Rückgaben

Verwalten Sie Kunden- und Lieferantenretouren direkt von Ihrem Smartphone aus. Erstellen Sie Retouren ausgehend von der ursprünglichen Bestellung, überprüfen Sie die Mengen Zeile für Zeile, wählen Sie den Lagerort für eingehende Waren aus und erhalten Sie bei Unstimmigkeiten automatische Benachrichtigungen.

Übersicht

Mit dem Retourenmodul von SiltaFlow können Sie den gesamten Lebenszyklus einer Retoure mobil verwalten, sowohl wenn ein Kunde Waren zurücksendet als auch wenn Sie etwas an einen Lieferanten zurücksenden müssen. Ausgangspunkt ist ein einziger Bildschirm – der Retouren-Hub – der in Echtzeit anzeigt, wie viele Retouren für jeden Typ ausstehen.

Von hier aus können Sie die gefilterten Listen öffnen, die Details jeder Retoure einsehen, die Mengen Zeile für Zeile festlegen und die Bewegung direkt auf Odoo validieren. Wenn die tatsächlichen Mengen nicht mit den erwarteten übereinstimmen, meldet die App automatisch die Anomalie und ermöglicht Ihnen die Erstellung eines Berichts mit einem einzigen Tastendruck.

Vor der Verwendung des Retourenmoduls muss in den App-Einstellungen die Art des Vorgangs (Kommissionierungstyp) für Kunden- und Lieferantenretouren konfiguriert werden. Sofern noch nicht geschehen, zeigt der Hub anstelle der Messgeräte die Schaltfläche „Jetzt konfigurieren“ an.

Der Resi-Hub

Wenn Sie den Abschnitt „Retouren“ von SiltaFlow öffnen, sehen Sie als Erstes zwei große Karten nebeneinander: eine für Kundenretouren und eine für Lieferantenretouren. Auf jeder Karte ist ein Abzeichen mit der Anzahl der Rücksendungen zu sehen, die gerade Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Diese werden in Echtzeit von Odoo abgerufen.

Wenn Sie die Zähler aktualisieren möchten, verwenden Sie die Pull-to-Refresh-Geste auf dem Bildschirm. Bei Verbindungsproblemen erscheint anstelle der Nummer ein Bindestrich (-), Sie können aber weiterhin normal auf die Listen zugreifen.

Kundenretouren betreffen Waren, die ins Lager zurückkehren (z. B. ein Kunde, der ein defektes Produkt zurücksendet). Lieferantenretouren betreffen die Waren, die ausgehen, weil Sie sie an den Lieferanten zurücksenden (z. B. ein Artikel, der fälschlicherweise oder nicht konform geliefert wurde).

Die Retourenlisten

Durch Berühren einer der beiden Karten im Hub gelangen Sie zur entsprechenden Liste. Oben finden Sie vier Schnellstatusfilter und eine Textsuchleiste.

Statusfilter

Alle – Zeigt alle aktiven Rückgaben an, mit Ausnahme derjenigen, die bereits abgeschlossen oder storniert wurden. Dies ist die Standardansicht, um einen Überblick über den aktuellen Job zu erhalten.
Bereit – Nur Retouren können Sie jetzt bearbeiten: Die Waren sind reserviert und die Vorgänge sind zur Validierung bereit. Entspricht der im Hub angezeigten Nummer.
Ausstehend – Rücksendungen bestätigt, warten aber auf etwas (Lagerverfügbarkeit, Autorisierung, Warenrückgabe). Nützlich, um zu überwachen, was bald kommt.
Abgeschlossen – Rücksendungen bereits validiert und registriert am Odoo. Sehen Sie sich diesen Filter an, um Ihren Verlauf zu überprüfen oder nach einer früheren Rückgabe zu suchen.

Forschung

Die Suchleiste filtert die Liste sofort, ohne dass neue Aufrufe an den Server erfolgen. Sie können suchen nach:

Rücksendenummer (z. B. RETURN/2024/00147)
Ursprüngliche Bestellnummer (z. B. SO/2024/03892 oder PO/2024/00891)
Name des Kunden oder Lieferanten (auch teilweise)

In jeder Zeile der Liste werden die Rücksendenummer, der Partner, der Status mit einem farbigen Abzeichen, das voraussichtliche Datum, ein Fortschrittsbalken und eine Dringlichkeitsanzeige angezeigt.

Das Rückgabedetail

Durch Antippen einer Retoure in der Liste öffnet sich der Detailbildschirm. Oben sehen Sie die wichtigsten Informationen: Rücksendenummer, aktueller Status, Partnername, voraussichtliches Datum und Verweis auf die ursprüngliche Bestellung. Bei Lieferantenrücksendungen werden, sofern verfügbar, auch Kurierinformationen (Spediteur und Sendungsverfolgungsnummer) angezeigt.

Unter der Überschrift finden Sie die Liste der zu verwaltenden Produktlinien. Für jede Zeile können Sie:

Stellen Sie die Menge ein. – Verwenden Sie die Tasten + und − oder berühren Sie direkt die Zahl, um den Wert einzugeben. In jeder Zeile wird außerdem die maximale Rückgabemenge angezeigt.
Standort wählen (nur Kundenretouren) – Für jede Zeile können Sie angeben, wo die eingehenden Waren gelagert werden sollen, beispielsweise in einem Quarantäne- oder Qualitätskontrollbereich. Wählen Sie den Standort aus dem Dropdown-Menü aus.
Fügen Sie eine Notiz hinzu (falls aktiviert) – Wenn die Notizenfunktion in den Einstellungen aktiv ist, verfügt jede Zeile über ein Textfeld, in das Sie den Grund für die Rückgabe oder andere Informationen für das Lager eintragen können.
Scanner verwenden – Tippen Sie auf das Scannersymbol in der Kopfzeile, um die Kamera oder den Hardwarescanner zu aktivieren. Durch das Scannen des Barcodes eines Produkts identifiziert SiltaFlow automatisch die entsprechende Zeile. Wenn die Option aktiviert ist, wird der Betrag bei jedem Scan ebenfalls um 1 erhöht.

Am unteren Bildschirmrand finden Sie die Validierungsschaltfläche. Sein Aussehen ändert sich je nach Retourentyp: Es hat ein goldenes Häkchen-Symbol für Kundenretouren und ein blaues LKW-Symbol für Lieferantenretouren. Vor der Bestätigung zeigt die App eine Zusammenfassung an, um versehentliche Validierungen zu vermeiden.

Wenn Sie bei vielen Produkten eine Retoure verwalten müssen, nutzen Sie den Scanner: Er ist viel schneller als der manuelle Stepper. Wenn die Option „Automatische Bestätigung“ aktiviert ist, scannen Sie einfach jedes Stück einzeln und die Menge wird automatisch aktualisiert.

Erstellen Sie eine Retoure aus einer Bestellung

Wenn die Retoure am Odoo noch nicht existiert, können Sie diese direkt aus der App ausgehend von der ursprünglichen Bestellung (Lieferung oder Quittung) erstellen. Der Prozess ist geführt und erfordert einige Schritte.

Schritte zum Erstellen einer Retoure

Quelldokument auswählen – Suchen Sie nach der Lieferung (für eine Kundenretoure) oder dem Beleg (für eine Lieferantenretoure), aus der Sie die Retoure erstellen möchten. Sie können nach Bestellnummer, Kunden-/Lieferantenname oder Datum suchen. Es werden nur bereits abgeschlossene Dokumente angezeigt.
Wählen Sie die zurückzugebenden Zeilen aus. – Die App zeigt alle Zeilen der Originalbestellung mit der jeweils maximal rückzahlbaren Menge an. Wenn ein Produkt bereits zuvor zurückgegeben wurde, wird die bereits zurückgegebene Menge als Warnung rot angezeigt.
Mengen festlegen – Stepper für jede Reihe verwenden. Die Schaltfläche „Alle max. auswählen“ füllt alle Zeilen mit der maximal zulässigen Menge in einem Tastendruck. Die Schaltfläche „Alles zurücksetzen“ setzt alles auf Null zurück, um von vorne zu beginnen.
Rückgabe erstellen – Tippen Sie auf „Rückgabe erstellen“. Die App sendet die Anfrage an Odoo und führt Sie nach der Erstellung der Retoure direkt zu deren Detailbildschirm, um mit der Validierung fortzufahren.

Die maximale Rückgabemenge für jede Zeile wird automatisch berechnet: Es handelt sich um die ursprüngliche Menge der Bestellung abzüglich etwaiger bereits zuvor registrierter Rückgaben. Sie können diesen Wert nicht überschreiten, um Buchhaltungsdiskrepanzen bei Odoo zu vermeiden.

Anomalieerkennung

Nach der Validierung – aber auch vorher jederzeit – können Sie prüfen, ob es Abweichungen zwischen den von Ihnen tatsächlich verwalteten Mengen und den erwarteten Mengen aus der ursprünglichen Bestellung gibt. SiltaFlow vergleicht diese Werte automatisch und klassifiziert die Unterschiede in drei Kategorien.

Arten von Anomalien

Nicht zurückgegeben (rot) – Ein Produkt war in der Bestellung enthalten, wurde aber nicht einmal teilweise zurückgegeben. Es handelt sich um die schwerwiegendste Anomalie.
Teilretoure (gelb) – Die zurückgegebene Menge ist geringer als die Bestellmenge. Die Bestellung umfasste beispielsweise 5 Stück, es wurden jedoch nur 3 zurückgesandt.
Zu viel zurückgegeben (rosa) – Die zurückgegebene Menge ist größer als erwartet. Dies kann auf einen Eingabefehler oder unerwartete zusätzliche Waren hinweisen.

Anomalien werden in einer Zusammenfassung mit Farben und Zählern nach Typ angezeigt. Wenn Sie vor der Validierung einen Eingabefehler entdecken, können Sie zum Detail zurückkehren, die Mengen korrigieren und die Anomalien überprüfen, ohne dass die geleistete Arbeit verloren geht.

Erstellen Sie einen Anomaliebericht

Im Anomalienbildschirm finden Sie unten eine schwebende Schaltfläche (FAB). Durch Antippen erstellt die App einen strukturierten Bericht mit der Rücksendereferenz, Datum und Uhrzeit, dem Namen des Bedieners und den Details jeder Abweichung. Sie können den Bericht per E-Mail, WhatsApp oder einer anderen auf Ihrem Gerät installierten App teilen oder lokal speichern.

Überprüfen Sie die Anomalien, bevor Sie die Retoure validieren: Es ist der richtige Zeitpunkt, etwaige Mengenfehler zu korrigieren, ohne zu einem späteren Zeitpunkt Korrekturbewegungen auf Odoo erstellen zu müssen.

Praxisbeispiele

Kundenretoure für defekte Ware

Ein Kunde meldet, dass 3 erhaltene Stücke defekt sind und schickt sie zurück. Suchen Sie im Modul „Kundenretouren“ nach der Retoure, die bereits vom Vertriebsteam erstellt wurde, oder erstellen Sie sie selbst, ausgehend von der ursprünglichen Lieferung. Wählen Sie die 3 defekten Teile aus, geben Sie den Bereich „Qualitätskontrolle“ als Zielort an, fügen Sie eine Notiz „Oberflächenkratzer“ hinzu und tippen Sie auf die Schaltfläche „Bestätigen“. Odoo zeichnet die Lagerrückgabe im richtigen Bereich auf.

Lieferantenretoure wegen falscher Ware

Eine Quittung enthielt 10 Einheiten der falschen Komponente. Sie erstellen eine Lieferantenretoure ausgehend vom Quellbeleg: Wählen Sie die Komponentenzeile aus, stellen Sie die Menge auf 10 (das Maximum) ein und erstellen Sie die Retoure. Geben Sie die Sendungsverfolgungsnummer des Kuriers in das entsprechende Feld ein und bestätigen Sie mit der LKW-Taste. Der Bestand auf Odoo wird korrekt dekrementiert.

Teilweise Rückkehr mit Anomalie

Der Kunde hatte 5 Stück bestellt und gibt nur 3 zurück. Die Retoure wurde für alle 5 erstellt, aber beim physischen Zählen finden Sie nur 3. Setzen Sie die Menge auf 3 und sie sind gültig. Die App erkennt automatisch die teilweise Rückgabe von 2 Einheiten, zeigt die Zusammenfassung in Gelb an und bietet Ihnen die Schaltfläche zum Erstellen des Berichts. Sie senden es per E-Mail an den Vertriebsleiter zur Nachverfolgung.

Gibt Moduleinstellungen zurück

Alle Einstellungen für das Retourenmodul finden Sie unter Einstellungen › Retouren in der App. Sie müssen sie mindestens einmal konfigurieren, bevor Sie das Modul verwenden.

Betriebsarten (Kommissionierart)

Sie müssen die numerische ID des Transaktionstyps Odoo angeben, die für Kundenretouren und Lieferantenretouren verwendet werden soll. Sie finden diese IDs im Backend Odoo unter Inventar → Konfiguration → Vorgangstypen, indem Sie den Entwicklermodus aktivieren (fügen Sie ?debug=1 zur URL hinzu). Typische Werte sind 5 für Kundenretouren und 6 für Lieferantenretouren, können jedoch je nach Konfiguration Ihrer Installation variieren.

Standorte

Konfigurieren Sie die Retourenorte für Kundenretouren (wo die Waren physisch in das Lager gelangen) und die Zielorte für Lieferantenretouren (wo die Waren an den Lieferanten gehen). Diese Standorte werden standardmäßig verwendet, aber für Kundenretouren können Sie sie jederzeit direkt im Detail zeilenweise ändern.

Zeilennotizen

Wenn Sie den Grund für die Rückgabe in jeder einzelnen Zeile vermerken möchten, aktivieren Sie die Option „Zeilennotizen“ und geben Sie den Namen des Feldes Odoo an, in das der Wert geschrieben werden soll (z. B. x_return_reason). Das Feld muss bereits in der Vorlage stock.move.line Ihrer Installation vorhanden sein: Erstellen Sie es über Odoo Studio, bevor Sie diese Option konfigurieren.

Tipps

Wenn ein Kunde alles zurückgibt, was er bestellt hat, verwenden Sie „Alle max. auswählen“ auf dem Build-Bildschirm: Füllen Sie alle Zeilen mit einem Fingertipp aus, anstatt den Stepper für jede Zeile zu verwenden.

Nutzen Sie den Filter „Bereit“ zu Beginn der Schicht, um sofort zu sehen, was Sie ohne Wartezeit verarbeiten können. „Ausstehende“ Rücksendungen sind noch nicht durchführbar und werden von Ihnen gesondert geprüft.

Wenn die Produkte über GS1-128-Barcodes verfügen (üblich in der Pharma-, Lebensmittel- und Industriebranche), dekodiert der Scanner diese automatisch, indem er sowohl den Produktcode als auch die Chargennummer extrahiert. Dadurch entfällt die manuelle Batch-Eingabe und die Fehlerquote wird reduziert.

Verwenden Sie Einlagerungsorte, um zurückgegebene Waren direkt in den richtigen Bereich zu schicken: Quarantäne, Qualitätskontrolle, Aufbereitung. Auf diese Weise müssen Sie die Waren nach der Validierung nicht manuell bewegen.

Grenzen des Wissens

Konfiguration erforderlich – Das Modul funktioniert nicht ohne konfigurierte Kommissionierungstypen. Wenn Sie diese nicht im Backend Odoo finden, wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator.
Nur aus abgeschlossenen Bestellungen – Sie können eine Retoure nur aus Lieferungen oder Belegen erstellen, die bereits am Odoo validiert wurden. Es ist nicht möglich, eine Retoure aus einer Bestellung zu erstellen, die noch offen oder in Bearbeitung ist.
Zeilenstandort: Nur Kundenretouren – Die Auswahl des einzelnen Zielorts ist nur für Kundenretouren verfügbar. Für Lieferantenretouren wird immer der in den Einstellungen konfigurierte Standardstandort verwendet.
Notizenfeld: Muss auf Odoo vorhanden sein – Wenn Sie Zeilennotizen verwenden möchten, muss das benutzerdefinierte Feld bereits in der Vorlage Odoo vorhanden sein. Die App erstellt es nicht selbst.
Ein Lager nach dem anderen – Die Listen zeigen die Retouren des aktiven Lagers in den Einstellungen. Um an einem anderen Lager zu arbeiten, müssen Sie es in den Einstellungen ändern und die Liste neu laden.