Réceptions

Guide complet de la réception des marchandises : recherchez le document de livraison, scannez les produits, gérez les lots et les numéros de série, signalez les anomalies avec photos et clôturez la réception en quelques étapes seulement.

Aperçu

La section Réceptions est l'outil de SiltaFlow permettant de gérer l'arrivée des marchandises dans l'entrepôt. Lorsqu'un fournisseur livre la marchandise, ouvrez le document de réception correspondant, scannez les produits un par un — ou en gros — et confirmez les quantités reçues. SiltaFlow met à jour Odoo en temps réel à chaque opération.

Vous pouvez accéder aux Réceptions à partir de l'écran principal de SiltaFlow, dans la section Entrepôt → Réception. Si vous avez déjà ouvert un bon de commande, vous pouvez accéder directement au reçu lié en appuyant sur le bouton dédié dans la commande.

Les réceptions nécessitent une connexion active au serveur Odoo. Toutes les modifications de quantité sont enregistrées directement dans Odoo pendant l'opération — aucune sauvegarde finale manuelle n'est nécessaire.

Liste de réception

Lorsque vous entrez dans la section Réceptions, vous trouverez la liste de toutes les livraisons en attente, triées par urgence. Chaque ligne affiche le numéro du document, le nom du fournisseur, la date de livraison prévue, le nombre de produits à recevoir et une barre de progression indiquant combien de lignes ont déjà été complétées.

État Couleur Signification Que peux-tu faire
En attente Jaune Document créé, marchandises pas encore arrivées Ouvrir le détail, affecter un opérateur
Prêt Bleu Disponible pour réception Scanner les produits, saisir les quantités, signaler les anomalies
Urgent Rouge Date de livraison dépassée ou priorité élevée Gérer en priorité
Terminé Vert Réception clôturée et confirmée Consulter l'historique, visualiser les anomalies PDF
Commande en souffrance Céleste Réception partielle, une partie de la marchandise est toujours en attente Continuez à recevoir lorsque le reste arrive

Vous pouvez effectuer une recherche par numéro de document, fournisseur ou numéro de lot à l'aide de la barre de recherche en haut de la liste. Si vous disposez d'un scanner matériel, vous pouvez scanner directement l'étiquette de l'envoi pour ouvrir le document correspondant sans parcourir la liste.

Ouvrir une réception

Appuyez sur un document dans la liste pour ouvrir l'écran de détail. Vous trouverez la liste de tous les produits attendus avec les quantités demandées et celles déjà enregistrées. La barre de progression en haut montre la progression globale de la réception.

Vous pouvez attribuer la réception à un opérateur spécifique à l'aide du menu ci-dessus. Ceci est utile dans les entrepôts où plusieurs personnes travaillent simultanément sur le même document.

Si un de vos collègues modifie le même document pendant que vous travaillez, SiltaFlow vous avertit avec une bannière en haut de l'écran. Appuyez sur « Actualiser » pour voir les dernières modifications sans perdre votre travail.

Enregistrez les quantités

Pour chaque produit de la liste, vous pouvez enregistrer la quantité reçue de différentes manières, selon la façon dont vous préférez travailler :

La commande vocale est particulièrement utile lorsque vous travaillez avec des gants ou dans des conditions où il n'est pas pratique d'utiliser l'écran tactile. Vous pouvez également activer l'activation automatique du microphone après chaque scan : vous scannez le produit et le microphone s'ouvre tout seul, prêt pour la quantité.

Lecture de codes à barres

SiltaFlow reconnaît tous les types d'étiquettes sur les expéditions, des simples codes aux étiquettes complexes utilisées dans les industries alimentaire, pharmaceutique et logistique.

Codes standards

EAN-13, EAN-8, UPC, Code 128, QR Code et autres formats courants. En scannant un code standard, SiltaFlow identifie le produit correspondant et ajoute une unité à la ligne. Si le code appartient à un pack multiple (par exemple un carton de 12), la quantité du pack est automatiquement ajoutée.

Etiquettes multi-informations

De nombreux produits alimentaires, pharmaceutiques et industriels ont des étiquettes qui contiennent plusieurs informations dans un seul code : en plus du code produit, également le numéro de lot, la date de péremption et la quantité. SiltaFlow lit ces étiquettes intelligemment : un seul scan identifie le produit, attribue le lot, définit la date d'expiration et pré-remplit la quantité, le tout automatiquement, sans saisie manuelle.

Étiquettes avec poids

Si vos fournisseurs utilisent des étiquettes avec le poids du colis intégré dans le code (typique pour les produits vendus au poids), SiltaFlow extrait automatiquement le poids. Vous pouvez scanner plusieurs colis les uns après les autres : les poids s'additionnent progressivement jusqu'au total reçu.

Scanner matériel Zebra

Si vous utilisez un appareil Zebra (TC21, TC26, TC52 et similaire), SiltaFlow s'intègre automatiquement au scanner matériel de l'appareil sans configuration supplémentaire. Le scanner fonctionne à la fois dans la liste des reçus (pour ouvrir le document) et dans l'écran de détail (pour identifier les produits).

Lots et numéros de série

Pour les produits suivis par Odoo avec numéro de lot ou de série, SiltaFlow vous guide dans l'affectation lors de la réception. Vous n'avez pas besoin de connaître la configuration technique : l'application détecte automatiquement si un produit nécessite un lot ou un numéro de série et vous montre les bonnes options.

Attribuez beaucoup

Vous pouvez attribuer un lot de trois manières :

Si les étiquettes de vos fournisseurs contiennent à la fois le code produit, le numéro de lot et la date d'expiration dans un seul code, la numérisation de ce code compile automatiquement tout : produit, lot et date d'expiration en une seule opération.

Numéros de série

Pour les produits suivis en série, chaque unité doit avoir son propre numéro de série unique. SiltaFlow impose automatiquement la quantité 1 pour chaque ligne de série : scannez ou saisissez le numéro de série pour chaque pièce reçue.

Destination des marchandises

Si votre entrepôt a des règles de destination configurées sur Odoo (par exemple : « les produits réfrigérés vont en zone froide », « les matières premières vont à l'entrepôt A »), SiltaFlow les applique automatiquement lors de la réception.

Pour chaque produit reçu, s'il existe une règle applicable, l'application affiche une carte avec la destination suggérée. Vous avez deux options :

Signaler des anomalies

Si lors de la réception vous constatez des produits endommagés, tachés, manquants ou présentant d'autres problèmes, vous pouvez enregistrer une anomalie directement dans l'application. Les anomalies sont liées à une gamme de produits spécifique et peuvent inclure des photos à titre de documentation.

Comment enregistrer une anomalie

  1. Appuyez sur l'icône d'anomalie sur la ligne du produit concerné
  2. Choisissez le type de problème : Cassé, Taché, Défectueux, Manquant, Autre
  3. Indiquer la quantité concernée et ajouter une note descriptive
  4. Prenez une ou plusieurs photos du problème pour le documenter visuellement
  5. Confirmer : l'anomalie est enregistrée et apparaît dans le récapitulatif final

Rapport PDF et avis de qualité

A la fin de la réception vous pouvez générer un PDF avec toutes les anomalies enregistrées : il comprend le récapitulatif du document, le tableau des anomalies par produit et les photos jointes avec date et heure. Vous pouvez envoyer ce PDF directement sous forme d'alerte qualité sur Odoo — il sera visible par le service qualité dans le backend, avec toutes les photos jointes.

Enregistrez toujours les anomalies avant de confirmer la réception. Une fois le document fermé le Odoo, tout ajustement nécessite des opérations manuelles supplémentaires dans le backend.

Confirmer la réception

Lorsque vous avez enregistré les quantités pour tous les produits, appuyez sur le bouton Confirmer en bas de l'écran. SiltaFlow affiche un résumé des écarts avant de continuer, afin que vous puissiez vérifier que tout est correct.

Couleur de ligne Situation Que faire
Vert La quantité reçue correspond à celle demandée Aucune action requise
Jaune Seulement une partie des marchandises attendues reçues Pensez à créer une commande en souffrance pour la pièce manquante
Rouge Aucune quantité enregistrée pour ce produit Vérifiez si les marchandises ne sont pas arrivées ou si vous devez les enregistrer
Bleu Reçu plus de marchandises que commandé Vérifier auprès du fournisseur et consigner une anomalie si nécessaire

Réception partielle et rupture de stock

Si vous n'avez pas reçu toutes les marchandises attendues, SiltaFlow vous demande comment gérer les lignes incomplètes :

Exemples pratiques

Réception complète avec scanner

  1. Depuis la liste des reçus, scannez le code présent sur l'étiquette d'expédition : le document correspondant s'ouvre automatiquement.
  2. Scannez les étiquettes sur chaque carton ou emballage. Pour chaque produit reconnu, la quantité est mise à jour en temps réel. Si l'étiquette contient également le numéro de lot et la date de péremption, ils sont renseignés automatiquement.
  3. La barre de progression avance à chaque ligne complétée. Lorsque toutes les lignes sont vertes, appuyez sur Confirmer.
  4. Vérifiez le résumé – tout vert – et confirmez. La réception est clôturée et l'entrepôt est mis à jour.

Reçu avec des produits endommagés

  1. Ouvrez le document de réception et numérisez les produits intacts comme d'habitude.
  2. Lorsque vous trouvez des produits endommagés, appuyez sur l'icône d'anomalie sur la ligne correspondante. Sélectionnez "Cassé", indiquez le montant endommagé (par exemple 3) et ajoutez une note.
  3. Prenez des photos des dégâts directement depuis l'application. Vous pouvez en prendre autant que vous en avez besoin.
  4. Enregistrez la quantité réellement utilisable (par exemple 17 au lieu de 20) sur la ligne de produits et procédez au reste de la réception.
  5. Avant de confirmer, appuyez sur "Générer le PDF d'anomalie". Le document est créé avec des photos jointes et vous pouvez l'envoyer comme avis de qualité directement à Odoo.
  6. Confirmez la réception. Pour les 3 unités manquantes, choisissez si vous souhaitez créer un reliquat (attendre le remplacement) ou clôturer sans reliquat.

Réception avec commandes vocales

  1. Dans les paramètres de votre scanner, activez « Activer automatiquement le microphone après la numérisation ».
  2. Scannez le premier produit. Le microphone s'active tout seul : prononcez la quantité à voix haute, par exemple « quarante-huit ».
  3. SiltaFlow interprète la commande et met à jour la quantité. Si la confiance est élevée, procédez directement ; sinon, il affiche une confirmation rapide.
  4. Continuez à numériser et à parler de chaque produit. Pour la dernière ligne vous pouvez dire « tous » pour recevoir la quantité totale demandée.

Fonctionnalités avancées

Photo sur le document

En plus des photos d'anomalies, vous pouvez prendre des photos générales liées à l'ensemble de la réception — par exemple la photo de la palette complète à l'arrivée, ou le bon de livraison du fournisseur. Ces photos sont stockées sur Odoo lié au document et consultables depuis le backend.

Affectation de l'opérateur

Vous pouvez attribuer la réception à un opérateur spécifique en choisissant Odoo dans la liste des utilisateurs. Le devoir est enregistré dans le document et est visible par tout le monde dans le backend.

Mises à jour en temps réel

Lorsque vous travaillez sur un document, SiltaFlow vérifie périodiquement si quelqu'un d'autre a apporté des modifications. Si cela se produit, un avertissement apparaît en haut de l'écran avec un bouton « Mettre à jour » pour charger les dernières modifications.

Conseils

Demandez à vos principaux fournisseurs d'utiliser des étiquettes comprenant le code produit, le lot, la date d'expiration et la quantité dans un seul code. Une seule analyse remplit automatiquement tous les champs, réduisant considérablement le temps par ligne.

Configurez les règles de ciblage sur Odoo pour chaque catégorie de produits. Une fois définis, SiltaFlow les suggère automatiquement à chaque réception, éliminant ainsi les erreurs de localisation.

Utilisez « Créer une commande en souffrance » uniquement pour les marchandises dont vous savez qu'elles arriveront plus tard. Pour les marchandises définitivement indisponibles, utilisez « Fermer sans rupture de stock » et enregistrez un incident « Manquant ». Les commandes en souffrance non utilisées rendent difficile le suivi des réceptions réelles en attente.

Si vous recevez plus que ce que vous avez commandé, documentez toujours la livraison excédentaire avec une anomalie avant de confirmer. Une fois le document fermé, les ajustements nécessitent des opérations manuelles supplémentaires.

Pour les produits avec des dates d'expiration, recherchez les étiquettes qui incluent la date d'expiration dans le code. De cette manière SiltaFlow attribue automatiquement la bonne date à chaque lot, sans risque d'erreurs de transcription.

Exigences

Pour utiliser les reçus de SiltaFlow, vous avez besoin de :

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