Retours

Gérez les retours clients et fournisseurs directement depuis votre smartphone. Créez des retours à partir de la commande d'origine, vérifiez les quantités ligne par ligne, choisissez où stocker les marchandises entrantes et recevez des alertes automatiques en cas d'écarts.

Aperçu

Le module Retours de SiltaFlow permet de gérer tout le cycle de vie d'un retour depuis mobile, aussi bien lorsqu'un client retourne une marchandise que lorsque vous devez renvoyer quelque chose à un fournisseur. Le point de départ est un écran unique – le hub des retours – qui indique en temps réel combien de retours sont en attente pour chaque type.

De là vous pouvez ouvrir les listes filtrées, voir le détail de chaque retour, paramétrer les quantités ligne par ligne et valider le mouvement directement sur Odoo. Si les quantités réelles ne correspondent pas à celles attendues, l'application signale automatiquement l'anomalie et vous permet de générer un rapport en un seul clic.

Avant d'utiliser le module Retours, il est nécessaire de configurer le type d'opération (type de picking) pour les retours clients et fournisseurs dans les Paramètres de l'application. S'il n'est pas déjà configuré, le hub affichera un bouton « Configurer maintenant » à la place des compteurs.

Le hub Rési

Lorsque vous ouvrez la section Retours de SiltaFlow, la première chose que vous voyez sont deux grandes cartes côte à côte : une pour les Retours clients et une pour les Retours fournisseurs. Chaque carte affiche un badge avec le nombre de retours qui nécessitent votre attention en ce moment, récupéré en temps réel depuis Odoo.

Si vous souhaitez actualiser les compteurs, utilisez le geste tirer pour actualiser sur l'écran. En cas de problèmes de connexion, un tiret (—) apparaîtra à la place du numéro, mais vous pourrez toujours accéder normalement aux listes.

Les Retours clients concernent des marchandises qui retournent à l'entrepôt (par exemple un client qui renvoie un produit défectueux). Les retours fournisseurs concernent les marchandises qui sortent, car vous les renvoyez au fournisseur (par exemple un article livré par erreur ou non conforme).

Les listes de retours

En touchant l'une des deux cartes du hub vous accédez à la liste correspondante. En haut, vous trouverez quatre filtres d'état rapides et une barre de recherche de texte.

Filtres d'état

Tous — Affiche toutes les déclarations actives, à l'exclusion uniquement de celles déjà complétées ou annulées. Il s'agit de la vue par défaut permettant d'obtenir un aperçu de la tâche en cours.
Prêt — Seuls les retours que vous pouvez traiter maintenant : les marchandises sont réservées et les opérations sont prêtes à être validées. Correspond au numéro affiché dans le hub.
En attente — Retours confirmés mais en attente de quelque chose (disponibilité des stocks, autorisation, retour de marchandise). Utile pour surveiller ce qui arrive bientôt.
Terminé — Retours déjà validés et enregistrés sur Odoo. Consultez ce filtre pour vérifier votre historique ou rechercher une déclaration précédente.

Recherche

La barre de recherche filtre instantanément la liste sans nouveaux appels vers le serveur. Vous pouvez rechercher :

Numéro de retour (par exemple RETURN/2024/00147)
Numéro de commande d'origine (par exemple SO/2024/03892 ou PO/2024/00891)
Nom du client ou du fournisseur (même partiel)

Chaque ligne de la liste affiche le numéro de retour, le partenaire, le statut avec un badge coloré, la date prévue, une barre de progression et un indicateur d'urgence.

Le détail du retour

Appuyer sur un retour dans la liste ouvre l'écran de détail. En haut, vous voyez les informations principales : numéro de retour, statut actuel, nom du partenaire, date prévue et référence à la commande d'origine. Pour les retours fournisseurs, les informations du transporteur (transporteur et numéro de suivi) sont également affichées, si disponibles.

Sous la rubrique vous trouverez la liste des gammes de produits à gérer. Pour chaque ligne, vous pouvez :

Définissez la quantité — Utilisez les boutons + et - ou touchez directement le chiffre pour saisir la valeur. Chaque ligne indique également la quantité maximale consignée.
Choose location (customer returns only) — For each line you can indicate where to store the incoming goods, for example in a quarantine or quality control area. Sélectionnez l'emplacement dans le menu déroulant.
Add a note (if enabled) — If the notes function is active in the settings, each line has a text field where you can write down the reason for the return or other information for the warehouse.
Utilisez le scanner — Appuyez sur l'icône du scanner dans l'en-tête pour activer l'appareil photo ou le scanner matériel. En scannant le code barre d'un produit, SiltaFlow identifie automatiquement la ligne correspondante. Si l'option est activée, elle incrémente également le montant de 1 à chaque analyse.

En bas de l'écran vous trouverez le bouton de validation. Son apparence change en fonction du type de retour : il présente une icône en forme de coche dorée pour les retours clients, et une icône de camion bleue pour les retours fournisseurs. Avant de confirmer, l'application affiche un résumé pour éviter les validations accidentelles.

Si vous devez gérer un retour avec de nombreux produits, utilisez le scanner : il est bien plus rapide que le stepper manuel. Avec l'option « confirmation automatique » activée, numérisez simplement chaque pièce une par une et la quantité se met à jour automatiquement.

Create a Return from an Order

Si le retour n'existe pas encore le Odoo, vous pouvez le créer directement depuis l'application à partir de la commande d'origine (livraison ou réception). Le processus est guidé et nécessite quelques étapes.

Étapes pour créer un retour

Sélectionner le document source — Recherchez la livraison (pour un retour client) ou la réception (pour un retour fournisseur) à partir de laquelle vous souhaitez générer le retour. Vous pouvez effectuer une recherche par numéro de commande, nom du client/fournisseur ou par date. Seuls les documents déjà complétés sont visibles.
Choisissez les lignes à retourner — L'application affiche toutes les lignes de la commande d'origine avec la quantité maximale retournable pour chacune. Si un produit a déjà été retourné précédemment, la quantité déjà retournée est indiquée en rouge à titre d'avertissement.
Définir les quantités — Utilisez un stepper pour chaque ligne. Le bouton « Sélectionner tout maximum » remplit toutes les lignes avec la quantité maximale autorisée en un seul clic. Le bouton « Réinitialiser tout » remet tout à zéro pour recommencer.
Créer un retour — Appuyez sur "Créer un retour". L'application envoie la demande à Odoo et, une fois la déclaration créée, vous amène directement à son écran de détail pour procéder à la validation.

The maximum returnable quantity for each line is calculated automatically: it is the original quantity of the order minus any returns already registered previously. Vous ne pouvez pas dépasser cette valeur pour éviter de créer des écarts comptables sur Odoo.

Détection des anomalies

Après validation — mais aussi avant, à tout moment — vous pouvez vérifier s'il existe des écarts entre les quantités que vous avez effectivement gérées et celles attendues de la commande d'origine. SiltaFlow compare ces valeurs automatiquement et classe les différences en trois catégories.

Types d'anomalies

Non retourné (rouge) — Un produit a été inclus dans la commande mais n'a même pas été partiellement retourné. C'est l'anomalie la plus grave.
Retour partiel (jaune) — La quantité retournée est inférieure à la quantité commandée. Par exemple, la commande comprenait 5 pièces mais seulement 3 ont été retournées.
Trop retourné (rose) — La quantité retournée est supérieure à celle prévue. Cela peut indiquer une erreur de saisie ou des marchandises supplémentaires inattendues.

Les anomalies sont affichées dans un récapitulatif avec des couleurs et des compteurs par type. Si vous repérez une erreur de saisie avant validation, vous pouvez revenir au détail, corriger les quantités et revoir les anomalies sans perdre le travail effectué.

Générer un rapport d'anomalie

Dans l'écran des anomalies, vous trouverez un bouton flottant en bas (FAB). En appuyant dessus, l'application génère un rapport structuré avec la référence de retour, la date et l'heure, le nom de l'opérateur et le détail de chaque écart. Vous pouvez partager le rapport par e-mail, WhatsApp ou toute autre application installée sur votre appareil, ou l'enregistrer localement.

Vérifiez les anomalies avant de valider le retour : c'est le bon moment pour corriger d'éventuelles erreurs de quantité sans avoir à créer des mouvements correctifs sur Odoo ultérieurement.

Exemples pratiques

Customer return for defective goods

Un client signale que 3 pièces reçues sont défectueuses et les renvoie. Depuis le module Retours Clients, recherchez le retour déjà créé par l'équipe commerciale, ou créez-le vous-même à partir de la livraison originale. Sélectionnez les 3 pièces défectueuses, indiquez la zone "Contrôle Qualité" comme emplacement de destination, ajoutez une note "Rayures de Surface" et appuyez sur le bouton valider. Odoo enregistre le retour de stock dans la zone correcte.

Supplier return for incorrect goods

Un reçu a apporté 10 unités du mauvais composant. Vous créez un retour fournisseur à partir de la réception source : sélectionnez la ligne du composant, fixez la quantité à 10 (le maximum), créez le retour. Saisissez le numéro de suivi du coursier dans le champ approprié et validez avec le bouton camion. Le stock sur Odoo est décrémenté correctement.

Partial return with anomaly

Le client avait commandé 5 pièces et n'en retourne que 3. Le retour a été créé pour les 5, mais en comptant physiquement vous n'en trouvez que 3. Fixez la quantité à 3 et ils sont valables. L'application détecte automatiquement le retour partiel de 2 unités, affiche le récapitulatif en jaune et vous propose le bouton pour générer le rapport. Vous l'envoyez par e-mail au responsable commercial pour suivi.

Paramètres du module de retour

Tous les paramètres du module Retours se trouvent dans Paramètres › Retours dans l'application. Vous devez les configurer au moins une fois avant d'utiliser le module.

Types of operations (picking type)

Vous devez indiquer l'ID numérique du type de transaction Odoo à utiliser pour les retours clients et les retours fournisseurs. Vous pouvez trouver ces ID dans le backend Odoo dans Inventaire → Configuration → Types d'opérations, en activant le mode développeur (ajoutez ?debug=1 à l'URL). Les valeurs typiques sont de 5 pour les retours clients et de 6 pour les retours fournisseurs, mais peuvent varier en fonction de la configuration de votre installation.

Emplacements

Configurez les emplacements de retour pour les retours clients (où les marchandises entrent physiquement dans l'entrepôt) et les emplacements de destination pour les retours fournisseurs (où les marchandises sortent vers le fournisseur). Ces emplacements sont utilisés par défaut, mais pour les retours clients vous pouvez toujours les modifier ligne par ligne directement dans le détail.

Notes de ligne

Si vous souhaitez pouvoir noter le motif du retour sur chaque ligne individuelle, activez l'option "Notes de ligne" et indiquez le nom du champ Odoo sur lequel écrire la valeur (par exemple x_return_reason). Le champ doit déjà exister dans le modèle stock.move.line de votre installation : créez-le via Odoo Studio avant de configurer cette option.

Conseils

Lorsqu'un client retourne tout ce qu'il a commandé, utilisez « Sélectionner tout maximum » sur l'écran de construction : remplissez toutes les lignes en un seul clic au lieu d'utiliser le stepper sur chaque ligne.

Utilisez le filtre « Prêt » au début du quart de travail pour voir immédiatement ce que vous pouvez traiter sans attendre. Les retours « en attente » ne sont pas encore réalisables et vous les vérifiez séparément.

Si les produits comportent des codes-barres GS1-128 (courants dans les secteurs pharmaceutique, alimentaire et industriel), le scanner les décode automatiquement en extrayant à la fois le code produit et le numéro de lot. Cela élimine la saisie manuelle des lots et réduit les erreurs.

Utilisez les emplacements de stockage pour envoyer directement les marchandises retournées vers la bonne zone : quarantaine, contrôle qualité, reconditionnement. De cette façon vous n’aurez pas à déplacer la marchandise manuellement après validation.

Limites à connaître

Configuration requise — Le module ne fonctionne pas sans les types de prélèvement configurés. Si vous ne les trouvez pas dans le backend Odoo, contactez votre administrateur système.
Uniquement à partir des commandes terminées — Vous ne pouvez créer un retour qu'à partir de livraisons ou de réceptions déjà validées le Odoo. Il n'est pas possible de créer un retour à partir d'une commande encore ouverte ou en cours.
Emplacement de la ligne : retours clients uniquement – Le choix de l'emplacement de destination d'une seule ligne n'est disponible que pour les retours clients. Pour les retours fournisseurs, la localisation par défaut configurée dans les paramètres est toujours utilisée.
Champ de notes : doit exister sur Odoo — Si vous souhaitez utiliser des notes de ligne, le champ personnalisé doit déjà exister dans le modèle Odoo. L'application ne le crée pas elle-même.
Un entrepôt à la fois — Les listes affichent les retours de l'entrepôt actif dans les paramètres. Pour travailler sur un autre entrepôt, vous devez le modifier depuis les paramètres et recharger la liste.