Modo Excel

Importa un archivo Excel con cientos de artículos, configura una vez la conexión entre columnas y campos de Odoo, luego escanea los códigos de barras de los productos físicos: la aplicación actualiza o crea cada ficha automáticamente, con descripciones generadas por inteligencia artificial y seguimiento completo del progreso.

Descripción General

El Modo Excel es la solución de SiltaFlow para quien gestiona catálogos grandes y ya dispone de un archivo Excel con los datos de los artículos. En lugar de insertar la información una por una, cargas el archivo directamente desde la aplicación, configuras un perfil de importación una sola vez, y luego escaneas los códigos de barras de los productos físicos: la aplicación encuentra automáticamente la fila correspondiente en el archivo, enriquece la información con inteligencia artificial y la escribe en Odoo.

Cada sesión de trabajo se registra fila por fila: puedes pausarla en cualquier momento y reanudarla al día siguiente sin perder el progreso ya completado. Los perfiles que configuras son reutilizables: la próxima semana, con un nuevo listado del mismo proveedor, bastará un toque para comenzar de nuevo.

Para usar el Modo Excel es necesario haber configurado ya la conexión al servidor Odoo. Consulta la guía Conexión y Autenticación si aún no lo has hecho.

Cargar el Archivo Excel

Cuando creas un nuevo perfil, en el tercer paso se te pide que selecciones el archivo Excel a usar como fuente de datos. Toca el botón "Seleccionar Archivo" para abrir el gestor de archivos del dispositivo: puedes explorar la memoria interna, tarjetas SD o servicios de almacenamiento en la nube como Google Drive o Dropbox.

Después de la selección, la aplicación muestra una vista previa con las primeras filas del archivo, para que puedas verificar inmediatamente que los datos sean los correctos. Si el archivo tiene varias hojas, un selector te permite elegir cuál usar antes de continuar.

En los archivos Excel, los códigos de barras que comienzan con cero (por ejemplo "0123456789") deben estar formateados como texto; de lo contrario, Excel podría truncar el cero inicial convirtiéndolos en números. Verifica este aspecto antes de crear el perfil.

Perfiles Reutilizables

Un perfil contiene toda la configuración necesaria para un tipo de importación: el archivo Excel a usar, la conexión entre las columnas del archivo y los campos en Odoo, las configuraciones de inteligencia artificial y el modo operativo. Una vez guardado, puedes reutilizarlo cada vez que recibas un nuevo listado del mismo proveedor.

Crear un nuevo perfil

Desde la pantalla principal del Modo Excel, toca "Nuevo Perfil". La creación ocurre en cuatro pasos guiados:

  1. Información básica — Asigna un nombre al perfil (por ejemplo "Ropa Otoño 2025 — Proveedor X") y elige el modo operativo: Actualización (para artículos ya presentes en Odoo) o Creación (para nuevos artículos a insertar).
  2. Configuración IA — Elige el modelo de instrucciones a usar para la generación automática de descripciones. También puedes activar la opción "Omitir descripción IA" si el archivo Excel ya contiene los textos definitivos y no quieres que la inteligencia artificial los reescriba.
  3. Archivo Excel — Selecciona el archivo, elige la hoja e indica la fila de encabezado. La vista previa inmediata te permite confirmar que los datos sean correctos.
  4. Conexión de columnas — Asocia cada columna del archivo Excel a un campo en Odoo. También puedes establecer valores fijos (iguales para todos los productos de la sesión) y configurar la conexión de códigos IVA e información sobre proveedores y empaques.

Gestionar perfiles existentes

Desde la pantalla principal puedes ver todos los perfiles guardados con nombre, archivo asociado y fecha de la última sesión. Toca un perfil para iniciarlo; el menú contextual ofrece las acciones: Modificar, Duplicar, Renombrar y Eliminar.

Conexión de Columnas y Campos de Odoo

La conexión entre las columnas del archivo Excel y los campos de Odoo es el corazón de la configuración del perfil. La aplicación carga automáticamente la lista completa de campos disponibles en tu Odoo, incluyendo los campos personalizados específicos de tu instalación.

Para cada campo que desees completar puedes elegir entre dos fuentes:

Tipos de campos soportados

Tipo de campo Ejemplos Notas
Texto Nombre, descripción, notas Valor insertado tal como está
Número Precio, peso, cantidad Soporta decimales con coma o punto
Texto formateado Descripción comercial, ficha técnica Ideal como entrada para la generación IA
Conexión Categoría, unidad de medida, responsable La aplicación sugiere automáticamente la opción más cercana entre las disponibles en Odoo
Selección Tipo de producto, categoría fiscal Elige entre las opciones disponibles en Odoo

Conexión de alícuotas IVA

Si el archivo Excel contiene alícuotas IVA como texto (por ejemplo "22%", "IVA Reducida", "Exenta"), puedes crear una tabla de correspondencia en el perfil: la aplicación traduce automáticamente cada etiqueta textual en la alícuota correspondiente en Odoo durante el escaneo. De esta manera no es necesario conocer los códigos técnicos internos de Odoo.

Información sobre proveedores

Si el archivo Excel incluye datos sobre el proveedor (código de artículo del proveedor, precio de compra, cantidad mínima de pedido, tiempos de entrega), puedes conectar estas columnas a la información del proveedor en Odoo. La aplicación busca automáticamente al proveedor en el sistema en función del nombre o código indicado en el archivo.

Múltiples empaques

Si el archivo Excel describe varios tipos de embalaje para el mismo producto (por ejemplo empaque individual, cartón de 6, pallet de 48), puedes configurar la asignación para cada uno. Para cada empaque puedes conectar nombre, cantidad por empaque y código de barras. En el momento de la carga, todos los empaques se crean en Odoo en una única operación.

Modos Operativos

El Modo Excel ofrece dos modos operativos que se eligen en el momento de crear el perfil. La elección depende de una única pregunta: ¿los artículos que estás procesando ya existen en Odoo o no?

Modo Actualización

Usa este modo cuando los artículos ya están presentes en el catálogo de Odoo y deseas actualizar su información: precios, descripciones, categorías, proveedores. Cuando escaneas un código de barras, la aplicación busca el producto en Odoo, encuentra la fila correspondiente en el archivo Excel y actualiza los campos configurados en el perfil. Si el producto no se encuentra en Odoo, el escaneo se marca como error sin interrumpir el trabajo.

Modo Creación

Usa este modo para insertar nuevos artículos en el catálogo de Odoo. Cuando escaneas un código de barras, la aplicación verifica primero que el producto no esté ya presente en Odoo: si lo encuentra, reporta el error para evitar duplicados. Si en cambio el producto aún no existe, recupera los datos del archivo Excel y crea la nueva ficha de producto con todos los campos configurados y la descripción generada por inteligencia artificial.

Comportamiento Actualización Creación
Producto encontrado en Odoo Procede y actualiza los campos Error: el producto ya existe
Producto no encontrado en Odoo Error: producto no encontrado Crea un nuevo artículo
Duplicados accidentales Imposible — sobrescribe el registro existente Prevenidos por la verificación preliminar
Caso de uso típico Actualización de listados, enriquecimiento de fichas Inserción de nuevos artículos, incorporación de proveedores

Antes de usar el Modo Creación en producción, siempre ejecuta una prueba en un ambiente Odoo de prueba con un pequeño subconjunto de artículos (5–10 productos). La creación de artículos no tiene un deshacer automático en Odoo.

La Sesión de Escaneo

Una vez iniciado el perfil, comienza la sesión de escaneo. Cada producto siempre sigue el mismo recorrido: escaneas el código de barras, la aplicación encuentra la fila en el archivo Excel, elabora los datos y los carga en Odoo. La barra de progreso muestra cuántos productos se han completado sobre el total de filas del archivo.

Métodos de escaneo

Puedes introducir códigos de barras de tres maneras diferentes, y la preferencia se recuerda para cada perfil:

Para sesiones con más de 100 productos, un escáner hardware Bluetooth es mucho más cómodo y rápido que la cámara. La aplicación no requiere ninguna configuración adicional si el dispositivo ya está emparejado.

Estados de progreso

Cada fila del archivo Excel se registra con un estado bien preciso, visible en la pantalla de la sesión:

Estado Significado
Cargado Producto elaborado y guardado correctamente en Odoo
En procesamiento La aplicación está generando la descripción IA o cargando los datos
Generado Descripción IA lista, en espera de carga en Odoo
En espera Fila encontrada en el archivo, datos listos, en cola para carga
Saltado Código de barras no encontrado en el archivo Excel
Error Problema durante la carga — el detalle es visible tocando la fila

Interrumpir y reanudar

Puedes interrumpir la sesión en cualquier momento: el progreso se guarda automáticamente después de cada producto completado. En el siguiente inicio del perfil, la aplicación sugiere reanudar desde donde te detuviste. Los productos ya cargados no se reprocesarán.

Generación de Descripciones con IA

Durante el escaneo, la aplicación puede generar automáticamente una descripción comercial para cada producto usando inteligencia artificial. La descripción se crea a partir de los datos presentes en el archivo Excel (nombre, categoría, especificaciones técnicas) y de las instrucciones del modelo seleccionado en el perfil.

Puedes elegir entre varios estilos de descripción creando modelos de instrucciones personalizados en la configuración: comercial, técnico, breve, para comercio electrónico, para un idioma específico y así sucesivamente. En el Modo Excel también está disponible la opción "Omitir IA si el texto ya está en el archivo": activándola, la inteligencia artificial genera la descripción solo para productos que aún no tienen un texto en el campo correspondiente del archivo Excel.

La generación de descripciones con IA consume créditos del servicio seleccionado. Los costos dependen del modelo y la longitud de los textos. Para sesiones con muchos productos, evalúa un modelo económico pero efectivo como configuración predeterminada.

Fotos de Productos

También en el Modo Excel puedes tomar fotos a los productos durante la sesión de escaneo. Después de haber escaneado un código de barras y mientras la aplicación elabora los datos del archivo, puedes tocar "Tomar Foto" para capturar una o más imágenes del producto físico.

La aplicación ofrece las mismas funciones fotográficas del Modo Online: eliminación automática del fondo, centrado del sujeto, elección del color del fondo y aplicación de un texto de marca de agua. Puedes configurar en el perfil si la foto es obligatoria antes de proceder con la carga.

Casos de Uso

El Modo Excel se adapta a escenarios muy diferentes. Aquí hay algunos ejemplos concretos de quién lo usa cada día.

Responsable de Compras — Incorporación de Nuevo Proveedor

María gestiona las compras de una cadena de ferretería. Cada vez que firma un acuerdo con un nuevo proveedor recibe un archivo Excel con 200–500 códigos de artículo. Con el Modo Creación, configura un perfil una sola vez y luego va al almacén con la aplicación. Escanea cada producto físico: si el código está en el archivo y aún no está en Odoo, el artículo se crea automáticamente con descripción generada por IA. En dos horas el catálogo está actualizado y listo para la venta.

Operador de Almacén — Actualización de Precios Estacional

Giuseppe trabaja en el almacén de un mayorista textil. Cada temporada recibe un nuevo listado XLSX con precios actualizados. Con el Modo Actualización y el perfil "Listado Estacional", escanea los rollos en llegada: la aplicación actualiza el precio de venta en Odoo y, si la descripción existente es obsoleta, genera una nueva. La tabla de alícuotas IVA resuelve automáticamente las correspondencias sin que Giuseppe tenga que conocer los códigos internos de Odoo.

Gerente de E-commerce — Lanzamiento Rápido de Nuevos Productos

Simón gestiona una tienda online y cada semana lanza nuevas referencias. Prepara un Excel con los datos base, usa el perfil "Lanzamiento Semanal", escanea los productos en el almacén. La IA genera descripciones optimizadas, las fotos se capturan con fondo eliminado. En una hora, 20–30 nuevos productos están listos online con imágenes y textos comerciales.

Gestor de Producto — Enriquecimiento de Catálogo Existente

Laura gestiona un catálogo de repuestos industriales: 3.000 artículos con fichas casi vacías. Ha preparado un Excel con descripciones técnicas y especificaciones. Con el Modo Actualización y la opción "Omitir IA si el texto ya está en el archivo", enriquece las fichas con los textos de su equipo técnico sin que la IA los sobrescriba, utilizando inteligencia artificial solo donde aún faltan descripciones.

Sugerencias

Prepara el archivo Excel antes de crear el perfil. Asegúrate de que tenga encabezados claros en la primera fila, ninguna fila vacía en el medio y códigos de barras formateados como texto.

Usa valores fijos para la información común a todos los productos de la sesión (categoría, responsable, tipo). No desperdicies columnas Excel para datos que nunca cambian.

Si tienes dos proveedores con archivos Excel estructurados de manera similar, duplica el perfil del primero y modifica solo las partes diferentes. Ahorrarás todo el trabajo de configurar la conexión de columnas.

Al final de la sesión, verifica los artículos con estado "Error": a menudo señalan incoherencias en el archivo Excel (códigos de barras erróneos, filas faltantes) que conviene corregir antes de la próxima sesión.

Crea modelos de instrucciones IA específicos para el sector de mercancía: moda, alimentario, electrónica, repuestos industriales. Un modelo con instrucciones detalladas produce descripciones de calidad muy superior respecto a un modelo genérico.

Requisitos

Para utilizar el Modo Excel de SiltaFlow son necesarios:

Anterior Modo Online Siguiente Cámara e IA de imágenes