Bestellungen

Erstellen, konsultieren und verwalten Sie Bestellungen direkt von Ihrem Android-Smartphone aus. Scannen Sie Produktbarcodes, verfolgen Sie eingegangene Mengen und erstellen Sie Anomalieberichte – und das alles, ohne Ihren Computer zu berühren.

Übersicht

Im Abschnitt „Bestellungen“ von SiltaFlow können Sie den gesamten Beschaffungszyklus von Ihrem Android-Gerät aus verwalten. Sie können alle aktiven Bestellungen auf Odoo sehen, neue erstellen, die bestellten Produkte hinzufügen oder ändern und die Bestellung durch die verschiedenen Status weiterleiten, bis die Waren vollständig eingegangen sind.

Sie finden diese Funktion im Lagerbereich von SiltaFlow im Abschnitt „Eingang“. Es ist in das Quittungsmodul integriert: Von einer bestätigten Bestellung aus können Sie die zugehörigen ausstehenden Quittungen direkt öffnen, ohne manuell suchen zu müssen.

Um diese Funktion nutzen zu können, ist eine aktive Verbindung zum Server Odoo erforderlich. Alle Änderungen werden in Echtzeit gespeichert: Es gibt keinen Offline-Modus für Bestellungen.

Die Bestellliste

Wenn Sie den Abschnitt öffnen, sehen Sie die Liste aller auf Odoo vorhandenen Bestellungen. In jeder Zeile werden die Bestellnummer, der Name des Lieferanten, das voraussichtliche Lieferdatum und ein farbiges Abzeichen angezeigt, das den aktuellen Status anzeigt.

Wenn für eine Bestellung noch offene Belege vorhanden sind, wird neben dem Statussymbol ein Versandsymbol angezeigt: So können Sie schnell erkennen, welche Bestellungen auf Waren warten.

Bedeutung von Statusabzeichen

Staat Bedeutung Aktionen verfügbar
Entwurf Bestellung noch nicht an Lieferanten gesendet Bestätigen, Löschen
Bestätigt Bestellung abgeschickt, warte auf die Ware Abbrechen, entsperren, PDF drucken
Empfangen Ware noch nicht vollständig erhalten Abbrechen, PDF drucken, Empfangen öffnen
Abgeschlossen Alle Waren sind eingegangen PDF drucken, Anomaliebericht

Suche und Filter

Verwenden Sie die Suchleiste, um eine Bestellung anhand der Nummer, des Lieferantennamens oder der Referenz zu finden. Die Ergebnisse werden während der Eingabe aktualisiert, Sie müssen nicht die Eingabetaste drücken. Sie können Ihre Suche mit Statusfiltern (Alle, Entwurf, Bestätigt, Zu erhalten, Abgeschlossen) kombinieren, um die Liste weiter einzugrenzen.

Wenn ein LKW ankommt, wenden Sie sofort den Filter „Zu erhalten“ an: Sie sehen nur die Bestellungen, die auf Waren warten, und finden schnell, was Sie brauchen, ohne durch die gesamte Liste scrollen zu müssen.

Erstellen Sie eine neue Bestellung

Um eine Bestellung zu erstellen, tippen Sie auf die Schaltfläche (+) oben rechts im Listenbildschirm. Ein Panel wird direkt auf demselben Bildschirm geöffnet, ohne dass Sie irgendwohin navigieren müssen.

Beginnen Sie mit der Eingabe des Lieferantennamens in das entsprechende Feld: Nach einer kurzen Pause erscheint eine Liste mit den auf Odoo gefundenen Lieferanten. Wählen Sie aus, was Sie brauchen. Wenn der Lieferant noch nicht existiert, finden Sie die Möglichkeit, einen neuen zu erstellen: Es öffnet sich ein kleines Formular, in das Sie Ihren Namen, Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ihre Telefonnummer und Ihre E-Mail-Adresse eingeben können.

Legen Sie Ihren voraussichtlichen Liefertermin fest und fügen Sie etwaige Notizen hinzu. Tippen Sie auf „Als Entwurf speichern“: Die Bestellung wird auf Odoo erstellt und der Bildschirm wechselt automatisch zu „Einzelhandel“, sodass Sie Produkte hinzufügen können.

Eine als Entwurf erstellte Bestellung ist für den Lieferanten noch nicht sichtbar. Sie können vor der Bestätigung beliebig viele Produkte hinzufügen und bearbeiten. Erst durch die Bestätigung wird die Bestellung am Odoo offiziell.

Die Bestelldetails

Der Detailbildschirm zeigt alle Bestellinformationen aufgeteilt in drei Teile: die Kopfzeile mit Lieferantendaten und -aktionen, die Liste der bestellten Produkte und die Zusammenfassung der Gesamtsummen.

Kopfzeile

Hier finden Sie den Namen und die Kontaktdaten des Lieferanten, die Bestellnummer, den voraussichtlichen Liefertermin und den aktuellen Status mit der farbigen Plakette. Sie können auch einen Auftragsmanager zuweisen, indem Sie Odoo aus der Benutzerliste auswählen: Der Manager erhält von Odoo automatische Benachrichtigungen über Bestätigungen und Fristen.

Bestellte Produkte

In jeder Bestellzeile werden der Produktname, die bestellte Menge, die bereits erhaltene Menge, der Stückpreis und die Zwischensumme angezeigt. Anhand der Farbe der erhaltenen Menge erkennen Sie sofort, wie der Empfang verläuft:

Wenn die Bestellung bereits bestätigt oder noch zu erhalten ist, sind die Positionen gesperrt und Sie können sie nicht direkt ändern. Nutzen Sie zunächst die Aktion „Entsperren“, um Änderungen zu ermöglichen, ohne den Bestellstatus zu ändern.

Zusammenfassung der Gesamtsummen

Am unteren Bildschirmrand finden Sie den steuerpflichtigen Betrag, die gesamte Mehrwertsteuer und die Bestellsumme. Die Werte werden jedes Mal automatisch aktualisiert, wenn Sie eine Zeile bearbeiten oder hinzufügen.

Produkte hinzufügen und bearbeiten

Sie können Produkte auf drei verschiedene Arten zur Bestellung hinzufügen, je nachdem, wie Sie am liebsten arbeiten:

In allen Fällen öffnet sich nach der Produktauswahl ein Fenster zur Eingabe der Menge. Sie können den Wert mit den Tasten „+“ und „-“ erhöhen oder verringern oder ihn direkt eingeben. Bestätigen Sie, um die Zeile in der Bestellung Odoo zu speichern.

Um eine bereits eingefügte Zeile zu bearbeiten, tippen Sie direkt in der Liste auf die Menge oder den Stückpreis. Um es zu löschen, verwenden Sie die Mülleimer-Schaltfläche rechts neben der Zeile: Sie werden um eine Bestätigung gebeten, bevor Sie fortfahren.

Wenn Sie mit einem Zebra-Terminal arbeiten, ist der Hardware-Scanner viel schneller als die Kamera. Stellen Sie DataWedge auf SiltaFlow und Scans werden sofort ausgeführt, ohne dass die Kamera geöffnet werden muss.

Aktionen zum Orden

In der oberen Symbolleiste werden nur Aktionen angezeigt, die für den aktuellen Bestellstatus gelten. Sie werden nie Schaltflächen sehen, die Sie nicht verwenden können.

Bestätigen Sie die Bestellung

Wenn der Bestellentwurf fertig ist, tippen Sie auf „Bestellung bestätigen“. Es öffnet sich ein Bestätigungsfenster – tippen Sie auf „Bestätigen“, um fortzufahren. Der Status ändert sich von Entwurf zu Bestätigt und Odoo erstellt automatisch das zugehörige Empfangsdokument.

Entsperren Sie eine Bestellung, um sie zu bearbeiten

Wenn Sie die Zeilen einer bereits bestätigten Bestellung bearbeiten müssen, tippen Sie auf „Entsperren“. Die Bestellung bleibt im Status „Bestätigt“, die Zeilen können jedoch bearbeitet werden. Nachdem Sie Änderungen vorgenommen haben, können Sie den Auftrag erneut bestätigen, um den Block erneut auszuführen.

Abbrechen oder löschen

Sie können eine bestätigte oder ausstehende Bestellung stornieren. Wenn sich die Bestellung jedoch noch im Entwurfsstadium befindet, können Sie sie dauerhaft löschen. Achtung: Die Löschung ist unwiderruflich, während bei der Stornierung weiterhin eine Spur der Bestellung auf Odoo verbleibt.

Drucken Sie das PDF der Bestellung aus

Tippen Sie auf „PDF drucken“, um das offizielle Bestelldokument aus Odoo zu generieren. Es öffnet sich ein Fenster mit zwei Optionen: „Ansicht“, um das PDF direkt auf dem Bildschirm zu öffnen, oder „Teilen“, um es per E-Mail zu versenden, auf Google Drive zu speichern oder in einer anderen App zu öffnen.

Anomaliebericht

Wenn eine Bestellung abgeschlossen ist, können Sie einen Bericht erstellen, der automatisch die bestellten Mengen mit den tatsächlich erhaltenen Mengen vergleicht. Der Bericht hebt alle Unstimmigkeiten Zeile für Zeile hervor.

Anomalien werden in drei Typen eingeteilt:

Tippen Sie auf „PDF generieren“, um das Berichtsdokument direkt auf Ihrem Gerät zu erstellen. Das PDF enthält den Bestellkopf, Lieferantendaten, die Anomalietabelle mit den Details jeder Zeile und den geschätzten wirtschaftlichen Wert der Abweichung. Sie müssen keine Verbindung zu Odoo herstellen, um es zu generieren: Das Dokument wird lokal in 1–3 Sekunden erstellt.

Verwenden Sie „Teilen“, um das PDF per E-Mail an Ihren Einkaufsmanager zu senden, es in Drive zu speichern oder es in einer anderen auf Ihrem Gerät installierten App zu öffnen.

Warten Sie nicht auf den endgültigen Abschluss der Bestellung. Erstellt den Anomaliebericht auch nach einem Teileingang: Er hilft Ihnen, den Lieferanten sofort über die fehlenden Produkte zu informieren und die Lieferung der Restmenge zu beschleunigen.

Echtzeitbenachrichtigungen und Updates

SiltaFlow prüft automatisch alle 90 Sekunden, ob jemand eine Bestellung im Odoo Web geändert hat, während Sie sie in der App ansehen. Wenn Remote-Änderungen erkannt werden, erscheint oben auf dem Bildschirm ein gelbes Banner mit dem Namen der aktualisierten Bestellung.

Tippen Sie im Banner auf „Aktualisieren“, um die Details mit den neuesten Informationen zu aktualisieren. Dies ist nützlich, wenn mehrere Personen im Team von verschiedenen Geräten aus an derselben Bestellung arbeiten.

Es gibt keinen Mechanismus zum Blockieren von Bestellungen: Zwei Personen können gleichzeitig dieselbe Bestellung bearbeiten. Um Konflikte in Umgebungen mit mehreren Benutzern zu vermeiden, empfiehlt es sich, immer einen Verantwortlichen zu benennen und das Team zu informieren, wenn wichtige Änderungen vorgenommen werden.

Praxisbeispiele

Erstellen und bestätigen Sie eine Bestellung von Grund auf

  1. Öffnen Sie SiltaFlow und gehen Sie zu Lager → Bestellungen.
  2. Tippen Sie oben rechts auf die Schaltfläche (+).
  3. Geben Sie die ersten paar Buchstaben des Lieferantennamens ein und wählen Sie ihn aus der Liste aus.
  4. Legen Sie Ihr voraussichtliches Lieferdatum fest und tippen Sie auf „Als Entwurf speichern“.
  5. Im Detail fügen Sie die Produkte hinzu, indem Sie die Barcodes scannen oder nach Namen suchen. Geben Sie für jedes Produkt die Menge ein und bestätigen Sie.
  6. Überprüfen Sie die Zusammenfassung der Gesamtsummen am unteren Bildschirmrand.
  7. Tippen Sie auf „Bestellung bestätigen“ und dann im Dialogfeld auf „Bestätigen“. Die Bestellung liegt nun auf Odoo und ist für die Empfangsverwaltung bereit.

Ändern Sie eine bereits bestätigte Bestellung

  1. Öffnen Sie die Bestellung über den Button „Bestätigt“ (hellblau).
  2. Tippen Sie auf „Entsperren“ und bestätigen Sie im Warndialog.
  3. Bearbeiten Sie Mengen oder Preise, indem Sie direkt auf die Felder in den Zeilen tippen, oder fügen Sie mit dem Scanner neue Zeilen hinzu.
  4. Tippen Sie auf „Bestellung bestätigen“, um die Bestellung mit den übernommenen Änderungen wieder in den bestätigten Status zu versetzen.

Erstellen Sie nach Erhalt den Anomaliebericht

  1. Öffnen Sie eine Bestellung mit einem „Abgeschlossen“-Badge (grün).
  2. Tippen Sie in der Symbolleiste auf „Anomaliebericht“.
  3. Lesen Sie die Zusammenfassung der Abweichungen nach Zeile. Bei jeder Anomalie wird die bestellte und erhaltene Menge angezeigt.
  4. Tippen Sie auf „PDF generieren“, um das Dokument lokal zu erstellen.
  5. Tippen Sie auf „Teilen“, um das PDF an Ihren Einkaufsmanager zu senden oder es in Drive zu speichern.

Tipps

Beauftragen Sie immer einen Verantwortlichen mit der Bestellung. Es handelt sich hierbei nicht um ein Pflichtfeld, es ist jedoch unerlässlich, um automatische Benachrichtigungen von Odoo über Bestätigungen, Stornierungen und Lieferfristen zu erhalten.

Bevorzugen Sie „Abbrechen“ gegenüber „Löschen“, wenn Sie einen Bestellentwurf schließen möchten. Bei der Stornierung bleibt die Spur der Bestellung auf Odoo; Die Löschung ist dauerhaft und kann nicht rückgängig gemacht werden.

Wenn Sie ein Produkt mit Chargenverfolgung scannen, ruft die App automatisch verfügbare Chargen ab. Wählen Sie das Los direkt im Dialog aus, um Trackingfehler während der Empfangsphase zu vermeiden.

Anforderungen

Um den Abschnitt „Bestellungen“ von SiltaFlow verwenden zu können, benötigen Sie:

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