Mode Excel

Importez un fichier Excel avec des centaines d'articles, configurez une seule fois la liaison entre les colonnes et les champs Odoo, puis scannez les codes à barres des produits physiques : l'application met à jour ou crée automatiquement chaque fiche, avec des descriptions générées par l'intelligence artificielle et un suivi complet de la progression.

Aperçu

Mode Excel est la solution de SiltaFlow pour ceux qui gèrent de grands catalogues et disposent déjà d'un fichier Excel avec les données d'articles. Au lieu d'entrer les informations une par une, vous chargez le fichier directement depuis l'application, configurez un profil d'importation une seule fois, puis scannez les codes à barres des produits physiques : l'application trouve automatiquement la ligne correspondante dans le fichier, enrichit les informations avec l'intelligence artificielle et les écrit sur Odoo.

Chaque session de travail est suivie ligne par ligne : vous pouvez la suspendre à tout moment et la reprendre le lendemain sans perdre la progression déjà effectuée. Les profils que vous configurez sont réutilisables : la semaine prochaine, avec une nouvelle liste du même fournisseur, il suffira d'une touche pour recommencer.

Pour utiliser le Mode Excel, vous devez avoir déjà configuré la connexion au serveur Odoo. Consultez le guide Connexion et authentification si vous ne l'avez pas encore fait.

Charger le fichier Excel

Quando crei un nuovo profilo, al terzo passaggio ti viene chiesto di selezionare il file Excel da usare come sorgente dati. Tocca il pulsante "Seleziona File" per aprire il gestore file del dispositivo: puoi sfogliare la memoria interna, le schede SD o i servizi di archiviazione in cloud come Google Drive o Dropbox.

Dopo la selezione, l'app mostra un'anteprima con le prime righe del file, così puoi verificare subito che i dati siano quelli giusti. Se il file ha più fogli, un selettore ti permette di scegliere quale usare prima di procedere.

Nei file Excel, i codici a barre che iniziano con zero (ad esempio "0123456789") devono essere formattati come testo, altrimenti Excel potrebbe troncare lo zero iniziale trasformandoli in numeri. Controlla questo aspetto prima di creare il profilo.

Profili Riutilizzabili

Un profilo contiene tutte le impostazioni necessarie per un tipo di importazione: il file Excel da usare, il collegamento tra le colonne del file e i campi su Odoo, le impostazioni dell'intelligenza artificiale e la modalità operativa. Una volta salvato, puoi riutilizzarlo ogni volta che ricevi un nuovo listino dallo stesso fornitore.

Creare un nuovo profilo

Dalla schermata principale della Modalità Excel, tocca "Nuovo Profilo". La creazione avviene in quattro passaggi guidati:

  1. Informazioni base — Assegna un nome al profilo (ad esempio "Abbigliamento Autunno 2025 — Fornitore X") e scegli la modalità operativa: Aggiornamento (per articoli già presenti su Odoo) o Creazione (per nuovi articoli da inserire).
  2. Impostazioni AI — Scegli il modello di istruzioni da usare per la generazione automatica delle descrizioni. Puoi anche attivare l'opzione "Salta descrizione AI" se il file Excel contiene già i testi definitivi e non vuoi che l'intelligenza artificiale li riscriva.
  3. File Excel — Seleziona il file, scegli il foglio e indica la riga intestazione. L'anteprima immediata ti permette di confermare che i dati siano corretti.
  4. Collegamento colonne — Associa ogni colonna del file Excel a un campo su Odoo. Puoi anche impostare valori fissi (uguali per tutti i prodotti della sessione) e configurare il collegamento dei codici IVA e delle informazioni su fornitori e imballaggi.

Gestire i profili esistenti

Dalla schermata principale puoi vedere tutti i profili salvati con nome, file associato e data dell'ultima sessione. Tocca un profilo per avviarlo; il menu contestuale offre le azioni: Modifica, Duplica, Rinomina ed Elimina.

Collegamento Colonne e Campi Odoo

Il collegamento tra le colonne del file Excel e i campi di Odoo è il cuore della configurazione del profilo. L'app carica automaticamente l'elenco completo dei campi disponibili sul tuo Odoo, compresi quelli personalizzati specifici della tua installazione.

Per ogni campo che vuoi compilare puoi scegliere tra due fonti:

Tipi di campo supportati

Tipo campo Esempi Note
Testo Nome, descrizione, note Valore inserito così com'è
Numero Prezzo, peso, quantità Supporta decimali con virgola o punto
Testo formattato Descrizione commerciale, scheda tecnica Ideale come input per la generazione AI
Collegamento Categoria, unità di misura, responsabile L'app suggerisce automaticamente l'opzione più vicina tra quelle disponibili su Odoo
Selezione Tipo prodotto, categoria fiscale Scegli tra le opzioni disponibili su Odoo

Collegamento aliquote IVA

Se il file Excel contiene le aliquote IVA come testo (ad esempio "22%", "IVA Ridotta", "Esente"), puoi creare una tabella di corrispondenza nel profilo: l'app traduce automaticamente ogni etichetta testuale nell'aliquota corrispondente su Odoo durante la scansione. In questo modo non è necessario conoscere i codici tecnici interni di Odoo.

Informazioni sui fornitori

Se il file Excel include dati sul fornitore (codice articolo fornitore, prezzo d'acquisto, quantità minima d'ordine, tempi di consegna), puoi collegare queste colonne alle informazioni fornitore di Odoo. L'app cerca automaticamente il fornitore nel sistema in base al nome o al codice indicato nel file.

Imballaggi multipli

Se il file Excel descrive più tipologie di imballo per lo stesso prodotto (ad esempio confezione singola, cartone da 6, pallet da 48), puoi configurare il mapping per ciascuna. Per ogni imballo puoi collegare nome, quantità per confezione e codice a barre. Al momento dell'upload, tutti gli imballaggi vengono creati su Odoo in un'unica operazione.

Modalità Operative

La Modalità Excel offre due modalità operative che si scelgono al momento della creazione del profilo. La scelta dipende da un'unica domanda: gli articoli che stai processando esistono già su Odoo oppure no?

Modalità Aggiornamento

Usa questa modalità quando gli articoli sono già presenti nel catalogo Odoo e vuoi aggiornarne le informazioni: prezzi, descrizioni, categorie, fornitori. Quando scansioni un codice a barre, l'app cerca il prodotto su Odoo, trova la riga corrispondente nel file Excel e aggiorna i campi configurati nel profilo. Se il prodotto non viene trovato su Odoo, la scansione viene segnalata come errore senza interrompere il lavoro.

Modalità Creazione

Usa questa modalità per inserire nuovi articoli nel catalogo Odoo. Quando scansioni un codice a barre, l'app verifica prima che il prodotto non sia già presente su Odoo: se lo trova, segnala l'errore per evitare duplicati. Se invece il prodotto non esiste ancora, recupera i dati dal file Excel e crea la nuova scheda prodotto con tutti i campi configurati e la descrizione generata dall'intelligenza artificiale.

Comportamento Aggiornamento Creazione
Prodotto trovato su Odoo Procede e aggiorna i campi Errore: prodotto già esistente
Prodotto non trovato su Odoo Errore: prodotto non trovato Crea un nuovo articolo
Duplicati accidentali Impossibile — sovrascrive il record esistente Prevenuti dalla verifica preliminare
Uso tipico Aggiornamento listini, arricchimento schede Inserimento nuovi articoli, onboarding fornitori

Prima di usare la Modalità Creazione in produzione, esegui sempre un test su un ambiente Odoo di prova con un piccolo sottoinsieme di articoli (5–10 prodotti). La creazione di articoli non ha un annullamento automatico su Odoo.

La Sessione di Scansione

Una volta avviato il profilo, inizia la sessione di scansione. Ogni prodotto segue sempre lo stesso percorso: scansioni il codice a barre, l'app trova la riga nel file Excel, elabora i dati e li carica su Odoo. La barra di avanzamento mostra quanti prodotti sono stati completati sul totale delle righe del file.

Metodi di scansione

Puoi inserire i codici a barre in tre modi diversi, e la preferenza viene ricordata per ogni profilo:

Per sessioni con più di 100 prodotti, uno scanner hardware Bluetooth è molto più comodo e veloce della fotocamera. L'app non richiede alcuna configurazione aggiuntiva se il dispositivo è già accoppiato.

Stati di avanzamento

Ogni riga del file Excel viene tracciata con uno stato ben preciso, visibile nella schermata della sessione:

Stato Significato
Caricato Prodotto elaborato e salvato correttamente su Odoo
In elaborazione L'app sta generando la descrizione AI o caricando i dati
Generato Descrizione AI pronta, in attesa di caricamento su Odoo
In attesa Riga trovata nel file, dati pronti, in coda per l'upload
Saltato Codice a barre non trovato nel file Excel
Errore Problema durante il caricamento — il dettaglio è visibile toccando la riga

Interrompere e riprendere

Puoi interrompere la sessione in qualsiasi momento: il progresso viene salvato automaticamente dopo ogni prodotto completato. Al successivo avvio del profilo, l'app propone di riprendere dal punto in cui ci si è fermati. I prodotti già caricati non vengono riprocessati.

Generazione Descrizioni con AI

Durante la scansione, l'app può generare automaticamente una descrizione commerciale per ogni prodotto usando l'intelligenza artificiale. La descrizione viene creata a partire dai dati presenti nel file Excel (nome, categoria, specifiche tecniche) e dalle istruzioni del modello selezionato nel profilo.

Puoi scegliere tra diversi stili di descrizione creando modelli di istruzioni personalizzati nelle impostazioni: commerciale, tecnico, breve, per e-commerce, per una lingua specifica e così via. Nella Modalità Excel è anche disponibile l'opzione "Salta AI se il testo è già nel file": attivandola, l'intelligenza artificiale genera la descrizione solo per i prodotti che non hanno già un testo nel campo corrispondente del file Excel.

La generazione delle descrizioni con AI consuma crediti del servizio selezionato. I costi dipendono dal modello e dalla lunghezza dei testi. Per sessioni con molti prodotti, valuta un modello economico ma efficace come impostazione predefinita.

Foto dei Prodotti

Anche nella Modalità Excel puoi scattare foto ai prodotti durante la sessione di scansione. Dopo aver scansionato un codice a barre e mentre l'app elabora i dati del file, puoi toccare "Scatta Foto" per acquisire una o più immagini del prodotto fisico.

L'app offre le stesse funzioni fotografiche della Modalità Online: rimozione automatica dello sfondo, centratura del soggetto, scelta del colore dello sfondo e applicazione di un testo in filigrana. Puoi configurare nel profilo se la foto è obbligatoria prima di procedere con il caricamento.

Casi d'Uso

La Modalità Excel si adatta a scenari molto diversi. Ecco alcuni esempi concreti di chi la usa ogni giorno.

Responsabile Acquisti — Inserimento Nuovo Fornitore

Maria gestisce gli acquisti di una catena di ferramenta. Ogni volta che firma un accordo con un nuovo fornitore riceve un file Excel con 200–500 codici articolo. Con la Modalità Creazione, configura un profilo una volta sola e poi va in magazzino con l'app. Scansiona ogni prodotto fisico: se il codice è nel file e non è ancora su Odoo, l'articolo viene creato automaticamente con descrizione generata dall'AI. In due ore il catalogo è aggiornato e pronto per la vendita.

Operatore di Magazzino — Aggiornamento Stagionale Prezzi

Giuseppe lavora nel magazzino di un grossista tessile. Ogni stagione riceve un nuovo listino XLSX con i prezzi aggiornati. Con la Modalità Aggiornamento e il profilo "Listino Stagionale", scansiona i colli in arrivo: l'app aggiorna il prezzo di vendita su Odoo e, se la descrizione esistente è obsoleta, ne genera una nuova. La tabella delle aliquote IVA risolve automaticamente le corrispondenze senza che Giuseppe debba conoscere i codici interni di Odoo.

E-commerce Manager — Lancio Rapido Nuovi Prodotti

Simone gestisce uno shop online e ogni settimana lancia nuove referenze. Prepara un Excel con i dati base, usa il profilo "Lancio Settimanale", scansiona i prodotti nello stock room. L'AI genera descrizioni ottimizzate, le foto vengono acquisite con sfondo rimosso. In un'ora, 20–30 nuovi prodotti sono pronti online con immagini e testi commerciali.

Product Manager — Arricchimento Catalogo Esistente

Laura gestisce un catalogo di ricambi industriali: 3.000 articoli con schede quasi vuote. Ha preparato un Excel con descrizioni tecniche e specifiche. Con la Modalità Aggiornamento e l'opzione "Salta AI se il testo è già nel file", arricchisce le schede con i testi del suo team tecnico senza che l'AI li sovrascriva, usando l'intelligenza artificiale solo dove mancano ancora le descrizioni.

Conseils

Prepara il file Excel prima di creare il profilo. Assicurati che abbia intestazioni chiare nella prima riga, nessuna riga vuota nel mezzo e i codici a barre formattati come testo.

Usa i valori fissi per le informazioni comuni a tutti i prodotti della sessione (categoria, responsabile, tipo). Non sprecare colonne Excel per dati che non cambiano mai.

Se hai due fornitori con file Excel strutturati in modo simile, duplica il profilo del primo e modifica solo le parti diverse. Risparmierai tutto il lavoro di configurazione del collegamento colonne.

A fine sessione, controlla gli articoli con stato "Errore": spesso segnalano incongruenze nel file Excel (codici a barre errati, righe mancanti) che conviene correggere prima della sessione successiva.

Crea modelli di istruzioni AI specifici per il settore merceologico: fashion, alimentare, elettronica, ricambi industriali. Un modello con istruzioni dettagliate produce descrizioni di qualità molto superiore rispetto a un modello generico.

Exigences

Per utilizzare la Modalità Excel di SiltaFlow sono necessari:

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