Mode Excel

Importez un fichier Excel avec des centaines d'articles, configurez une seule fois la liaison entre les colonnes et les champs Odoo, puis scannez les codes à barres des produits physiques : l'application met à jour ou crée automatiquement chaque fiche, avec des descriptions générées par l'intelligence artificielle et un suivi complet de la progression.

Aperçu

Mode Excel est la solution de SiltaFlow pour ceux qui gèrent de grands catalogues et disposent déjà d'un fichier Excel avec les données d'articles. Au lieu d'entrer les informations une par une, vous chargez le fichier directement depuis l'application, configurez un profil d'importation une seule fois, puis scannez les codes à barres des produits physiques : l'application trouve automatiquement la ligne correspondante dans le fichier, enrichit les informations avec l'intelligence artificielle et les écrit sur Odoo.

Chaque session de travail est suivie ligne par ligne : vous pouvez la suspendre à tout moment et la reprendre le lendemain sans perdre la progression déjà effectuée. Les profils que vous configurez sont réutilisables : la semaine prochaine, avec une nouvelle liste du même fournisseur, il suffira d'une touche pour recommencer.

Pour utiliser le Mode Excel, vous devez avoir déjà configuré la connexion au serveur Odoo. Consultez le guide Connexion et authentification si vous ne l'avez pas encore fait.

Charger le fichier Excel

Lorsque vous créez un nouveau profil, dans la troisième étape, vous êtes invité à sélectionner le fichier Excel à utiliser comme source de données. Appuyez sur le bouton « Sélectionner un fichier » pour ouvrir le gestionnaire de fichiers de votre appareil : vous pouvez parcourir le stockage interne, les cartes SD ou les services de stockage cloud comme Google Drive ou Dropbox.

Après la sélection, l'application affiche un aperçu avec les premières lignes du fichier, afin que vous puissiez immédiatement vérifier que les données sont les bonnes. Si le fichier comporte plusieurs feuilles, un sélecteur vous permet de choisir laquelle utiliser avant de continuer.

Dans les fichiers Excel, les codes-barres commençant par un zéro (par exemple, « 0123456789 ») doivent être formatés sous forme de texte, sinon Excel risque de tronquer le zéro non significatif et de le transformer en nombres. Vérifiez ceci avant de créer votre profil.

Profils réutilisables

Un profil contient tous les paramètres nécessaires à un type d'import : le fichier Excel à utiliser, le lien entre les colonnes du fichier et les champs sur Odoo, les paramètres AI et le mode de fonctionnement. Une fois enregistré, vous pourrez le réutiliser à chaque fois que vous recevrez une nouvelle grille de prix du même fournisseur.

Créer un nouveau profil

Depuis l'écran principal du mode Excel, appuyez sur « Nouveau profil ». La création se déroule en quatre étapes guidées :

  1. Informations de base — Donnez un nom au profil (par exemple "Vêtements automne 2025 — Fournisseur X") et choisissez le mode de fonctionnement : Mise à jour (pour les articles déjà présents dans Odoo) ou Création (pour les nouveaux articles à ajouter).
  2. Paramètres de l’IA — Choisissez le modèle d’instructions à utiliser pour générer automatiquement les descriptions. Vous pouvez également activer l’option "Ignorer la description IA" si le fichier Excel contient déjà les textes définitifs et que vous ne souhaitez pas que l’intelligence artificielle les réécrive.
  3. Fichier Excel — Sélectionnez le fichier, choisissez la feuille et indiquez la ligne d’en-tête. L’aperçu immédiat vous permet de vérifier que les données sont correctes.
  4. Association des colonnes — Associez chaque colonne du fichier Excel à un champ dans Odoo. Vous pouvez également définir des valeurs fixes (identiques pour tous les produits de la session) et configurer l’association des codes de TVA et des informations sur les fournisseurs et les emballages.

Gérer les profils existants

Depuis l'écran principal, vous pouvez voir tous les profils enregistrés avec le nom, le fichier associé et la date de la dernière session. Appuyez sur un profil pour le lancer ; le menu contextuel propose les actions : Modifier, Dupliquer, Renommer et Supprimer.

Connexion de colonne et de champ Odoo

La connexion entre les colonnes du fichier Excel et les champs de Odoo est le cœur de la configuration du profil. L'application charge automatiquement la liste complète des champs disponibles sur votre Odoo, y compris les champs personnalisés spécifiques à votre installation.

Pour chaque champ que vous souhaitez remplir vous pouvez choisir entre deux sources :

Types de champs pris en charge

Type de champ Exemples Remarques
Texte Nom, description, notes Valeur saisie telle quelle
Numéro Prix, poids, quantité Prend en charge les décimales avec virgule ou point
Texte formaté Descriptif commercial, fiche technique Idéal comme entrée pour la génération d'IA
Connexion Catégorie, unité de mesure, responsable L'application suggère automatiquement l'option la plus proche parmi celles disponibles sur Odoo
Sélection Type de produit, catégorie de taxe Choisissez parmi les options disponibles sur Odoo

Lien vers le taux de TVA

Si votre fichier Excel contient des taux de TVA sous forme de texte (ex. "22%", "TVA réduite", "Exonéré"), vous pouvez créer une table de correspondance dans le profil : l'application traduit automatiquement chaque étiquette de texte en taux correspondant sur Odoo lors de la numérisation. De cette façon, il n'est pas nécessaire de connaître les codes techniques internes de Odoo.

Informations sur le fournisseur

Si votre fichier Excel comprend des données fournisseur (numéro de pièce fournisseur, prix d'achat, quantité minimum de commande, délai de livraison), vous pouvez lier ces colonnes aux informations fournisseur de Odoo. L'application recherche automatiquement le fournisseur dans le système en fonction du nom ou du code indiqué dans le fichier.

Emballage multiple

Si le fichier Excel décrit plusieurs types d'emballage pour le même produit (par exemple, pack unique, carton de 6 packs, palette de 48 packs), vous pouvez configurer le mappage pour chacun. Pour chaque colis, vous pouvez connecter le nom, la quantité par colis et le code-barres. Lors du téléchargement, tous les packages sont créés sur Odoo en une seule opération.

Modes opérationnels

Le Mode Excel propose deux modes de fonctionnement que vous choisissez lors de la création de votre profil. Le choix dépend d'une seule question : les éléments que vous traitez existent-ils déjà sur Odoo ou non ?

Mode de mise à jour

Utilisez ce mode lorsque les articles sont déjà présents dans le catalogue Odoo et que vous souhaitez mettre à jour leurs informations : prix, descriptions, catégories, fournisseurs. Lorsque vous scannez un code-barres, l'application recherche le produit sur Odoo, trouve la ligne correspondante dans le fichier Excel et met à jour les champs configurés dans le profil. Si le produit n'est pas trouvé sur Odoo, l'analyse est signalée comme une erreur sans interrompre le travail.

Mode Création

Utilisez ce mode pour insérer de nouveaux éléments dans le catalogue Odoo. Lorsque vous scannez un code barre, l'application vérifie d'abord que le produit n'est pas déjà présent sur Odoo : si elle le trouve, elle signale l'erreur pour éviter les doublons. Cependant, si le produit n'existe pas encore, récupérez les données du fichier Excel et créez la nouvelle fiche produit avec tous les champs configurés et la description générée par l'intelligence artificielle.

Comportement Mise à jour Création
Produit trouvé sur Odoo Allez-y et mettez à jour les champs Erreur : Le produit existe déjà
Produit introuvable sur Odoo Erreur : Produit introuvable Créer un nouveau message
Doublons accidentels Impossible : écrase l'enregistrement existant Empêché par une vérification préliminaire
Utilisation typique Mise à jour des grilles tarifaires, enrichissement des fiches Insertion de nouveaux articles, intégration des fournisseurs

Avant d'utiliser le mode Build en production, testez toujours sur un environnement de test Odoo avec un petit sous-ensemble d'éléments (5 à 10 produits). La création d'éléments n'a pas de remplacement automatique sur Odoo.

La session de numérisation

Une fois le profil démarré, la session de numérisation commence. Chaque produit suit toujours le même chemin : vous scannez le code-barres, l'application trouve la ligne dans le fichier Excel, traite les données et les télécharge dans Odoo. La barre de progression indique combien de produits ont été terminés sur le total de lignes du fichier.

Méthodes de numérisation

Vous pouvez saisir les codes-barres de trois manières différentes, et la préférence est mémorisée pour chaque profil :

Pour les sessions comportant plus de 100 produits, un scanner matériel Bluetooth est bien plus pratique et plus rapide que l'appareil photo. L'application ne nécessite aucune configuration supplémentaire si votre appareil est déjà couplé.

États de progrès

Chaque ligne du fichier Excel est tracée avec un statut bien précis, visible dans l'écran de session :

État Signification
Chargé Produit traité et enregistré avec succès sur Odoo
En cours L'application génère la description de l'IA ou charge les données
Généré Description AI prêt, en attente de chargement sur Odoo
En attente Ligne trouvée dans le fichier, données prêtes, mises en file d'attente pour le téléchargement
Sauté Code à barres introuvable dans le fichier Excel
Erreur Problème de chargement – les détails sont visibles en appuyant sur la ligne

Arrêter et reprendre

Vous pouvez arrêter votre session à tout moment - votre progression est automatiquement enregistrée après chaque produit terminé. Au prochain lancement du profil, l'application vous propose de reprendre là où vous vous êtes arrêté. Les produits déjà chargés ne sont pas retraités.

Génération de descriptions avec l'IA

Pendant la lecture, l’application peut générer automatiquement une description commerciale pour chaque produit à l’aide de l’intelligence artificielle. La description est créée à partir des données du fichier Excel (nom, catégorie, caractéristiques techniques) et des instructions du modèle sélectionné dans le profil.

Vous pouvez choisir différents styles de description en créant des modèles d’instructions personnalisés dans les paramètres : commercial, technique, court, pour le commerce électronique, dans une langue spécifique, etc. Le mode Excel propose également l’option "Ignorer l’IA si le texte est déjà dans le fichier" : lorsqu’elle est activée, l’intelligence artificielle ne génère une description que pour les produits dont le champ correspondant dans le fichier Excel est vide.

La génération de descriptions avec l'IA consomme des crédits du service sélectionné. Les coûts dépendent du modèle et de la longueur des textes. Pour les sessions avec de nombreux produits, considérez un modèle bon marché mais efficace par défaut.

Photos de produits

Même en mode Excel, vous pouvez prendre des photos de produits pendant la session de numérisation. Après avoir scanné un code-barres et pendant que l'application traite les données du fichier, vous pouvez appuyer sur « Prendre une photo » pour capturer une ou plusieurs images du produit physique.

L'application offre les mêmes fonctions de photographie que le mode en ligne : suppression automatique de l'arrière-plan, centrage du sujet, choix de la couleur d'arrière-plan et application d'un texte en filigrane. Vous pouvez configurer dans votre profil si la photo est obligatoire avant de procéder au téléchargement.

Cas d'utilisation

Le mode Excel s'adapte à des scénarios très différents. Voici quelques exemples concrets de ceux qui l’utilisent au quotidien.

Responsable des achats - Ajout d'un nouveau fournisseur

Maria gère les achats d'une chaîne de quincailleries. Chaque fois qu'il signe un accord avec un nouveau fournisseur, il reçoit un fichier Excel contenant 200 à 500 références de pièces. Avec le mode Création, vous créez un profil une fois, puis il est mis en stock avec l'application. Scannez chaque produit physique : si le code est dans le fichier et pas encore sur Odoo, l'article est automatiquement créé avec une description générée par l'IA. En deux heures, le catalogue est mis à jour et prêt à la vente.

Opérateur d’entrepôt — Mise à jour des prix saisonniers

Giuseppe travaille dans l'entrepôt d'un grossiste en textile. Chaque saison reçoit une nouvelle liste de prix XLSX avec des prix mis à jour. Avec le Mode Mise à Jour et le profil « Tarifs Saisonniers », scannez les colis entrants : l'application met à jour le prix de vente sur Odoo et, si la description existante est obsolète, en génère une nouvelle. La table des taux de TVA résout automatiquement les correspondances sans que Giuseppe ait besoin de connaître les codes internes de Odoo.

Responsable e-commerce — Lancement rapide de nouveaux produits

Simone gère une boutique en ligne et lance de nouveaux produits chaque semaine. Préparez un Excel avec les données de base, utilisez le profil "Lancement hebdomadaire", scannez les produits en stock. L'IA génère des descriptions optimisées, les photos sont capturées sans l'arrière-plan. En une heure, 20 à 30 nouveaux produits sont prêts en ligne avec des images et des textes commerciaux.

Chef de produit — Enrichissement du catalogue existant

Laura gère un catalogue de pièces détachées industrielles : 3 000 références avec des fiches quasiment vides. Il a préparé un Excel avec des descriptions et spécifications techniques. Avec le mode mise à jour et l'option « Ignorer l'IA si le texte est déjà dans le fichier », il enrichit les cartes avec les textes de son équipe technique sans que l'IA ne les écrase, en utilisant l'intelligence artificielle uniquement là où les descriptions manquent encore.

Conseils

Préparez le fichier Excel avant de créer le profil. Assurez-vous qu'il comporte des en-têtes clairs sur la première ligne, aucune ligne vide au milieu et des codes-barres formatés sous forme de texte.

Utilisez des valeurs fixes pour les informations communes à tous les produits de la session (catégorie, gestionnaire, type). Ne gaspillez pas de colonnes Excel avec des données qui ne changent jamais.

Si vous avez deux fournisseurs avec des fichiers Excel de structure similaire, dupliquez le profil du premier et éditez uniquement les différentes pièces. Vous économiserez tout le travail de configuration du lien de colonne.

En fin de session, vérifiez les articles avec le statut « Erreur » : ils indiquent souvent des incohérences dans le fichier Excel (codes-barres incorrects, lignes manquantes) qui devront être corrigées avant la session suivante.

Créer des modèles d'instructions d'IA spécifiques pour le secteur de produits : mode, alimentation, électronique, pièces détachées industrielles. Un modèle avec des instructions détaillées produit des descriptions de bien meilleure qualité qu’un modèle générique.

Exigences

Pour utiliser le mode Excel de SiltaFlow, vous avez besoin de :

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