Commandes d'achat

Créez, consultez et gérez les bons de commande directement depuis votre smartphone Android. Scannez les codes-barres des produits, suivez les quantités reçues et générez des rapports d'anomalies, le tout sans toucher votre ordinateur.

Aperçu

La section Bons de commande de SiltaFlow vous permet de gérer l'ensemble du cycle d'approvisionnement à partir de votre appareil Android. Vous pouvez voir toutes les commandes actives sur Odoo, en créer de nouvelles, ajouter ou modifier les produits commandés et faire avancer la commande à travers les différents statuts jusqu'à la réception complète des marchandises.

Vous pouvez retrouver cette fonction dans la zone Entrepôt de SiltaFlow, dans la section Entrant. Il est intégré au module Encaissements : à partir d'une commande confirmée vous pouvez ouvrir directement les encaissements en attente associés, sans avoir à effectuer de recherche manuelle.

Pour utiliser cette fonction, une connexion active au serveur Odoo est requise. Toutes les modifications sont enregistrées en temps réel : il n'y a pas de mode hors ligne pour les bons de commande.

La liste des commandes

Lorsque vous ouvrez la section, vous voyez la liste de tous les bons de commande présents sur Odoo. Chaque ligne affiche le numéro de commande, le nom du fournisseur, la date de livraison prévue et un badge de couleur indiquant l'état actuel.

Si une commande a encore des reçus ouverts, une icône d'expédition apparaît à côté du badge de statut : c'est un moyen rapide de comprendre immédiatement quelles commandes sont en attente de marchandises.

Signification des badges de statut

État	Signification	Actions disponibles
Brouillon	Commande pas encore envoyée au fournisseur	Confirmer, Supprimer
Confirmé	Commande envoyée, en attente de la marchandise	Annuler, Déverrouiller, Imprimer PDF
Recevoir	Marchandises pas encore entièrement reçues	Annuler, imprimer le PDF, ouvrir la réception
Terminé	Toutes les marchandises ont été reçues	Imprimer PDF, rapport d'anomalie

Recherche et filtres

Utilisez la barre de recherche pour trouver une commande par numéro, nom de fournisseur ou référence. Les résultats sont mis à jour au fur et à mesure que vous tapez, pas besoin d'appuyer sur Entrée. Vous pouvez combiner votre recherche avec des filtres de statut (Tous, Brouillon, Confirmé, À recevoir, Terminé) pour affiner davantage la liste.

Lorsqu'un camion arrive, appliquez immédiatement le filtre « À recevoir » : vous ne voyez que les commandes en attente de marchandises et trouvez rapidement ce dont vous avez besoin, sans faire défiler toute la liste.

Créer une nouvelle commande

Pour créer une commande, appuyez sur le bouton (+) en haut à droite de l'écran de liste. Un panneau s'ouvre directement sur le même écran, sans naviguer ailleurs.

Commencez à taper le nom du fournisseur dans le champ approprié : après une courte pause, une liste apparaît avec les fournisseurs trouvés sur Odoo. Sélectionnez ce dont vous avez besoin. Si le fournisseur n'existe pas encore, vous trouverez la possibilité d'en créer un nouveau : un petit formulaire s'ouvre dans lequel vous pourrez saisir votre nom, votre numéro de TVA, votre numéro de téléphone et votre email.

Définissez votre date de livraison prévue et ajoutez des notes. Appuyez sur « Enregistrer comme brouillon » : la commande est créée sur Odoo et l'écran passe automatiquement à la vente au détail, prêt à vous permettre d'ajouter des produits.

Une commande créée en tant que Brouillon n'est pas encore visible par le fournisseur. Vous pouvez ajouter et modifier autant de produits que vous le souhaitez avant de le confirmer. Seule la confirmation rend la commande officielle le Odoo.

Les détails de la commande

L'écran de détail affiche toutes les informations de la commande divisées en trois parties : l'en-tête avec les données et actions du fournisseur, la liste des produits commandés et le récapitulatif des totaux.

En-tête

Vous trouverez ici le nom et les coordonnées du fournisseur, le numéro de commande, la date de livraison prévue et l'état actuel avec le badge coloré. Vous pouvez également désigner un gestionnaire de commandes en choisissant Odoo dans la liste des utilisateurs : le responsable recevra des notifications automatiques de Odoo pour les confirmations et les délais.

Produits commandés

Chaque ligne de commande affiche le nom du produit, la quantité commandée, la quantité déjà reçue, le prix unitaire et le sous-total. La couleur de la quantité reçue vous indique immédiatement comment se déroule la réception :

Grey : Rien de reçu pour l'instant
Vert : reçu exactement ce qui a été commandé
Jaune : seulement une pièce reçue
Rouge : reçu plus que prévu

Si la commande est déjà Confirmée ou A Recevoir, les lignes sont bloquées et vous ne pouvez pas les modifier directement. Utilisez d'abord l'action « Déverrouiller » pour activer les modifications sans modifier le statut de la commande.

Résumé des totaux

En bas de l'écran, vous trouverez le montant imposable, le montant total de la TVA et le total de la commande. Les valeurs sont mises à jour automatiquement chaque fois que vous modifiez ou ajoutez une ligne.

Ajouter et modifier des produits

Vous pouvez ajouter des produits à la commande de trois manières différentes, selon la façon dont vous préférez travailler :

Lecteur de codes-barres matériel — Si vous utilisez un terminal Zebra ou un lecteur de codes-barres Bluetooth, pointez l'appareil vers l'étiquette du produit. Le produit est trouvé automatiquement et la fenêtre de saisie de la quantité s'ouvre immédiatement.
Appareil photo — Appuyez sur l'icône de l'appareil photo dans la barre d'outils et encadrez le code-barres. Fonctionne avec tous les formats courants : EAN-13, EAN-8, QR Code, Code 128 et autres.
Rechercher par nom — Appuyez sur "+ Ajouter un produit" et saisissez le nom ou le code du produit. Choisissez dans la liste qui apparaît.

Dans tous les cas, une fois le produit sélectionné, une fenêtre s'ouvre pour saisir la quantité. Vous pouvez utiliser les boutons + et - pour augmenter ou diminuer la valeur, ou la saisir directement. Confirmez pour enregistrer la ligne sur la commande Odoo.

Pour modifier une ligne déjà insérée, appuyez sur la quantité ou le prix unitaire directement dans la liste. Pour le supprimer, utilisez le bouton poubelle à droite de la ligne : une confirmation vous sera demandée avant de continuer.

Si vous travaillez avec un terminal Zebra, le scanner matériel est beaucoup plus rapide que l'appareil photo. Réglez DataWedge sur SiltaFlow et les numérisations s'effectuent instantanément sans avoir à ouvrir l'appareil photo.

Actions sur la commande

La barre d'outils supérieure affiche uniquement les actions qui s'appliquent au statut actuel de la commande. Vous ne verrez jamais de boutons que vous ne pouvez pas utiliser.

Confirmer la commande

Lorsque le brouillon de commande est prêt, appuyez sur « Confirmer la commande ». Une fenêtre de confirmation s'ouvre - appuyez sur "Confirmer" pour continuer. Le statut passe de Brouillon à Confirmé et Odoo crée automatiquement le document de réception associé.

Débloquez une commande pour la modifier

Si vous devez modifier les lignes d'une commande déjà confirmée, appuyez sur "Déverrouiller". La commande reste à l'état Confirmée mais les lignes deviennent modifiables. Après avoir apporté des modifications, vous pouvez confirmer à nouveau la commande pour réexécuter le blocage.

Annuler ou supprimer

Vous pouvez annuler une commande confirmée ou en attente. Cependant, si la commande est toujours en brouillon, vous pouvez la supprimer définitivement. Attention : la suppression est irréversible, tandis que l'annulation garde toujours une trace de la commande sur Odoo.

Imprimer le PDF de la commande

Appuyez sur « Imprimer le PDF » pour générer le document de commande officiel à partir de Odoo. Une fenêtre s'ouvre avec deux options : "Afficher" pour ouvrir le PDF directement sur l'écran, ou "Partager" pour l'envoyer par e-mail, l'enregistrer sur Google Drive ou l'ouvrir dans une autre application.

Rapport d'anomalie

Lorsqu'une commande est terminée, vous pouvez générer un rapport qui compare automatiquement les quantités commandées avec celles réellement reçues. Le rapport met en évidence toutes les divergences, ligne par ligne.

Les anomalies sont classées en trois types :

Non reçu — Le produit a été commandé mais rien n'est arrivé. Situation urgente nécessitant un contact avec le fournisseur.
Partiel — Seule une partie de la quantité commandée est arrivée. Il se peut qu'une deuxième livraison soit en route.
Reçu en excès — Plus de marchandises sont arrivées que prévu. Vous devez vérifier auprès du fournisseur s'il accepte l'excédent ou le restitue.

Appuyez sur « Générer un PDF » pour créer le document de rapport directement sur votre appareil. Le PDF comprend l'en-tête de la commande, les données du fournisseur, le tableau des anomalies avec le détail de chaque ligne et la valeur économique estimée de l'écart. Vous n'avez pas besoin de vous connecter à Odoo pour le générer : le document est créé localement en 1 à 3 secondes.

Utilisez « Partager » pour envoyer le PDF par e-mail à votre responsable des achats, enregistrez-le sur Drive ou ouvrez-le dans toute autre application installée sur votre appareil.

N'attendez pas la clôture définitive de la commande. Génère le rapport d'anomalie même après une réception partielle : il vous permet d'informer immédiatement le fournisseur des produits manquants et d'accélérer la livraison du reste.

Notifications et mises à jour en temps réel

SiltaFlow vérifie automatiquement toutes les 90 secondes si quelqu'un a modifié une commande sur Odoo Web pendant que vous la consultez depuis l'application. Si des modifications à distance sont détectées, une bannière jaune apparaît en haut de l'écran avec le nom de la commande mise à jour.

Appuyez sur « Actualiser » sur la bannière pour recharger les détails avec les dernières informations. Ceci est utile lorsque plusieurs personnes de l’équipe travaillent sur la même commande à partir de différents appareils.

Il n'y a pas de mécanisme de blocage de commande : deux personnes peuvent éditer la même commande en même temps. Pour éviter les conflits dans les environnements multi-utilisateurs, il est recommandé de toujours désigner une personne responsable et de communiquer avec l'équipe lorsque des changements importants sont apportés.

Exemples pratiques

Créer et confirmer une commande à partir de zéro

Ouvrez SiltaFlow et accédez à Entrepôt → Bons de commande.
Appuyez sur le bouton (+) en haut à droite.
Tapez les premières lettres du nom du fournisseur et sélectionnez-le dans la liste.
Définissez votre date de livraison prévue et appuyez sur « Enregistrer comme brouillon ».
Dans le détail, ajoutez les produits en scannant les codes-barres ou en les recherchant par nom. Pour chaque produit saisissez la quantité et validez.
Vérifiez le résumé des totaux en bas de l’écran.
Appuyez sur « Confirmer la commande », puis sur « Confirmer » dans la boîte de dialogue. La commande est maintenant au Odoo prête à être gérée.

Modifier une commande déjà confirmée

Ouvrez la commande à partir du badge "Confirmé" (bleu clair).
Appuyez sur « Déverrouiller » et confirmez dans la boîte de dialogue d'avertissement.
Modifiez les quantités ou les prix en appuyant directement sur les champs des lignes, ou ajoutez de nouvelles lignes avec le scanner.
Appuyez sur « Confirmer la commande » pour remettre la commande à son statut confirmé avec les modifications appliquées.

Générer le rapport d'anomalie après réception

Ouvrez une commande avec un badge "Terminé" (vert).
Appuyez sur « Rapport d'anomalie » dans la barre d'outils.
Lire le récapitulatif des écarts par ligne. Chaque anomalie indique la quantité commandée et la quantité reçue.
Appuyez sur "Générer un PDF" pour créer le document localement.
Appuyez sur « Partager » pour envoyer le PDF à votre responsable des achats ou stockez-le dans Drive.

Conseils

Désignez toujours une personne responsable de la commande. Ce n'est pas un champ obligatoire, mais il est indispensable pour recevoir des notifications automatiques de Odoo sur les confirmations, annulations et délais de livraison.

Préférez « Annuler » à « Supprimer » lorsque vous souhaitez clôturer une commande Draft. L'annulation conserve une trace de la commande sur Odoo ; la suppression est définitive et irréversible.

Lorsque vous numérisez un produit suivi par lots, l'application récupère automatiquement les lots disponibles. Choisissez le lot directement dans le dialogue pour éviter les erreurs de suivi lors de la phase de réception.

Exigences

Pour utiliser la section Bons de commande de SiltaFlow, vous avez besoin :

Connexion Internet active
Un compte Odoo avec les identifiants de connexion configurés dans SiltaFlow (adresse du serveur, base de données, utilisateur et mot de passe)
Autorisations Odoo pour lire et écrire des bons de commande (module Achats)
Appareil Android avec la version 10 ou ultérieure