenden Sie den Filter Nach Team an und wählen Sie Ihr Team aus. Fügen Sie den Filter Nach Priorität hinzu und wählen Sie „Hoch“ und „Sehr hoch“, um nur dringende Warnungen anzuzeigen.
Tippen Sie auf eine Benachrichtigung, um die Details zu öffnen. Lesen Sie die Beschreibung, das betroffene Produkt und den aktuellen Stand.
Tippen Sie auf die aktuelle Stufe und wählen Sie die neue Stufe aus der Liste aus. Die Änderung wird sofort in Odoo gespeichert, ohne dass Sie auf „Speichern“ klicken müssen.
Tippen Sie auf Korrekturmaßnahme, notieren Sie die ergriffenen Maßnahmen und speichern Sie. Tippen Sie auf Notiz hinzufügen, um ein Update für alle Kollegen im System sichtbar zu machen.

Anforderungen

So verwenden Sie den SiltaFlow Anomaly Manager:

Android-Gerät mit Version 10 oder höher
Gerätekamera (zum Fotografieren von Anomalien)
Für Lieferanten- und Produktsuche: aktive Verbindung zur in der App konfigurierten Odoo-Instanz
Für die Alarmsynchronisierung und den Abschnitt „Qualitätswarnung“: Qualitätsmodul installiert auf Odoo Version 14 oder höher

Die Erstellung von Berichtsentwürfen, das Hinzufügen von Fotos und die PDF-Erstellung funktionieren völlig ohne Internetverbindung.