Excel-Modus

Importieren Sie eine Excel-Datei mit Hunderten von Artikeln, konfigurieren Sie einmal die Zuordnung zwischen Spalten und Odoo-Feldern, dann scannen Sie die Barcodes der physischen Produkte: Die App aktualisiert oder erstellt automatisch jedes Datenblatt mit KI-generierten Beschreibungen und vollständiger Fortschrittsverfolgung.

Übersicht

Der Excel-Modus ist die Lösung von SiltaFlow für diejenigen, die große Kataloge verwalten und bereits eine Excel-Datei mit Produktdaten haben. Anstatt Informationen einzeln einzugeben, laden Sie die Datei direkt aus der App, konfigurieren ein Importprofil einmalig, und scannen dann die Barcodes der physischen Produkte: Die App findet automatisch die entsprechende Zeile in der Datei, bereichert die Informationen mit künstlicher Intelligenz und schreibt sie in Odoo.

Jede Arbeitssitzung wird Zeile für Zeile verfolgt: Sie können sie jederzeit unterbrechen und am nächsten Tag fortsetzen, ohne die bereits abgeschlossenen Fortschritte zu verlieren. Die von Ihnen konfigurierten Profile sind wiederverwendbar: Nächste Woche, mit einer neuen Liste vom gleichen Lieferanten, reicht ein Tippen aus, um wieder zu beginnen.

Um den Excel-Modus zu verwenden, müssen Sie bereits die Verbindung zum Odoo-Server konfiguriert haben. Lesen Sie die Anleitung Verbindung und Authentifizierung, wenn Sie dies noch nicht getan haben.

Excel-Datei hochladen

Wenn Sie ein neues Profil erstellen, werden Sie in Schritt drei aufgefordert, die Excel-Datei auszuwählen, die als Datenquelle verwendet werden soll. Tippen Sie auf die Schaltfläche "Datei auswählen", um den Dateimanager des Geräts zu öffnen: Sie können den internen Speicher, SD-Karten oder Cloud-Speicherdienste wie Google Drive oder Dropbox durchsuchen.

Nach der Auswahl zeigt die App eine Vorschau mit den ersten Zeilen der Datei an, damit Sie sofort überprüfen können, dass die Daten korrekt sind. Wenn die Datei mehrere Blätter hat, können Sie mit einem Selektor auswählen, welches vor dem Fortfahren verwendet werden soll.

In Excel-Dateien müssen Barcodes, die mit Null beginnen (z. B. "0123456789"), als Text formatiert sein, sonst könnten sie von Excel gekürzt werden, indem die führende Null entfernt wird und sie in Zahlen umgewandelt werden. Überprüfen Sie dies, bevor Sie das Profil erstellen.

Wiederverwendbare Profile

Ein Profil enthält alle Einstellungen, die für eine Art von Import erforderlich sind: die zu verwendende Excel-Datei, die Zuordnung zwischen Dateispalten und Odoo-Feldern, KI-Einstellungen und den Betriebsmodus. Nach dem Speichern können Sie es jedes Mal verwenden, wenn Sie eine neue Liste vom gleichen Lieferanten erhalten.

Neues Profil erstellen

Tippen Sie auf dem Hauptbildschirm des Excel-Modus auf "Neues Profil". Die Erstellung erfolgt in vier geführten Schritten:

  1. Grundinformationen — Geben Sie dem Profil einen Namen (z. B. "Herbst-Kleidung 2025 – Lieferant X") und wählen Sie den Betriebsmodus: Aktualisierung (für bereits auf Odoo vorhandene Artikel) oder Erstellung (für neue einzufügende Artikel).
  2. KI-Einstellungen — Wählen Sie das Anweisungsmodell für die automatische Generierung von Beschreibungen. Sie können auch die Option "KI-Beschreibung überspringen" aktivieren, wenn die Excel-Datei bereits endgültige Texte enthält und Sie möchten, dass die KI sie nicht überschreibt.
  3. Excel-Datei — Wählen Sie die Datei, wählen Sie das Blatt und geben Sie die Kopfzeile an. Die sofortige Vorschau ermöglicht es Ihnen zu bestätigen, dass die Daten korrekt sind.
  4. Spaltenzuordnung — Ordnen Sie jede Spalte der Excel-Datei einem Odoo-Feld zu. Sie können auch feste Werte (für alle Produkte der Sitzung identisch) festlegen und die Zuordnung von Steuercodes und Informationen zu Lieferanten und Verpackungen konfigurieren.

Vorhandene Profile verwalten

Auf dem Hauptbildschirm können Sie alle gespeicherten Profile mit Name, zugehöriger Datei und Datum der letzten Sitzung sehen. Tippen Sie auf ein Profil, um es zu starten; das Kontextmenü bietet Aktionen: Bearbeiten, Duplizieren, Umbenennen und Löschen.

Spaltenzuordnung und Odoo-Felder

Die Zuordnung zwischen Excel-Spalten und Odoo-Feldern ist das Herzstück der Profilkonfiguration. Die App lädt automatisch die vollständige Liste der auf Ihrer Odoo verfügbaren Felder, einschließlich Ihrer Installation spezifischer benutzerdefinierter Felder.

Für jedes Feld, das Sie ausfüllen möchten, können Sie zwischen zwei Quellen wählen:

Unterstützte Feldtypen

Feldtyp Beispiele Notizen
Text Name, Beschreibung, Notizen Wert wie eingegeben eingefügt
Nummer Preis, Gewicht, Menge Unterstützt Dezimalzahlen mit Komma oder Punkt
Formatierter Text Geschäftsbeschreibung, technisches Datenblatt Ideal als Input für KI-Generierung
Verknüpfung Kategorie, Maßeinheit, Manager Die App schlägt automatisch die nächste verfügbare Option aus Odoo vor
Auswahl Produkttyp, Steuerkategorie Wählen Sie aus den auf Odoo verfügbaren Optionen

Steuersatzzuordnung

Wenn die Excel-Datei Steuersätze als Text enthält (z. B. "22%", "Ermäßigte Steuer", "Befreit"), können Sie eine Entsprechungstabelle im Profil erstellen: Die App übersetzt automatisch jedes Textetikett in den entsprechenden Steuersatz auf Odoo während des Scannens. Auf diese Weise ist es nicht erforderlich, die internen Odoo-Codes zu kennen.

Lieferanteninformationen

Wenn die Excel-Datei Lieferantendaten enthält (Lieferantendartikelcode, Einkaufspreis, Mindestbestellmenge, Lieferzeiten), können Sie diese Spalten den Lieferanteninformationen auf Odoo zuordnen. Die App sucht automatisch nach dem Lieferanten im System basierend auf dem Namen oder Code in der Datei.

Mehrfache Verpackungen

Wenn die Excel-Datei mehrere Verpackungstypen für dasselbe Produkt beschreibt (z. B. Einzelpackung, Karton aus 6, Palette von 48), können Sie die Zuordnung für jeden konfigurieren. Für jede Verpackung können Sie Name, Menge pro Packung und Barcode verknüpfen. Bei der Aktualisierung werden alle Verpackungen in einer Operation auf Odoo erstellt.

Betriebsmodi

Der Excel-Modus bietet zwei Betriebsmodi, die Sie zum Zeitpunkt der Profilerstellung wählen. Die Wahl hängt von einer einzigen Frage ab: Sind die Artikel, die Sie verarbeiten, bereits auf Odoo vorhanden oder nicht?

Aktualisierungsmodus

Verwenden Sie diesen Modus, wenn die Artikel bereits im Odoo-Katalog vorhanden sind und Sie ihre Informationen aktualisieren möchten: Preise, Beschreibungen, Kategorien, Lieferanten. Wenn Sie einen Barcode scannen, sucht die App das Produkt auf Odoo, findet die entsprechende Zeile in der Excel-Datei und aktualisiert die im Profil konfigurierten Felder. Wenn das Produkt auf Odoo nicht gefunden wird, wird der Scan als Fehler ohne Arbeitsunterbrechung gemeldet.

Erstellungsmodus

Verwenden Sie diesen Modus, um neue Artikel zum Odoo-Katalog hinzuzufügen. Wenn Sie einen Barcode scannen, überprüft die App zunächst, dass das Produkt noch nicht auf Odoo vorhanden ist: Wenn sie es findet, meldet sie den Fehler um Duplikate zu vermeiden. Wenn das Produkt noch nicht existiert, ruft es die Daten aus der Excel-Datei ab und erstellt das neue Produktdatenblatt mit allen konfigurierten Feldern und der KI-generierten Beschreibung.

Verhalten Aktualisierung Erstellung
Produkt auf Odoo gefunden Lädt und aktualisiert Felder Fehler: Produkt existiert bereits
Produkt auf Odoo nicht gefunden Fehler: Produkt nicht gefunden Erstellt einen neuen Artikel
Versehentliche Duplikate Unmöglich — überschreibt den bestehenden Datensatz Durch vorherige Überprüfung verhindert
Typische Verwendung Preislisten-Updates, Datenblattvervollständigung Einfügung neuer Artikel, Lieferanten-Onboarding

Bevor Sie den Erstellungsmodus in der Produktion verwenden, führen Sie immer einen Test in einer Test-Odoo-Umgebung mit einem kleinen Teilsatz von Artikeln (5–10 Produkte) durch. Das Erstellen von Artikeln hat keine automatische Rückgängigmachung auf Odoo.

Die Scansitzung

Sobald Sie das Profil starten, beginnt die Scansitzung. Jedes Produkt folgt immer dem gleichen Weg: Sie scannen den Barcode, die App findet die Zeile in der Excel-Datei, verarbeitet die Daten und lädt sie zu Odoo hoch. Die Fortschrittsanzeige zeigt, wie viele Produkte von der Gesamtzahl der Dateizeilen abgeschlossen wurden.

Scan-Methoden

Sie können Barcodes auf drei verschiedene Arten eingeben, und die Präferenz wird für jedes Profil gespeichert:

Bei Sitzungen mit mehr als 100 Produkten ist ein Bluetooth-Hardware-Scanner viel bequemer und schneller als die Kamera. Die App benötigt keine zusätzliche Konfiguration, wenn das Gerät bereits gekoppelt ist.

Fortschrittsstatus

Jede Zeile der Excel-Datei wird mit einem genauen Status verfolgt, sichtbar auf dem Sitzungsbildschirm:

Status Bedeutung
Hochgeladen Produkt verarbeitet und korrekt auf Odoo gespeichert
Wird verarbeitet Die App generiert die KI-Beschreibung oder lädt Daten hoch
Generiert KI-Beschreibung bereit, warten auf Upload zu Odoo
Ausstehend Zeile in Datei gefunden, Daten bereit, in Warteschlange zum Upload
Übersprungen Barcode nicht in Excel-Datei gefunden
Fehler Problem beim Upload — Details sichtbar durch Tippen auf die Zeile

Unterbrechen und Fortsetzen

Sie können die Sitzung jederzeit unterbrechen: Der Fortschritt wird automatisch nach jedem abgeschlossenen Produkt gespeichert. Beim nächsten Start des Profils bietet die App an, ab dem Punkt fortzufahren, an dem Sie angehalten haben. Bereits hochgeladene Produkte werden nicht erneut verarbeitet.

KI-Beschreibungsgenerierung

Während des Scannens kann die App automatisch eine Geschäftsbeschreibung für jedes Produkt mit künstlicher Intelligenz generieren. Die Beschreibung wird aus den in der Excel-Datei vorhandenen Daten (Name, Kategorie, technische Spezifikationen) und den Anweisungen des im Profil gewählten Modells erstellt.

Sie können zwischen verschiedenen Beschreibungsstilen wählen, indem Sie benutzerdefinierte Anweisungsmodelle in den Einstellungen erstellen: kommerziell, technisch, kurz, für E-Commerce, für eine bestimmte Sprache usw. Im Excel-Modus ist auch die Option "KI überspringen, wenn Text bereits in Datei" verfügbar: Wenn Sie diese aktivieren, generiert die KI die Beschreibung nur für Produkte, die noch keinen Text im entsprechenden Feld der Excel-Datei haben.

Die Generierung von Beschreibungen mit KI verbraucht Credits des ausgewählten Dienstes. Die Kosten hängen vom Modell und der Textlänge ab. Bei Sitzungen mit vielen Produkten sollten Sie ein kostengünstiges, aber effektives Modell als Standardeinstellung in Betracht ziehen.

Produktfotos

Auch im Excel-Modus können Sie während der Scansitzung Fotos der Produkte machen. Nachdem Sie einen Barcode gescannt haben und während die App die Dateidaten verarbeitet, können Sie auf "Foto machen" tippen, um ein oder mehrere Bilder des physischen Produkts zu erfassen.

Die App bietet die gleichen Fotofunktionen wie der Online-Modus: automatische Hintergrundentfernung, Motivzentrierung, Hintergrundfarbenauswahl und Anwendung eines Wasserzeichentextes. Sie können im Profil konfigurieren, ob das Foto vor dem Upload obligatorisch ist.

Anwendungsfälle

Der Excel-Modus passt sich an sehr unterschiedliche Szenarien an. Hier sind einige konkrete Beispiele von denen, die ihn täglich verwenden.

Einkaufsleiter — Einfügung neuer Lieferanten

Maria verwaltet Einkäufe für eine Baumarktkette. Jedes Mal, wenn sie einen Vertrag mit einem neuen Lieferanten abschließt, erhält sie eine Excel-Datei mit 200–500 Artikelcodes. Mit dem Erstellungsmodus konfiguriert sie einmal ein Profil und geht dann mit der App ins Lager. Sie scannt jedes physische Produkt: Wenn der Code in der Datei ist und noch nicht auf Odoo ist, wird der Artikel automatisch mit einer von der KI generierten Beschreibung erstellt. In zwei Stunden ist der Katalog aktualisiert und verkaufsbereit.

Lageroperator — Saisonale Preisaktuelle

Giuseppe arbeitet im Lager eines Textil-Großhändlers. Jede Saison erhält er eine neue XLSX-Preisliste mit aktualisierten Preisen. Mit dem Aktualisierungsmodus und dem Profil "Saisonale Preisliste" scannt er ankommende Coils: Die App aktualisiert den Verkaufspreis auf Odoo und generiert bei Bedarf eine neue Beschreibung. Die Steuersatztabelle löst automatisch Entsprechungen auf, ohne dass Giuseppe die internen Odoo-Codes kennen muss.

E-Commerce-Manager — Schneller Produktlaunch

Simone verwaltet einen Online-Shop und startet jede Woche neue Referenzen. Er bereitet eine Excel-Datei mit Basisdaten vor, nutzt das Profil "Wöchentlicher Launch", scannt Produkte im Lagerraum. Die KI generiert optimierte Beschreibungen, Fotos werden mit entferntem Hintergrund aufgenommen. In einer Stunde sind 20–30 neue Produkte mit Bildern und Verkaufstexten online.

Product Manager — Katalogvervollständigung

Laura verwaltet einen Katalog von Industrieteilen: 3.000 Artikel mit nahezu leeren Datenblättern. Sie hat eine Excel-Datei mit technischen Beschreibungen und Spezifikationen vorbereitet. Mit dem Aktualisierungsmodus und der Option "KI überspringen, wenn Text bereits in Datei", vervollständigt sie die Datenblätter mit den Texten ihres technischen Teams, ohne dass die KI sie überschreibt, und nutzt die KI nur dort, wo noch Beschreibungen fehlen.

Tipps

Bereiten Sie die Excel-Datei vor der Profilerstellung vor. Stellen Sie sicher, dass sie in der ersten Zeile klare Kopfzeilen hat, keine leeren Zeilen in der Mitte und Barcodes als Text formatiert.

Verwenden Sie feste Werte für Informationen, die für alle Produkte der Sitzung gleich sind (Kategorie, Manager, Typ). Verschwenden Sie keine Excel-Spalten für Daten, die sich niemals ändern.

Wenn Sie zwei Lieferanten mit ähnlich strukturierten Excel-Dateien haben, duplizieren Sie das Profil des ersten und ändern Sie nur die unterschiedlichen Teile. Sie sparen sich die ganze Arbeit der Spaltenzuordnungskonfiguration.

Überprüfen Sie am Ende der Sitzung Artikel mit dem Status "Fehler": Sie weisen oft auf Unebenheiten in der Excel-Datei hin (falsche Barcodes, fehlende Zeilen), die vor der nächsten Sitzung korrigiert werden sollten.

Erstellen Sie KI-Anweisungsmodelle speziell für den Warenbereich: Mode, Lebensmittel, Elektronik, Industrieersatzteile. Ein Modell mit detaillierten Anweisungen produziert Beschreibungen von viel höherer Qualität als ein generisches Modell.

Anforderungen

Um den Excel-Modus von SiltaFlow zu verwenden, benötigen Sie:

Vorheriger Online-Modus Nächster Kamera & AI-Bilder