Empfänge

Vollständiger Leitfaden zum Wareneingang: Suchen Sie nach dem Lieferdokument, scannen Sie die Produkte, verwalten Sie Chargen und Seriennummern, melden Sie Anomalien mit Fotos und schließen Sie den Empfang in nur wenigen Schritten ab.

Übersicht

Der Abschnitt „Belege“ ist das Tool von SiltaFlow zur Verwaltung des Wareneingangs im Lager. Wenn ein Lieferant die Waren liefert, öffnen Sie das entsprechende Empfangsdokument, scannen Sie die Produkte einzeln – oder in großen Mengen – und bestätigen Sie die erhaltenen Mengen. SiltaFlow aktualisiert Odoo bei jedem Vorgang in Echtzeit.

Sie können auf die Belege über den Hauptbildschirm von SiltaFlow im Abschnitt „Lager → Beleg“ zugreifen. Wenn Sie bereits eine Bestellung geöffnet haben, können Sie direkt zum verknüpften Beleg navigieren, indem Sie in der Bestellung auf die entsprechende Schaltfläche tippen.

Empfänge erfordern eine aktive Verbindung zum Server Odoo. Alle Mengenänderungen werden während des Vorgangs direkt in Odoo gespeichert – eine manuelle Endspeicherung ist nicht erforderlich.

Empfangsliste

Wenn Sie den Bereich „Belege“ betreten, finden Sie die Liste aller ausstehenden Lieferungen, sortiert nach Dringlichkeit. In jeder Zeile werden die Dokumentnummer, der Name des Lieferanten, das voraussichtliche Lieferdatum, die Anzahl der zu empfangenden Produkte und ein Fortschrittsbalken angezeigt, der angibt, wie viele Zeilen bereits abgeschlossen wurden.

Staat Farbe Bedeutung Was können Sie tun?
Warten Gelb Dokument erstellt, Ware noch nicht eingetroffen Öffnen Sie das Detail und weisen Sie einen Operator zu
Bereit Blau Verfügbar für den Empfang Produkte scannen, Mengen eingeben, Auffälligkeiten melden
Dringend Rot Liefertermin überschritten oder Priorität hoch Verwalten Sie mit Priorität
Abgeschlossen Grün Empfang geschlossen und bestätigt Konsultieren Sie den Verlauf und sehen Sie sich das PDF mit den Anomalien an
Nachbestellung Celeste Teilweise Empfang, ein Teil der Ware wartet noch Empfangen Sie weiter, wenn der Rest eintrifft

Mithilfe der Suchleiste oben in der Liste können Sie nach Dokumentnummer, Lieferant oder Chargennummer suchen. Wenn Sie über einen Hardware-Scanner verfügen, können Sie das Etikett auf der Sendung direkt scannen, um das entsprechende Dokument zu öffnen, ohne die Liste durchsuchen zu müssen.

Eröffnen Sie einen Empfang

Tippen Sie auf ein Dokument in der Liste, um den Detailbildschirm zu öffnen. Sie finden die Liste aller erwarteten Produkte mit den angeforderten und bereits registrierten Mengen. Der Fortschrittsbalken oben zeigt den gesamten Empfangsfortschritt.

Über das Menü oben können Sie den Empfang einem bestimmten Betreiber zuweisen. Dies ist in Lagern nützlich, in denen mehrere Personen gleichzeitig an demselben Dokument arbeiten.

Wenn ein Kollege von Ihnen dasselbe Dokument ändert, während Sie arbeiten, warnt Sie SiltaFlow mit einem Banner am oberen Bildschirmrand. Tippen Sie auf „Aktualisieren“, um die neuesten Änderungen anzuzeigen, ohne dass Ihre Arbeit verloren geht.

Notieren Sie die Mengen

Für jedes Produkt in der Liste können Sie die erhaltene Menge auf unterschiedliche Weise erfassen, je nachdem, wie Sie am liebsten arbeiten:

Sprachbefehle sind besonders nützlich, wenn Sie mit Handschuhen arbeiten oder wenn die Verwendung des Touchscreens unpraktisch ist. Sie können auch die automatische Aktivierung des Mikrofons nach jedem Scan aktivieren: Sie scannen das Produkt und das Mikrofon öffnet sich für die Menge.

Barcode-Scannen

SiltaFlow erkennt alle Arten von Etiketten auf Sendungen, von einfachen Codes bis hin zu komplexen Etiketten, die in der Lebensmittel-, Pharma- und Logistikbranche verwendet werden.

Standardcodes

EAN-13, EAN-8, UPC, Code 128, QR-Code und andere gängige Formate. Durch das Scannen eines Standardcodes identifiziert SiltaFlow das entsprechende Produkt und fügt der Linie eine Einheit hinzu. Wenn der Code zu einer Mehrfachpackung gehört (z. B. 12er-Karton), wird die Packungsmenge automatisch hinzugefügt.

Etiketten mit mehreren Informationen

Viele Lebensmittel-, Pharma- und Industrieprodukte verfügen über Etiketten, die mehrere Informationen in einem einzigen Code enthalten: neben dem Produktcode auch die Chargennummer, das Verfallsdatum und die Menge. SiltaFlow liest diese Etiketten intelligent: Ein einziger Scan identifiziert das Produkt, ordnet die Charge zu, legt das Verfallsdatum fest und füllt die Menge vor – alles automatisch, ohne manuelle Eingabe.

Etiketten mit Gewicht

Wenn Ihre Lieferanten Etiketten verwenden, auf denen das Paketgewicht im Code eingebettet ist (typisch für Produkte, die nach Gewicht verkauft werden), extrahiert SiltaFlow das Gewicht automatisch. Sie können mehrere Pakete nacheinander scannen: Die Gewichte werden nach und nach zum Gesamteingang addiert.

Hardware-Scanner Zebra

Wenn Sie ein Zebra-Gerät (TC21, TC26, TC52 und ähnliches) verwenden, wird SiltaFlow ohne zusätzliche Konfiguration automatisch in den Hardware-Scanner des Geräts integriert. Der Scanner funktioniert sowohl in der Belegliste (zum Öffnen des Dokuments) als auch im Detailbildschirm (zur Identifizierung der Produkte).

Lose und Seriennummern

Bei Produkten, die Odoo mit Chargen- oder Seriennummer verfolgt, führt Sie SiltaFlow beim Empfang durch die Zuordnung. Sie müssen den technischen Aufbau nicht kennen: Die App erkennt automatisch, ob für ein Produkt eine Chargen- oder Seriennummer erforderlich ist und zeigt Ihnen die richtigen Optionen an.

Weisen Sie viel zu

Sie können ein Los auf drei Arten zuweisen:

Wenn Ihre Lieferantenetiketten sowohl den Produktcode als auch die Chargennummer und das Verfallsdatum in einem Code enthalten, wird durch das Scannen dieses Codes automatisch alles: Produkt, Charge und Verfallsdatum in einem Vorgang zusammengefasst.

Seriennummern

Bei serienmäßig verfolgten Produkten muss jede Einheit eine eigene, eindeutige Seriennummer haben. SiltaFlow erlegt automatisch die Menge 1 für jede Serienlinie auf: Scannen oder geben Sie die Seriennummer für jedes einzelne empfangene Stück ein.

Warenziel

Wenn in Ihrem Lager auf Odoo Zielregeln konfiguriert sind (zum Beispiel: „Gekühlte Produkte gehen in die Kühlzone“, „Rohstoffe gehen in Lager A“), wendet SiltaFlow diese beim Empfang automatisch an.

Für jedes erhaltene Produkt zeigt die App, sofern eine geltende Regel vorliegt, eine Karte mit dem vorgeschlagenen Zielort an. Sie haben zwei Möglichkeiten:

Anomalien melden

Wenn Ihnen beim Empfang Produkte auffallen, die beschädigt sind, Flecken aufweisen, fehlen oder andere Probleme aufweisen, können Sie direkt in der App eine Anomalie melden. Anomalien sind mit der jeweiligen Produktlinie verknüpft und können Fotos zur Dokumentation enthalten.

So protokollieren Sie eine Anomalie

  1. Tippen Sie auf das Anomaliesymbol in der Zeile des betroffenen Produkts
  2. Wählen Sie die Art des Problems: Defekt, Fleckig, Defekt, Fehlend, Sonstiges
  3. Geben Sie die Menge an, um die es geht, und fügen Sie eine beschreibende Anmerkung hinzu
  4. Machen Sie ein oder mehrere Fotos des Problems, um es visuell zu dokumentieren
  5. Bestätigen: Die Anomalie wird gespeichert und erscheint in der endgültigen Zusammenfassung

PDF-Bericht und Qualitätshinweis

Am Ende des Empfangs können Sie ein PDF mit allen erfassten Anomalien erstellen: Es enthält die Zusammenfassung des Dokuments, die Tabelle der Anomalien nach Produkt und die beigefügten Fotos mit Datum und Uhrzeit. Sie können dieses PDF direkt als Qualitätswarnung an Odoo senden – es wird von der Qualitätsabteilung im Backend angezeigt, mit allen angehängten Fotos.

Notieren Sie stets Anomalien, bevor Sie den Empfang bestätigen. Sobald das Dokument am Odoo geschlossen ist, erfordern alle Anpassungen zusätzliche manuelle Vorgänge im Backend.

Bestätigen Sie den Empfang

Wenn Sie die Mengen für alle Produkte erfasst haben, tippen Sie unten auf dem Bildschirm auf die Schaltfläche „Bestätigen“. SiltaFlow zeigt eine Zusammenfassung der Abweichungen an, bevor Sie fortfahren, sodass Sie überprüfen können, ob alles korrekt ist.

Linienfarbe Situation Was zu tun ist
Grün Die erhaltene Menge entspricht der angeforderten Keine Aktion erforderlich
Gelb Nur ein Teil der erwarteten Ware erhalten Erwägen Sie die Erstellung einer Nachbestellung für das fehlende Teil
Rot Für dieses Produkt sind keine Mengen erfasst Überprüfen Sie, ob die Ware noch nicht angekommen ist oder ob Sie sie registrieren müssen
Blau Mehr Ware erhalten als bestellt Erkundigen Sie sich beim Lieferanten und protokollieren Sie gegebenenfalls eine Anomalie

Teilweise Empfang und Rückstand

Wenn Sie nicht alle erwarteten Waren erhalten haben, werden Sie von SiltaFlow gefragt, wie mit unvollständigen Zeilen umzugehen ist:

Praxisbeispiele

Kompletter Empfang mit Scanner

  1. Scannen Sie in der Empfangsliste den Code auf dem Versandetikett: Das entsprechende Dokument wird automatisch geöffnet.
  2. Scannen Sie die Etiketten auf jedem Karton oder jeder Verpackung. Für jedes erkannte Produkt wird die Menge in Echtzeit aktualisiert. Wenn auf dem Etikett auch die Chargennummer und das Verfallsdatum angegeben sind, werden diese automatisch ausgefüllt.
  3. Der Fortschrittsbalken schreitet mit jeder abgeschlossenen Zeile voran. Wenn alle Linien grün sind, tippen Sie auf Bestätigen.
  4. Überprüfen Sie die Zusammenfassung – alles ist grün – und bestätigen Sie. Der Wareneingang wird geschlossen und das Lager aktualisiert.

Empfang mit beschädigten Produkten

  1. Öffnen Sie das Empfangsdokument und scannen Sie intakte Produkte wie gewohnt.
  2. Wenn Sie beschädigte Produkte finden, tippen Sie in der entsprechenden Zeile auf das Anomaliesymbol. Wählen Sie „Defekt“, geben Sie die beschädigte Menge an (z. B. 3) und fügen Sie eine Notiz hinzu.
  3. Machen Sie Fotos vom Schaden direkt aus der App. Sie können so viele nehmen, wie Sie benötigen.
  4. Notieren Sie die tatsächlich nutzbare Menge (z. B. 17 statt 20) auf der Produktlinie und fahren Sie mit dem Rest des Belegs fort.
  5. Tippen Sie vor der Bestätigung auf „Anomalie-PDF generieren“. Das Dokument wird mit angehängten Fotos erstellt und Sie können es als Qualitätsmitteilung direkt an Odoo senden.
  6. Bestätigen Sie den Empfang. Wählen Sie für die 3 fehlenden Einheiten, ob Sie einen Rückstand erstellen (auf Ersatz warten) oder ohne Rückstand schließen möchten.

Empfang mit Sprachbefehlen

  1. Aktivieren Sie in Ihren Scannereinstellungen die Option „Mikrofon nach dem Scannen automatisch einschalten“.
  2. Scannen Sie das erste Produkt. Das Mikrofon aktiviert sich: Sagen Sie die Menge laut, zum Beispiel „achtundvierzig“.
  3. SiltaFlow interpretiert den Befehl und aktualisiert die Menge. Wenn das Vertrauen hoch ist, fahren Sie direkt fort; andernfalls wird eine schnelle Bestätigung angezeigt.
  4. Scannen und sprechen Sie weiter für jedes Produkt. In der letzten Zeile können Sie „alle“ sagen, um die gesamte angeforderte Menge zu erhalten.

Erweiterte Funktionen

Foto auf dem Dokument

Neben Fotos von Anomalien können Sie auch allgemeine Fotos machen, die mit dem gesamten Wareneingang verknüpft sind – zum Beispiel das Foto der kompletten Palette bei der Ankunft oder den Lieferschein des Lieferanten. Diese Fotos werden auf Odoo gespeichert, das mit dem Dokument verknüpft ist, und können vom Backend aus eingesehen werden.

Betreiberzuordnung

Sie können den Empfang einem bestimmten Betreiber zuweisen, indem Sie in der Benutzerliste Odoo auswählen. Die Aufgabe wird im Dokument gespeichert und ist für alle im Backend sichtbar.

Echtzeit-Updates

Während Sie an einem Dokument arbeiten, prüft SiltaFlow regelmäßig, ob jemand anderes Änderungen vorgenommen hat. In diesem Fall erscheint oben auf dem Bildschirm eine Warnung mit der Schaltfläche „Aktualisieren“, um die neuesten Änderungen zu laden.

Tipps

Bitten Sie Ihre wichtigsten Lieferanten, Etiketten zu verwenden, die Produktcode, Charge, Verfallsdatum und Menge in einem einzigen Code enthalten. Ein einziger Scan füllt alle Felder automatisch aus, wodurch die Zeit pro Zeile drastisch reduziert wird.

Konfigurieren Sie die Targeting-Regeln für Odoo für jede Produktkategorie. Einmal eingestellt, schlägt SiltaFlow sie bei jedem Empfang automatisch vor und verhindert so Standortfehler.

Verwenden Sie „Rückstand erstellen“ nur für Waren, von denen Sie wissen, dass sie später eintreffen. Für Waren, die dauerhaft nicht verfügbar sind, verwenden Sie „Ohne Rückstand schließen“ und protokollieren Sie den Vorfall „Fehlend“. Ungenutzte offene Rückstände erschweren die Nachverfolgung tatsächlich ausstehender Belege.

Wenn Sie mehr erhalten, als Sie bestellt haben, dokumentieren Sie die Überlieferung immer mit einer Anomalie, bevor Sie die Bestellung bestätigen. Sobald das Dokument geschlossen ist, erfordern Anpassungen zusätzliche manuelle Vorgänge.

Suchen Sie bei Produkten mit Ablaufdatum nach Etiketten, deren Code das Ablaufdatum enthält. Auf diese Weise weist SiltaFlow jeder Charge automatisch das richtige Datum zu, ohne dass das Risiko von Übertragungsfehlern besteht.

Anforderungen

Um die Belege von SiltaFlow zu verwenden, benötigen Sie:

Vorheriger Bestellungen